Hướng dẫn điền Giấy đề nghị quyết toán nhà thầu phụ BM23-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM23-QT08, tên đầy đủ là "Giấy đề nghị quyết toán (Dành riêng cho nhà thầu phụ)", được sử dụng để nhà thầu phụ chính thức đề nghị chủ đầu tư hoặc tổng thầu thanh toán khối lượng công việc đã hoàn thành trong một giai đoạn hoặc toàn bộ hợp đồng. Biểu mẫu này là căn cứ pháp lý quan trọng để đối chiếu khối lượng, đơn giá và thành tiền giữa các bên. Nó giúp quy trình thanh toán diễn ra minh bạch, có kiểm soát và đúng tiến độ, đồng thời là một phần không thể thiếu trong bộ hồ sơ quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện của nhà thầu phụ (thường là cán bộ kỹ thuật hoặc phụ trách khối lượng) chuẩn bị và điền thông tin. Thời điểm điền là khi nhà thầu phụ đã hoàn thành một phần hoặc toàn bộ khối lượng công việc theo hợp đồng, và đã có biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành từ chủ đầu tư hoặc tổng thầu. Sau khi điền, biểu mẫu sẽ được trình lên Chỉ huy trưởng công trường, Giám sát, Thủ kho và Giám đốc để ký duyệt trước khi tiến hành thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Lần thứ: Ghi số lần quyết toán của nhà thầu phụ (ví dụ: 01, 02...). Đây là lần quyết toán thứ mấy trong toàn bộ hợp đồng.
2. Công trường: Ghi rõ tên công trường, dự án hoặc công trình mà nhà thầu phụ đang thi công.
3. Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc đơn vị nhà thầu phụ (theo giấy phép đăng ký kinh doanh).
4. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công việc cụ thể mà nhà thầu phụ thực hiện (ví dụ: Phần thô, Hoàn thiện, Điện nước...).
5. Bảng kê khối lượng công việc đã thực hiện: Đây là phần quan trọng nhất, gồm các cột: STT (số thứ tự), TÊN CÔNG VIỆC (mô tả chi tiết từng đầu việc), ĐVT (đơn vị tính như m3, m2, tấn...), KHỐI LƯỢNG (số lượng thực tế đã thi công), ĐƠN GIÁ (đơn giá thỏa thuận trong hợp đồng), THÀNH TIỀN (kết quả = Khối lượng x Đơn giá).
6. TP. Nha Trang, ngày … tháng … năm …: Ghi địa danh (thường là nơi đặt văn phòng dự án) và ngày tháng năm lập biểu mẫu.
7. Phần ký duyệt: Các vị trí ký gồm: Chỉ huy Trưởng (Duyệt), Giám sát, Thủ kho, Người quyết toán (Ký & ghi rõ họ tên), và Giám đốc (Duyệt). Mỗi người ký vào đúng ô tương ứng.
8. Hồ sơ đính kèm: Liệt kê các tài liệu kèm theo như: Bản nghiệm thu công việc, Bản chi tiết khối lượng thực hiện. Đây là các chứng từ bắt buộc để chứng minh khối lượng đã hoàn thành.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo số liệu khối lượng, đơn giá và thành tiền khớp với biên bản nghiệm thu và hợp đồng đã ký.
• Không được để trống bất kỳ mục nào trong bảng kê khối lượng; nếu không có thì ghi "0" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký và họ tên phải đầy đủ, rõ ràng, đúng chức danh quy định. Không ký tay không ghi rõ họ tên.
• Hồ sơ đính kèm phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai (nếu có nhiều trang) để tránh thất lạc hoặc gian lận.
• Biểu mẫu này chỉ dành cho nhà thầu phụ, không dùng cho nhà thầu chính. Nhà thầu chính có biểu mẫu riêng.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên nhà thầu phụ hoặc hạng mục, dẫn đến sai lệch trong hồ sơ thanh toán và khó đối chiếu.
• Nhầm lẫn giữa "Khối lượng" và "Đơn giá", dẫn đến tính sai "Thành tiền". Cần kiểm tra kỹ phép tính.
• Bỏ sót hoặc không đính kèm đầy đủ hồ sơ như biên bản nghiệm thu, bảng chi tiết khối lượng, gây chậm tiến độ thanh toán.
• Không ghi rõ "Lần thứ" hoặc ghi sai số lần quyết toán, làm rối quy trình theo dõi thanh toán.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (Chỉ huy trưởng, Giám sát, Thủ kho, Giám đốc) khiến biểu mẫu không có hiệu lực pháp lý.