Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Giấy đề nghị thanh toán - Thiết bị viễn thông - Thiết bị truyền hình" được sử dụng để đề nghị Công ty thanh toán các chi phí liên quan đến công trình duy tu, bảo dưỡng, lắp đặt thiết bị viễn thông và truyền hình. Đây là văn bản chính thức để tổng hợp và báo cáo toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện công trình, bao gồm chi phí công tác phí, chi phí nguyên vật liệu, dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác. Biểu mẫu này giúp quy trình thanh toán được minh bạch, có căn cứ pháp lý và dễ dàng đối chiếu với kế hoạch tài chính của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người trực tiếp thực hiện công trình (người đi công trình) hoặc người được phân công kê thanh toán tại Trung tâm điền. Thời điểm điền là sau khi công việc duy tu, bảo dưỡng, lắp đặt thiết bị viễn thông đã hoàn thành. Người điền cần thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan trước khi lập giấy đề nghị. Sau đó, biểu mẫu sẽ được trình lên Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và Lãnh đạo Công ty để xác nhận và phê duyệt thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề công trình: Ghi rõ tên công trình duy tu bảo dưỡng thiết bị viễn thông, ví dụ: "Công trình bảo dưỡng thiết bị quang BĐT A lần 1 năm 2024".
2. Số lượng thiết bị (mục 1-7): Liệt kê từng loại thiết bị (quang, truyền hình, v.v.) và ghi số lượng đầu thiết bị tương ứng vào ô trống. Nếu không có thiết bị nào ở dòng nào, để trống hoặc gạch chéo.
3. Nhóm thực hiện & Thời gian: Ghi tên nhóm kỹ thuật hoặc cá nhân phụ trách thi công. Thời gian thực hiện ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc công trình.
4. Phần I - Chi phí công trình thanh toán: Chia làm hai phần A (công tác phí) và B (chi phí khác). Điền số tiền cụ thể vào từng dòng mục (phụ cấp, nhà nghỉ, tiếp khách, văn phòng phẩm). Sau đó tính tổng A, tổng B và tổng cộng A+B.
5. Phần II - Tiền đã tạm ứng: Ghi lại các lần tạm ứng trước đó: ngày tạm ứng, số phiếu và số tiền. Dòng cuối cùng là tổng số tiền đã tạm ứng từ Công ty.
6. Phần III - Số tiền đề nghị thanh toán: Lấy tổng chi phí (A+B) trừ đi tổng tiền đã tạm ứng. Ghi số tiền bằng số và bằng chữ (viết hoa, không tẩy xóa).
7. Bảng kê diễn giải chi phí cụ thể: Điền chi tiết từng khoản mục: chi phí phụ cấp công tác phí (theo từng lắp trạm, nhân lực, ngày công, mức tiền), chi phí đi lại, nhà nghỉ, vật tư, thuê vận chuyển và chi phí khác. Mỗi dòng cần ghi rõ lý do chi, số hóa đơn và số tiền tương ứng.
8. Xác nhận cuối: Ghi rõ địa điểm (Hà Nội), ngày tháng năm lập biểu. Người đi công trình, người kê thanh toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và Lãnh đạo Công ty ký xác nhận vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Tất cả số tiền phải được ghi thống nhất giữa phần tổng hợp và bảng kê chi tiết, tránh sai lệch số liệu.
• Hóa đơn, chứng từ kèm theo phải hợp lệ, có đầy đủ chữ ký và dấu của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng.
• Phần "Bằng chữ" phải viết đúng chính tả, không viết tắt, không sửa chữa. Số tiền phải khớp với phần số.
• Chỉ điền vào các ô có sẵn, không tự ý thêm dòng hoặc cột mới nếu không được phép.
• Biểu mẫu cần được in rõ ràng, không nhàu nát, không tẩy xóa. Nếu sai phải làm lại tờ mới.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa tổng chi phí và số tiền đề nghị thanh toán: Nhiều người quên trừ đi phần đã tạm ứng, dẫn đến đề nghị thanh toán thừa tiền.
• Bỏ sót thông tin ở mục "Nhóm thực hiện" hoặc "Thời gian thực hiện": Đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu tiến độ công trình.
• Ghi số lượng thiết bị không khớp với thực tế: Cần kiểm tra kỹ biên bản bàn giao thiết bị trước khi điền.
• Không đính kèm đầy đủ hóa đơn cho các khoản chi phí: Đặc biệt là chi phí đi lại, nhà nghỉ và vật tư, nếu thiếu hóa đơn sẽ bị từ chối thanh toán.
• Viết số tiền bằng chữ sai quy tắc (ví dụ: viết "một trăm linh năm" thay vì "một trăm lẻ năm"): Cần tham khảo quy định viết số tiền bằng chữ của công ty.