Mục đích sử dụng

Phiếu thông báo nhắc nhở vật tư thi công (BM30-QT08) được thiết lập nhằm mục đích chính thức thông báo và nhắc nhở nhà thầu phụ về tình hình sử dụng vật tư tại công trình so với hạn mức đã được quy định trong Thoả thuận giao khoán nội bộ. Biểu mẫu này giúp chủ đầu tư hoặc tổng thầu kiểm soát chặt chẽ lượng vật tư đã cấp, đối chiếu với hạn mức cho phép, từ đó có cơ sở để yêu cầu nhà thầu phụ điều chỉnh hành vi sử dụng vật tư theo hướng tiết kiệm và đúng thiết kế. Đồng thời, đây là căn cứ pháp lý để thực hiện khấu trừ chi phí vật tư khi quyết toán nếu nhà thầu phụ vi phạm hạn mức.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do cán bộ kỹ thuật hoặc cán bộ quản lý vật tư của Ban Chỉ huy Công trình (CHT/CT) lập và trình ký. Thời điểm lập phiếu là khi có dấu hiệu nhà thầu phụ sử dụng vật tư vượt quá hạn mức cho phép theo từng hạng mục công việc, hoặc định kỳ theo tiến độ thi công để nhắc nhở kịp thời. Phiếu được gửi đến nhà thầu phụ trước khi tiến hành đối chiếu khối lượng hoặc trước khi lập biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng giao khoán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi số hiệu văn bản theo quy tắc quản lý văn thư của công ty, ví dụ: 01/TB/TP. Số này dùng để tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
2. Kính gửi - Nhà Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của nhà thầu phụ được nhận thông báo, ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng ABC.
3. Vị trí thi công: Ghi rõ vị trí, hạng mục hoặc khu vực thi công cụ thể mà nhà thầu phụ đang thực hiện, ví dụ: Tầng 5 – Tòa nhà Văn phòng XYZ.
4. Chiếu theo điều… trong Thoả thuận giao khoán nội bộ: Ghi số điều khoản cụ thể trong hợp đồng giao khoán có quy định về hạn mức vật tư và chế tài khấu trừ.
5. Thầu phụ (dòng thông báo): Ghi lại tên nhà thầu phụ (giống mục trên) để xác định đối tượng nhận thông báo.
6. Tính đến ngày: Ghi ngày, tháng, năm cắt số liệu để thống kê tình hình hạn mức vật tư.
7. Bảng chi tiết hạn mức vật tư: Điền lần lượt từng dòng: STT (số thứ tự), Hạng mục vật tư/công việc (tên vật tư hoặc công việc), ĐVT (đơn vị tính), Hạn mức VT (số lượng vật tư được phép sử dụng theo hợp đồng), VT đã nhận (số lượng thực tế đã cấp cho thầu phụ), Tỷ lệ % so sánh (tỷ lệ phần trăm giữa VT đã nhận so với hạn mức), Ghi chú (các thông tin bổ sung nếu có).
8. Ngày…/20…: Ghi ngày, tháng, năm lập phiếu.
9. CHT/CT, Thầu phụ, Giám sát: Các bên ký tên và ghi rõ họ tên vào từng cột tương ứng. CHT/CT là chỉ huy trưởng công trình, Thầu phụ là đại diện nhà thầu phụ, Giám sát là cán bộ giám sát của chủ đầu tư hoặc tổng thầu.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại Ban Chỉ huy Công trình, một bản gửi cho Nhà thầu phụ. Có thể lập thêm bản cho bộ phận giám sát nếu cần.
• Số liệu trong bảng hạn mức vật tư phải khớp với số liệu thực tế từ kho và biên bản giao nhận vật tư đã ký trước đó.
• Tỷ lệ % so sánh được tính bằng công thức: (VT đã nhận / Hạn mức VT) x 100%. Nếu tỷ lệ vượt quá 100% là đã vượt hạn mức, cần có biện pháp xử lý ngay.
• Chữ ký của CHT/CT và Giám sát phải được đóng dấu công ty (nếu có quy định) để đảm bảo giá trị pháp lý khi khiếu nại hoặc quyết toán.
• Nội dung nhắc nhở phải được viết bằng giọng văn chuyên nghiệp, khách quan, không mang tính đe dọa nhưng thể hiện rõ chế tài nếu không cải thiện.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số phiếu hoặc ghi số phiếu trùng với phiếu khác, gây khó khăn cho việc tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Nhầm lẫn giữa "Hạn mức VT" và "VT đã nhận", dẫn đến tính sai tỷ lệ % so sánh, làm mất tính chính xác của thông báo.
• Bỏ sót cột "Ghi chú" khi có biến động về vật tư như hao hụt, bổ sung hoặc thay thế chủng loại, gây thiếu thông tin khi đối chiếu sau này.
• Không ghi rõ điều khoản hợp đồng bị vi phạm, làm giảm hiệu lực pháp lý của phiếu nhắc nhở khi xảy ra tranh chấp.
• Ký thiếu chữ ký của một trong ba bên (CHT/CT, Thầu phụ, Giám sát), khiến phiếu không được công nhận trong quá trình quyết toán thanh lý hợp đồng.