Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM06-QT08 "Dự trù khối lượng vật tư chính" được sử dụng để lập kế hoạch chi tiết về số lượng, chủng loại vật tư chính cần thiết cho từng hạng mục thi công tại công trường. Đây là căn cứ quan trọng để đội thi công, phòng kế hoạch và ban lãnh đạo dự án nắm được nhu cầu vật tư thực tế, từ đó chủ động đặt hàng, nhập kho và cấp phát đúng tiến độ. Biểu mẫu này thuộc hệ thống QT08 – Quy trình lập kế hoạch chất lượng công trình, giúp kiểm soát đầu vào vật tư, đảm bảo chất lượng thi công và tránh lãng phí hoặc thiếu hụt vật tư trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật công trường hoặc nhân viên phụ trách vật tư lập, dựa trên bản vẽ thiết kế, tiên lượng mời thầu và kế hoạch thi công chi tiết. Thời điểm lập là trước khi bắt đầu mỗi giai đoạn thi công chính, hoặc khi có sự thay đổi về khối lượng, chủng loại vật tư so với hợp đồng ban đầu. Sau khi lập, biểu mẫu cần được trình lên người duyệt (thường là chỉ huy trưởng công trường hoặc trưởng phòng kế hoạch) để phê duyệt trước khi tiến hành mua sắm hoặc xuất kho.
Hướng dẫn điền từng mục
- Phần thông tin chung (đầu biểu mẫu): Ghi rõ tên công trường, số hợp đồng và ngày lập biểu mẫu. Các thông tin này phải khớp với hợp đồng thi công và hồ sơ dự án đã được phê duyệt.
- Cột "TÊN VẬT TƯ": Nhập tên cụ thể của từng loại vật tư chính (ví dụ: xi măng PCB40, thép phi 16, cát vàng, đá 1x2...). Không ghi chung chung như "vật tư xây dựng".
- Cột "STT": Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi dòng vật tư. Nếu có nhiều hạng mục, nên đánh số liên tục để dễ tra cứu.
- Cột "HẠNG MỤC": Ghi tên hạng mục thi công mà vật tư đó thuộc về (ví dụ: móng cột, đổ bê tông sàn, xây tường...). Mỗi hạng mục có thể có nhiều dòng vật tư khác nhau.
- Cột "KL" (Khối lượng): Nhập số lượng vật tư dự trù cho hạng mục tương ứng. Số liệu phải dựa trên bóc tách khối lượng từ bản vẽ hoặc tiên lượng, không ước lượng cảm tính.
- Cột "ĐVT" (Đơn vị tính): Ghi đơn vị đo lường phù hợp như tấn, m3, cây, kg, bao, thùng... Phải thống nhất trong toàn bộ biểu mẫu để tránh nhầm lẫn khi quy đổi.
- Các cột (A), (B), (C), (D) và (1) đến (8): Đây là các cột phụ để ghi chú thêm thông tin chi tiết như mã vật tư, quy cách, kích thước, xuất xứ, đơn giá, thành tiền hoặc ghi chú đặc biệt. Tùy theo quy định của từng dự án, người lập cần điền đầy đủ các thông tin này để phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng và đối chiếu sau này.
- Dòng "Tổng cộng": Tính tổng khối lượng từng loại vật tư (nếu có nhiều dòng cùng tên vật tư). Dòng "Quy đổi" và "Đơn vị quy đổi" dùng để quy đổi về một đơn vị thống nhất (ví dụ: từ bao sang tấn) để thuận tiện cho việc đặt hàng và nhập kho.
- Phần ký duyệt: Người lập ký và ghi rõ họ tên bên dưới ô "Người lập". Người duyệt ký và ghi rõ họ tên bên dưới ô "Người duyệt". Cả hai phải ghi rõ ngày ký để xác nhận thời điểm phê duyệt biểu mẫu.
Lưu ý quan trọng
- Biểu mẫu phải được lập trước khi tiến hành mua sắm hoặc xuất kho vật tư, không được lập sau khi đã thi công.
- Mọi số liệu về khối lượng, chủng loại vật tư phải có căn cứ từ bản vẽ thiết kế, tiên lượng hoặc văn bản điều chỉnh được phê duyệt.
- Không được tự ý thay đổi cấu trúc biểu mẫu, thêm bớt cột hoặc sửa tên cột khi chưa có sự đồng ý của phòng kế hoạch chất lượng.
- Đối với vật tư nhập khẩu hoặc có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, cần ghi rõ quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật ở cột ghi chú để tránh mua nhầm chủng loại.
- Biểu mẫu sau khi được duyệt phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý chất lượng công trình, có thể lưu bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo quy định của dự án.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai hoặc thiếu tên công trường, số hợp đồng dẫn đến không xác định được nguồn gốc biểu mẫu khi đối chiếu.
- Nhập khối lượng vật tư không khớp với bóc tách từ bản vẽ, thường do ước lượng chủ quan hoặc nhầm đơn vị tính.
- Bỏ sót cột "HẠNG MỤC" hoặc ghi chung chung, gây khó khăn khi phân bổ vật tư cho từng phần việc cụ thể.
- Không điền đầy đủ các cột phụ (A-D, 1-8) dẫn đến thiếu thông tin về quy cách, xuất xứ, đơn giá, làm chậm quá trình phê duyệt và mua sắm.
- Người lập và người duyệt ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu ngày ký, khiến biểu mẫu không có hiệu lực pháp lý trong hồ sơ thanh quyết toán.
