Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM26-QT08 (Sổ theo dõi các thay đổi, phát sinh) được thiết kế để ghi nhận, kiểm soát và theo dõi toàn bộ các thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thi công xây dựng. Mỗi khi có sự thay đổi về khối lượng, chủng loại vật tư, thiết kế, tiến độ hoặc bất kỳ yếu tố nào làm thay đổi so với hợp đồng gốc, nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý dự án cần ghi nhận ngay vào sổ này. Sổ này đóng vai trò như một nhật ký biến động, giúp công ty có cơ sở để đàm phán, thương thảo và thanh quyết toán với chủ đầu tư (Bên A). Đồng thời, đây là tài liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm toán nội bộ và đối soát khối lượng cuối kỳ.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hiện trường, giám sát thi công hoặc cán bộ quản lý dự án của công ty (Bên B) trực tiếp điền. Thời điểm điền là ngay khi phát sinh thay đổi, trước hoặc trong khi thực hiện công việc thay đổi đó, không để sau khi hoàn thành mới ghi nhận. Mỗi lần phát sinh một thay đổi riêng biệt (dù nhỏ) đều phải ghi một dòng riêng trên sổ. Sổ này được cập nhật liên tục trong suốt vòng đời dự án, từ khi khởi công cho đến khi nghiệm thu, quyết toán. Cuối cùng, sổ được lưu trữ trong hồ sơ hoàn công của công trình.
Hướng dẫn điền từng mục
- Tên công trình: Ghi đầy đủ tên dự án hoặc hạng mục thi công theo đúng hợp đồng đã ký. Nếu tên dài, có thể viết tắt nhưng phải thống nhất xuyên suốt sổ.
- Quyển số/20…: Đánh số thứ tự của quyển sổ (ví dụ: 01/2024) và năm bắt đầu sử dụng sổ. Mỗi công trình có thể có nhiều quyển sổ riêng.
- Công trường/Project: Ghi tên công trường hoặc địa điểm thi công cụ thể, trùng với tên trong hợp đồng.
- HĐ số/Contract No.: Ghi chính xác số hiệu hợp đồng đã ký với chủ đầu tư. Đây là trường quan trọng để đối chiếu sau này.
- Khách hàng/Client: Ghi tên chủ đầu tư (Bên A) đầy đủ, bao gồm cả tên viết tắt nếu có.
- STT (No.): Đánh số thứ tự tăng dần cho từng lần thay đổi phát sinh, bắt đầu từ 1.
- Số phiếu đề nghị (Variation No.): Mã số riêng do công ty đặt cho từng đề xuất thay đổi, thường theo quy tắc: VT-XX-YYY (VT: Variation, XX: năm, YYY: số thứ tự).
- Ngày đề nghị (Date): Ghi ngày lập phiếu đề nghị thay đổi này (định dạng DD/MM/YYYY).
- Nội dung của thay đổi (Description of Variation): Mô tả ngắn gọn, rõ ràng nội dung thay đổi là gì (ví dụ: thay đổi chủng loại thép, tăng khối lượng bê tông móng, thay đổi cao độ nền…).
- Đề xuất của công ty (CMC’s proposal): Gồm 2 cột con: Ngày/Date (ngày công ty gửi đề xuất) và Amount/Giá trị (số tiền công ty đề xuất cho thay đổi này, ghi rõ đơn vị tiền tệ).
- Chấp thuận bên A (Client's Approval): Gồm 2 cột con: Ngày/Date (ngày bên A phê duyệt) và Amount/Giá trị (số tiền bên A chấp thuận, thường có thể khác với đề xuất).
- Ghi chú (Remarks): Ghi các thông tin bổ sung như số văn bản phê duyệt, lý do thay đổi, hoặc các điều kiện kèm theo.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi thay đổi phải được ghi nhận riêng biệt, không gộp nhiều thay đổi khác nhau vào một dòng.
- Phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên (Bên A và Bên B) trên từng phiếu đề nghị tương ứng trước khi ghi vào sổ.
- Giá trị đề xuất và giá trị được chấp thuận phải ghi rõ đơn vị (VNĐ hoặc USD) và làm tròn đến đơn vị nhỏ nhất.
- Sổ phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai giữa các trang để tránh gian lận hoặc thay thế trang.
- Lưu giữ bản cứng và bản mềm (scan) của sổ này trong suốt quá trình thi công và ít nhất 5 năm sau khi nghiệm thu.
Lỗi thường gặp
- Ghi nhận thay đổi sau khi đã thi công xong, dẫn đến không có cơ sở thương thảo giá với chủ đầu tư.
- Bỏ sót các thay đổi nhỏ (ví dụ: thay đổi chủng loại ốc vít, thay đổi màu sơn) vì cho là không quan trọng, nhưng tích lũy lại thành số tiền lớn.
- Không ghi số phiếu đề nghị hoặc ghi trùng số, gây khó khăn khi tra cứu và đối chiếu.
- Nhầm lẫn giữa cột "Đề xuất của công ty" và "Chấp thuận bên A", dẫn đến sai số liệu khi tổng hợp.
- Không cập nhật kịp thời cột "Chấp thuận bên A" sau khi có phê duyệt, làm mất dấu vết quy trình phê duyệt.
- Ghi chung chung ở cột "Nội dung thay đổi" (ví dụ: "thay đổi thiết kế") mà không mô tả chi tiết, sau này không ai nhớ thay đổi cụ thể là gì.
