Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM01-QT08 là tài liệu khung đầu tiên trong quy trình QT08 – Quản lý lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là giúp người biên soạn và người duyệt có một danh sách kiểm tra toàn diện tất cả các biểu mẫu con, tài liệu và thủ tục cần thiết cho một công trình cụ thể. Khi điền đầy đủ, biểu mẫu này đảm bảo rằng không có bước chuẩn bị nào bị bỏ sót, từ thông tin đối tác, sơ đồ tổ chức, tiến độ thi công, cho đến các hợp đồng và biên bản nghiệm thu. Đây là công cụ để kiểm soát chất lượng ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người biên soạn kế hoạch chất lượng công trình (thường là kỹ sư trưởng, trưởng bộ phận kỹ thuật hoặc cán bộ QA/QC) chịu trách nhiệm điền. Người duyệt là cấp quản lý cao hơn như giám đốc dự án hoặc trưởng phòng quản lý chất lượng. Thời điểm điền là ngay sau khi hợp đồng thi công được ký kết và trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động thi công nào tại công trường. Biểu mẫu này cũng được cập nhật khi có phát sinh thay đổi về phạm vi công việc hoặc các yêu cầu mới từ chủ đầu tư.

Hướng dẫn điền từng mục

1. CÔNG TRÌNH: Ghi tên đầy đủ của công trình theo đúng hợp đồng đã ký. Ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ". Không viết tắt trừ khi tên viết tắt đã được chấp thuận trong hợp đồng.
2. Công tác chính: Mô tả ngắn gọn loại công tác chính của công trình, ví dụ: "Thi công phần thân và hoàn thiện", "Lắp đặt hệ thống MEP", hoặc "Xây dựng hạ tầng kỹ thuật".
3. Người biên soạn & Người duyệt: Ghi rõ họ tên và chữ ký của người biên soạn (bên trái) và người duyệt (bên phải). Đây là hai trường bắt buộc để xác nhận trách nhiệm.
4. DANH MỤC (các mục từ 1 đến 29): Đây là phần cốt lõi. Với mỗi biểu mẫu con (từ BM02 đến BM26) hoặc mục tài liệu (mục 27, 28, 29), bạn cần đánh dấu "Có" hoặc "Không" vào cột "KIỂM TRA". Đánh "Có" nếu biểu mẫu/tài liệu đó có liên quan và đã được chuẩn bị cho công trình này. Đánh "Không" nếu không áp dụng.
5. Mục 26 (dòng trống): Dành để bổ sung thêm các biểu mẫu hoặc tài liệu khác không có trong danh sách mặc định. Nếu không có, có thể để trống hoặc gạch chéo.
6. Mục 27 – Mục tiêu chất lượng của Công trường: Ghi lại các mục tiêu chất lượng cụ thể cho công trình (ví dụ: "Đạt nghiệm thu 100% các hạng mục ngay lần đầu", "Không có sự cố kỹ thuật nghiêm trọng").
7. Mục 28 – Danh mục các Thủ Tục, HDCV và tài liệu liên quan: Liệt kê các quy trình, hướng dẫn công việc (HDCV) và tài liệu kỹ thuật áp dụng cho công trình này.
8. Mục 29 – Khác/ Ghi chú: Dùng để ghi chú thêm các yêu cầu đặc biệt, điểm cần lưu ý hoặc các tài liệu phát sinh khác chưa được liệt kê ở các mục trên.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được điền trước khi triển khai bất kỳ công tác thi công nào tại hiện trường. Việc điền sau khi thi công đã bắt đầu có thể dẫn đến thiếu sót tài liệu và rủi ro chất lượng.
• Chỉ đánh dấu "Có" khi biểu mẫu con thực sự đã được soạn thảo và phê duyệt. Không đánh dấu "Có" nếu chỉ mới có dự định hoặc đang trong quá trình soạn thảo.
• Người biên soạn và người duyệt phải ký tay hoặc ký số (tùy theo quy định của công ty) để xác nhận tính chính xác của danh mục kiểm tra.
• Biểu mẫu này là tài liệu kiểm soát, do đó cần được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ chất lượng của công trình và có thể được yêu cầu xuất trình khi kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra của chủ đầu tư.

Lỗi thường gặp

• Bỏ sót mục "Công tác chính" hoặc "CÔNG TRÌNH" – nhiều người chỉ điền phần danh mục mà quên điền thông tin nhận dạng công trình ở đầu biểu mẫu, gây khó khăn cho việc tra cứu sau này.
• Đánh dấu "Có" một cách đại trà mà không kiểm tra thực tế – dẫn đến tình trạng danh sách kiểm tra không phản ánh đúng hiện trạng tài liệu thực tế của công trình.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có phát sinh – ví dụ khi có thêm nhà thầu phụ mới, cần bổ sung mục 19 (Danh sách nhà thầu phụ được phê duyệt) nhưng lại không đánh dấu kiểm tra lại.
• Nhầm lẫn giữa "Không áp dụng" và "Chưa chuẩn bị" – nếu một mục không liên quan đến công trình thì ghi "Không", nhưng nếu có liên quan mà chưa chuẩn bị thì phải báo cáo cấp trên để có kế hoạch bổ sung, không được tùy tiện bỏ qua.