Hướng dẫn điền Bia nhật ký công trình BM31A-QT08 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM31A-QT08 Thi công Bia nhật ký công trình được ban hành theo quy trình QT08 – Quản lý lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là tạo ra một bia (trang bìa) chuẩn cho cuốn nhật ký thi công công trình. Bia nhật ký giúp nhận diện dự án, ghi nhận các thông tin cơ bản như tên công trình, địa điểm, thời gian thi công và số lần ban hành tài liệu. Việc sử dụng bia nhật ký đúng quy cách giúp đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống hồ sơ chất lượng, đồng thời hỗ trợ công tác kiểm tra, nghiệm thu và lưu trữ về sau.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc chỉ huy trưởng công trường chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là ngay khi bắt đầu triển khai thi công công trình, trước khi ghi chép các nội dung nhật ký hàng ngày. Đối với công trình biệt thự gia đình tại TP. Nha Trang, biểu mẫu cần được hoàn thiện và đóng dấu xác nhận trước khi đưa vào sử dụng. Nhân viên mới cần lưu ý rằng bia nhật ký phải được lập ngay từ đầu dự án, không để đến giữa hoặc cuối quá trình thi công mới bổ sung.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục “BM31A/QT08”: Đây là mã hiệu biểu mẫu đã được in sẵn, không cần điền thêm. Nhân viên chỉ cần kiểm tra để đảm bảo đúng phiên bản mới nhất.
2. Mục “Lần ban hành: 01”: Ghi số lần ban hành của biểu mẫu này. Thông thường lần đầu là 01, nếu có chỉnh sửa hoặc cập nhật thì tăng dần lên 02, 03… Nhân viên cần đối chiếu với quy định nội bộ để điền chính xác.
3. Mục “BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ ……..”: Điền tên đầy đủ của công trình. Ví dụ: “BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ A12”. Phần dấu chấm để trống là nơi ghi số lô hoặc mã số cụ thể của căn biệt thự. Không bỏ trống mục này.
4. Mục “TP. Nha Trang, …../20……”: Ghi địa điểm và thời gian lập bia nhật ký. Địa điểm cố định là TP. Nha Trang. Phần ngày tháng năm cần điền đầy đủ, ví dụ “15/03/2025”. Lưu ý viết số rõ ràng, không tẩy xóa.
5. Các ô trống còn lại (dòng kẻ ngang): Biểu mẫu có các dòng kẻ ngang để phân cách thông tin. Nhân viên không cần điền gì vào các dòng này, chúng chỉ có tác dụng trình bày bố cục.
6. Kiểm tra tổng thể: Sau khi điền xong, nhân viên phải rà soát lại toàn bộ các mục, đảm bảo không thiếu thông tin, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Bia nhật ký sau đó được chuyển cho cấp trên ký duyệt trước khi đóng vào cuốn nhật ký.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này chỉ dùng cho công trình biệt thự gia đình tại TP. Nha Trang, không áp dụng cho các loại công trình khác nếu chưa có điều chỉnh.
• Phần “Lần ban hành” phải khớp với số phiên bản trên hệ thống quản lý văn bản của công ty. Nếu sai số, bia nhật ký có thể bị coi là không hợp lệ.
• Không được tự ý sửa đổi cấu trúc biểu mẫu, thêm bớt dòng kẻ hay thay đổi font chữ. Mọi thay đổi phải được phê duyệt bởi bộ phận quản lý chất lượng.
• Bia nhật ký phải được in trên giấy trắng khổ A4, mực in đen, rõ nét. Không sử dụng giấy nháp hoặc giấy đã qua sử dụng.
• Sau khi điền xong, bia nhật ký cần được lưu trữ cùng với cuốn nhật ký thi công tại công trường, tránh thất lạc hoặc hư hỏng do ẩm ướt.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa “Lần ban hành” và “Ngày ban hành”: Nhiều nhân viên mới thường viết ngày tháng vào ô “Lần ban hành” hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: “Lần ban hành” là số thứ tự phiên bản, còn ngày tháng ghi ở dòng cuối biểu mẫu.
• Bỏ trống phần số lô biệt thự: Một số người chỉ ghi “BIỆT THỰ GIA ĐÌNH” mà không điền số lô, gây khó khăn khi xác định công trình cụ thể. Phải luôn điền đầy đủ mã số lô.
• Viết tắt không đúng quy định: Ví dụ viết “TP. Nha Trang” thành “TP Nha Trang” (thiếu dấu chấm) hoặc viết “Nha Trang” không có “TP”. Cần tuân thủ đúng cách viết có dấu chấm sau “TP”.
• Sử dụng bút mực không phù hợp: Chỉ được dùng bút mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì, bút đỏ hoặc bút xóa được. Nếu sai, phải làm lại bia mới, không được tẩy xóa.
• Không kiểm tra phiên bản biểu mẫu: Đôi khi công ty cập nhật biểu mẫu mới nhưng nhân viên vẫn dùng bản cũ. Trước khi điền, hãy kiểm tra mã BM31A/QT08 và số lần ban hành trên hệ thống để đảm bảo dùng đúng phiên bản hiện hành.