Hướng dẫn điền Phiếu xem xét sửa đổi phát sinh BM25-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM25-QT08 Phiếu xem xét các sửa đổi, phát sinh được sử dụng để ghi nhận và đánh giá một cách có hệ thống các yêu cầu thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng. Mục đích chính của phiếu này là giúp các bên liên quan xem xét toàn diện các khía cạnh kỹ thuật, hợp đồng và nguồn lực trước khi quyết định chấp nhận hay từ chối một sự thay đổi. Thông qua việc trả lời các câu hỏi kiểm tra có/không/không áp dụng, phiếu đảm bảo mọi rủi ro tiềm ẩn đều được nhận diện và đánh giá đầy đủ. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người đề nghị thay đổi (thường là kỹ sư hiện trường, giám sát hoặc quản lý dự án) khởi tạo và điền phần thông tin chung. Người đề nghị phải mô tả chi tiết việc thay đổi và liệt kê các tài liệu liên quan. Sau đó, phiếu được chuyển đến bộ phận kỹ thuật hoặc quản lý chất lượng để đánh giá các mục từ 1 đến 3. Cuối cùng, Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt sẽ xem xét và ký quyết định. Thời điểm điền phiếu là khi có bất kỳ yêu cầu thay đổi nào phát sinh so với thiết kế ban đầu, hợp đồng gốc, hoặc khi có sự kiện bất khả kháng ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí hoặc chất lượng công trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trình: Ghi tên đầy đủ của công trình xây dựng đang được thực hiện. Ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ".
2. Hợp đồng số: Nhập số hiệu hợp đồng chính đã ký kết giữa các bên. Số hợp đồng thường có định dạng như "HD-2024-001".
3. Yêu cầu thay đổi số: Ghi số thứ tự của yêu cầu thay đổi này trong hệ thống quản lý thay đổi của dự án. Ví dụ: "YC-001".
4. Ngày yêu cầu: Ghi ngày tháng năm lập phiếu yêu cầu thay đổi này, theo định dạng ngày/tháng/năm.
5. Mô tả việc thay đổi: Trình bày chi tiết, rõ ràng nội dung của sự thay đổi. Cần nêu rõ lý do thay đổi, phạm vi ảnh hưởng và các hạng mục cụ thể bị tác động. Viết càng chi tiết càng tốt để người xem xét hiểu đúng bản chất vấn đề.
6. Tài liệu/ Bản vẽ có liên quan: Liệt kê tất cả các tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật có liên quan đến sự thay đổi này. Ghi rõ số hiệu bản vẽ và tên tài liệu.
7. Các mục kiểm tra (1.1 đến 3.3): Đánh dấu "Có", "Không" hoặc "N/A" vào từng ô tương ứng. Mỗi câu hỏi cần được trả lời dựa trên phân tích thực tế. Nếu một mục không áp dụng cho thay đổi này, hãy đánh dấu "N/A" và ghi chú rõ lý do.
8. Kết luận của người xem xét: Đánh dấu vào ô phù hợp: hoặc "Công ty có đủ năng lực" hoặc "Cần xem xét thêm". Nếu chọn ô thứ hai, phải ghi rõ các vấn đề cần xem xét thêm vào phần để trống bên dưới.
9. Người đề nghị: Ghi họ tên, ký tên và ngày tháng năm. Đây là người khởi tạo phiếu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin mô tả.
10. Ý kiến phê duyệt và GĐ phê duyệt: Phần này do Giám đốc hoặc người có thẩm quyền điền. Ghi nhận xét, quyết định cuối cùng, ký tên và ghi rõ ngày tháng phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi rõ "N/A" kèm giải thích ngắn gọn nếu một mục kiểm tra không áp dụng, tránh để trống gây nhầm lẫn.
• Phần mô tả việc thay đổi phải đủ chi tiết để người đọc hiểu được bối cảnh và tác động của sự thay đổi mà không cần hỏi lại.
• Chỉ người có thẩm quyền (Giám đốc dự án hoặc Trưởng phòng) mới được ký vào phần "GĐ phê duyệt".
• Phiếu phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý chất lượng của dự án, đánh số tham chiếu đúng quy định.
• Mọi thay đổi về chi phí hoặc thời gian đều phải được thể hiện rõ trong phần kết luận và ý kiến phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót hoặc điền thiếu thông tin ở phần "Công trình" và "Hợp đồng số", dẫn đến khó khăn khi tra cứu sau này.
• Mô tả việc thay đổi quá sơ sài, chung chung, không nêu rõ phạm vi ảnh hưởng khiến người xem xét không đủ cơ sở đánh giá.
• Đánh dấu "Có" hoặc "Không" một cách cảm tính mà không dựa trên phân tích tài liệu hoặc thực tế thi công.
• Không ghi chú rõ lý do khi chọn "N/A", gây khó hiểu cho người kiểm tra sau.
• Người đề nghị và người phê duyệt ký tên nhưng không ghi rõ họ tên và chức danh, làm mất giá trị pháp lý của phiếu.
• Để trống phần "Ý kiến phê duyệt" hoặc viết quá ngắn, không thể hiện rõ quyết định cuối cùng.