Mục đích sử dụng

Bảng kê quyết toán vật tư là biểu mẫu quan trọng trong quy trình sản xuất của Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận chi tiết toàn bộ vật tư đã được cấp phát cho một lệnh sản xuất cụ thể, đối chiếu với định mức tiêu hao và số lượng thực tế sử dụng. Từ đó, bộ phận kế toán và quản lý sản xuất có thể xác định được lượng vật tư còn tồn đọng, vật tư hư hỏng (xấu) và đưa ra quyết định nhập kho hoặc xử lý. Biểu mẫu này giúp kiểm soát chặt chẽ chi phí nguyên vật liệu, tránh thất thoát và làm cơ sở cho việc quyết toán công trình, dự án hoặc đơn hàng sản xuất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách đơn vị sản xuất hoặc tổ trưởng sản xuất trực tiếp điền sau khi hoàn thành một lệnh sản xuất hoặc một giai đoạn sản xuất nhất định. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc quá trình sản xuất, trước khi bàn giao sản phẩm hoặc trước khi thực hiện quyết toán vật tư cuối quý. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được lập khi có yêu cầu kiểm kê đột xuất từ phòng Kế hoạch hoặc Kế toán. Người điền phải là người trực tiếp quản lý kho vật tư hoặc giám sát thi công để đảm bảo số liệu chính xác. Sau khi điền, biểu mẫu cần có chữ ký xác nhận của phụ trách đơn vị sản xuất và bộ phận thống kê.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên bộ phận, tổ đội hoặc xưởng sản xuất chịu trách nhiệm thi công lệnh sản xuất này. Ví dụ: "Xưởng Sản xuất Số 1" hoặc "Tổ Lắp ráp A".
2. Quý và Năm: Điền quý và năm tài chính tương ứng với thời điểm thực hiện lệnh sản xuất. Ví dụ: "Quý 2, Năm 2025".
3. Tên công trình, dự án, công việc thực hiện: Ghi chính xác tên công trình, dự án hoặc tên đơn hàng sản xuất mà vật tư này phục vụ. Ví dụ: "Thi công hệ thống mạng cho tòa nhà ABC".
4. Mã số dự án: Nhập mã số dự án do phòng Kế hoạch hoặc phòng Dự án cấp. Đây là mã duy nhất để tra cứu và đối chiếu sau này.
5. Tên khách hàng: Ghi tên tổ chức hoặc cá nhân là chủ đầu tư hoặc đối tác đặt hàng sản xuất. Ví dụ: "Công ty TNHH XYZ".
6. Lệnh sản xuất số và Ngày: Ghi số lệnh sản xuất do bộ phận điều độ phát hành kèm theo ngày tháng năm ban hành lệnh. Đây là căn cứ để xuất kho vật tư.
7. Ngày hoàn thành: Ghi ngày thực tế hoàn thành công việc sản xuất hoặc thi công, là ngày kết thúc lệnh sản xuất.
8. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư được liệt kê trong bảng.
9. Tên và quy cách vật tư: Ghi đầy đủ tên vật tư, chủng loại, quy cách, kích thước, mã hàng (nếu có). Ví dụ: "Cáp mạng CAT6, dây điện CV 2.5mm2".
10. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư như mét, cái, kg, cuộn, hộp... Ví dụ: "mét", "cái", "kg".
11. Định mức: Ghi số lượng vật tư được phép sử dụng theo định mức kỹ thuật cho một đơn vị sản phẩm hoặc cho toàn bộ lệnh sản xuất.
12. SL thực lĩnh: Ghi số lượng vật tư thực tế đã nhận từ kho theo phiếu xuất kho. Đây là số lượng đầu vào.
13. SL thực tế sử dụng: Ghi số lượng vật tư đã dùng thực tế trong quá trình sản xuất (đã lắp đặt, thi công).
14. SL còn lại - Tốt: Ghi số lượng vật tư còn nguyên vẹn, chưa qua sử dụng, có thể nhập lại kho.
15. SL còn lại - Xấu: Ghi số lượng vật tư đã qua sử dụng nhưng bị hư hỏng, không thể tái sử dụng hoặc phế liệu.
16. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như lý do hao hụt, lý do vật tư xấu, hoặc các điều chỉnh khác.
17. Các ghi chú khác (nếu có): Dùng để ghi lại những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, đề xuất xử lý vật tư tồn hoặc các thông tin cần lưu ý cho kế toán.
18. Thống kê đơn vị: Người làm công tác thống kê của đơn vị ký và ghi rõ họ tên, xác nhận số liệu đã được kiểm tra.
19. Phụ trách đơn vị sản xuất: Trưởng bộ phận hoặc quản đốc phân xưởng ký và ghi rõ họ tên, chịu trách nhiệm về tính chính xác của toàn bộ bảng kê.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin phần tiêu đề (tên dự án, mã số, lệnh sản xuất) trước khi kê chi tiết vật tư, vì đây là thông tin định danh cho toàn bộ bảng kê.
• Số lượng thực lĩnh phải khớp với phiếu xuất kho tương ứng. Nếu có chênh lệch, cần ghi chú rõ lý do ngay tại cột "Ghi chú".
• Kiểm tra công thức: SL thực lĩnh = SL thực tế sử dụng + SL còn lại (tốt + xấu). Nếu không khớp, phải rà soát lại từng mục.
• Vật tư xấu cần được phân loại rõ ràng và để riêng, tránh nhầm lẫn với vật tư tốt khi nhập kho lại.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi cả hai bên (thống kê và phụ trách sản xuất) trước khi chuyển lên phòng Kế toán để làm thủ tục quyết toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "SL thực lĩnh" và "SL thực tế sử dụng", dẫn đến sai số liệu tồn kho. Cần phân biệt rõ: thực lĩnh là số đã nhận từ kho, thực tế sử dụng là số đã dùng hết cho sản xuất.
• Bỏ sót cột "Định mức" hoặc ghi định mức không đúng với quy định kỹ thuật của dự án, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu suất sử dụng vật tư.
• Không ghi "Ngày hoàn thành" hoặc ghi sai ngày, làm mất căn cứ xác định thời điểm quyết toán và ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán.
• Ghi chung chung tên vật tư, thiếu quy cách chi tiết (ví dụ chỉ ghi "cáp" mà không ghi loại cáp), khiến kế toán không thể đối chiếu với phiếu nhập xuất kho.
• Quên ký tên hoặc ký thiếu một trong hai bên (thống kê hoặc phụ trách sản xuất), dẫn đến biểu mẫu không hợp lệ và bị trả lại.