Mục đích sử dụng

Phiếu thông báo nhắc nhở tiến độ công việc BM29-QT08 được thiết kế để chính thức ghi nhận và thông báo đến Nhà thầu phụ về các hạng mục công việc đang bị chậm tiến độ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu chất lượng. Biểu mẫu này đóng vai trò như một văn bản cảnh báo trước khi áp dụng các biện pháp xử lý theo thỏa thuận giao khoán nội bộ. Mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy Nhà thầu phụ khắc phục ngay các tồn tại, đảm bảo công trình hoàn thành đúng kế hoạch và đạt chất lượng cao nhất.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Chỉ huy trưởng công trình (CHT/CT) hoặc cán bộ giám sát thi công lập và gửi đi. Thời điểm sử dụng là khi phát hiện Nhà thầu phụ không tuân thủ tiến độ, chất lượng hoặc các điều khoản đã ký kết trong Thỏa thuận giao khoán nội bộ. Biểu mẫu được dùng sau khi đã có nhắc nhở bằng lời nói nhưng chưa có chuyển biến tích cực, hoặc khi công việc có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn dự án.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi số thứ tự theo quy tắc quản lý văn thư của ban chỉ huy công trình, ví dụ: 001/TB/CT. Số này giúp tra cứu và theo dõi hồ sơ sau này.
2. Kính gửi - Nhà Thầu phụ: Ghi chính xác tên đầy đủ của Nhà thầu phụ được nhắc nhở. Đây là đối tượng nhận thông báo và chịu trách nhiệm thực hiện.
3. Vị trí thi công: Ghi rõ hạng mục, khu vực hoặc tầng, lô đất nơi công việc đang được thực hiện. Ví dụ: "Tầng 5 - Khu A" hoặc "Cọc khoan nhồi - Móng M1".
4. Thầu phụ (dòng thông báo): Nhắc lại tên Nhà thầu phụ đã ghi ở phần kính gửi để xác nhận đối tượng nhận thông báo.
5. Bảng chi tiết công việc (STT, Hạng mục, Vị trí, Nội dung yêu cầu, Thời hạn, Ghi chú): Điền lần lượt từng công việc cụ thể. Mỗi dòng là một hạng mục riêng. Cột "Nội dung yêu cầu thực hiện" cần mô tả rõ việc cần làm, tiêu chuẩn kỹ thuật. Cột "Thời hạn hoàn tất" ghi ngày giờ cụ thể. Cột "Ghi chú" dùng để bổ sung tài liệu đính kèm hoặc lưu ý đặc biệt.
6. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập phiếu. Định dạng ngày/tháng/năm. Đây là mốc thời gian để tính thời hạn xử lý và hiệu lực của văn bản.
7. Chữ ký: Phần này gồm ba bên: CHT/CT (người lập), Thầu phụ (người nhận - xác nhận đã đọc), Giám sát (người theo dõi). Tất cả phải ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được lập thành ít nhất hai bản: một bản lưu tại Ban chỉ huy công trình, một bản gửi cho Nhà thầu phụ. Nên yêu cầu Thầu phụ ký nhận vào bản lưu để làm bằng chứng pháp lý.
• Mọi thông tin trong phiếu phải dựa trên các điều khoản cụ thể của Thỏa thuận giao khoán nội bộ (điều 3 và 4). Không được đưa ra yêu cầu ngoài phạm vi hợp đồng.
• Ngôn ngữ trong phiếu cần rõ ràng, khách quan, tránh từ ngữ mang tính cảm tính hoặc đe dọa. Mục đích là nhắc nhở và hợp tác, không phải khiêu khích.
• Thời hạn hoàn tất công việc phải khả thi và phù hợp với tiến độ thực tế. Không đặt thời hạn quá ngắn khiến Thầu phụ không thể thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số phiếu hoặc ghi số phiếu trùng lặp, gây khó khăn cho việc quản lý và tra cứu hồ sơ sau này.
• Bỏ sót hoặc ghi sai tên Nhà thầu phụ, dẫn đến việc thông báo không có giá trị pháp lý hoặc gửi nhầm đối tượng.
• Mô tả hạng mục công việc chung chung, thiếu chi tiết như "làm lại phần ống nước" thay vì "lắp đặt lại hệ thống ống nước lạnh tại khu vệ sinh tầng 2 theo bản vẽ số 05".
• Không ghi thời hạn hoàn tất cụ thể (chỉ ghi "khẩn trương" hoặc "sớm"), khiến Thầu phụ không có căn cứ để thực hiện và chủ đầu tư không có cơ sở để xử lý vi phạm.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (CHT/CT, Thầu phụ, Giám sát), làm mất hiệu lực của văn bản khi cần làm căn cứ xử lý sau này.