Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM11-QT08 có tên gọi đầy đủ là "Danh mục các vật tư cần chứng nhận", thuộc quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là liệt kê toàn bộ các loại vật tư, vật liệu đầu vào của công trình yêu cầu phải có chứng nhận chất lượng, thử nghiệm hoặc duyệt mẫu trước khi đưa vào thi công. Biểu mẫu giúp đội ngũ quản lý chất lượng kiểm soát chặt chẽ nguồn gốc, tiêu chuẩn kỹ thuật và kết quả kiểm định của từng loại vật tư. Đây là tài liệu quan trọng để đảm bảo mọi vật tư sử dụng trong công trình đều đáp ứng yêu cầu của hợp đồng và quy chuẩn xây dựng hiện hành.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc cán bộ quản lý chất lượng của công trường lập, thường là người phụ trách kiểm soát vật tư đầu vào. Thời điểm lập biểu mẫu là trong giai đoạn chuẩn bị thi công, ngay sau khi hợp đồng được ký kết và trước khi tiến hành đặt hàng hoặc nhập vật tư về công trường. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được cập nhật khi có phát sinh vật tư mới hoặc khi có thay đổi về tiêu chuẩn chứng nhận từ chủ đầu tư. Người lập sau khi hoàn thành phải trình ký duyệt bởi cấp có thẩm quyền (thường là chỉ huy trưởng công trường hoặc trưởng phòng kỹ thuật) trước khi đưa vào thực hiện.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày lập: Ghi ngày tháng năm lập biểu mẫu, theo định dạng ngày/tháng/năm. Đây là mốc thời gian để theo dõi tiến độ chứng nhận vật tư.
2. Công trường/ Project: Ghi tên công trình hoặc tên dự án đang thi công, phải khớp với tên trong hợp đồng và các tài liệu pháp lý khác.
3. HĐ số/ Contract No.: Ghi số hiệu hợp đồng đã ký kết giữa công ty và chủ đầu tư, giúp truy xuất nguồn gốc và đối chiếu khi cần.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư trong danh mục, đảm bảo liên tục và không trùng lặp.
5. Tên vật tư (cột 1): Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư, ví dụ: thép tròn, xi măng PCB40, cát vàng, gạch block... Tên phải chính xác theo chủng loại và quy cách.
6. Chứng nhận (cột 2): Ghi loại chứng nhận yêu cầu đối với vật tư, ví dụ: chứng nhận xuất xứ CO, chứng nhận chất lượng CQ, chứng nhận hợp quy...
7. Thử nghiệm (cột 3, 4, 5): Cột 3 (Loại): ghi loại thử nghiệm cần thực hiện (thử kéo, thử nén, thử độ ẩm...). Cột 4 (Tần suất): ghi số lần thử nghiệm hoặc tỷ lệ mẫu thử trên lô hàng. Cột 5 (Tiêu chuẩn): ghi tiêu chuẩn áp dụng (TCVN, ASTM, BS...). Nếu có yêu cầu thử nghiệm, ghi "Có" vào các cột này.
8. Duyệt mẫu (cột 6): Ghi thông tin về việc mẫu vật tư đã được duyệt hay chưa, kèm ngày duyệt nếu có.
9. Ngày nộp (cột 7): Ghi ngày nộp hồ sơ chứng nhận hoặc mẫu thử cho đơn vị kiểm định hoặc chủ đầu tư.
10. Yêu cầu thử nghiệm mẫu (cột 8): Ghi các yêu cầu đặc biệt về thử nghiệm mẫu nếu có, ví dụ: thử nghiệm tại hiện trường, thử nghiệm tại phòng lab...
11. Kết quả (cột 9): Ghi kết quả thử nghiệm sau khi có báo cáo, ví dụ: đạt, không đạt, hoặc ghi số liệu cụ thể.
12. Ghi chú (cột 10, 11): Cột 10 dùng để ghi các thông tin bổ sung như số lô, ngày sản xuất, nhà cung cấp. Cột 11 dùng để ghi các lưu ý đặc biệt hoặc tình trạng xử lý.
13. Ký duyệt và Người lập: Cuối biểu mẫu, người lập ký và ghi rõ họ tên; sau đó trình lên cấp trên ký duyệt phê chuẩn danh mục.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo tất cả các vật tư chính yếu của công trình đều được liệt kê đầy đủ trong danh mục, không bỏ sót bất kỳ loại nào theo yêu cầu của hợp đồng.
• Đối với cột (3), (4) và (5), nếu vật tư có yêu cầu thử nghiệm thì bắt buộc phải ghi "Có" để đánh dấu, tránh nhầm lẫn khi kiểm tra sau này.
• Thông tin về tiêu chuẩn thử nghiệm phải được tra cứu chính xác từ các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành hoặc theo yêu cầu của chủ đầu tư.
• Ngày tháng ghi trên biểu mẫu phải thống nhất với tiến độ thực tế của công trường, không được ghi sai lệch gây mất tính chính xác của hồ sơ.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ cẩn thận trong bộ hồ sơ chất lượng công trình, có thể được yêu cầu xuất trình khi nghiệm thu hoặc thanh tra.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu tên vật tư hoặc ghi tên không đúng chủng loại, dẫn đến sai sót khi đối chiếu với hóa đơn nhập hàng và chứng từ xuất xứ.
• Bỏ sót cột "Thử nghiệm" hoặc không ghi "Có" khi vật tư thực tế yêu cầu thử nghiệm, gây khó khăn cho công tác kiểm soát chất lượng sau này.
• Nhầm lẫn giữa các loại chứng nhận (CO, CQ, hợp quy) dẫn đến việc thu thập sai loại giấy tờ, mất thời gian xử lý lại.
• Không cập nhật kết quả thử nghiệm vào cột (9) sau khi có báo cáo, làm biểu mẫu trở nên thiếu dữ liệu và không phản ánh đúng tình trạng thực tế.
• Ghi ngày nộp hoặc ngày duyệt không khớp với chứng từ gốc, gây mâu thuẫn trong hồ sơ nghiệm thu và dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp khi kiểm tra.