Mẫu giấy đề nghị thanh toán vật tư sửa chữa chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu "Giấy đề nghị thanh toán vật tư mua ngoài dùng cho sửa chữa" được sử dụng để nhân viên thuộc Tổ sửa chữa – Trung tâm Công nghệ Viễn thông đề nghị Công ty thanh toán số tiền đã chi để mua vật tư, linh kiện bên ngoài phục vụ công tác sửa chữa card hỏng của các Bưu điện tỉnh. Biểu mẫu này giúp hợp thức hóa việc chi tiêu, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình tài chính của Công ty Cổ phần ABC. Đây là chứng từ quan trọng để Phòng Tài chính và Lãnh đạo Công ty phê duyệt thanh toán.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kỹ thuật thuộc Tổ sửa chữa – Trung tâm Công nghệ Viễn thông điền. Người điền là người trực tiếp mua vật tư ngoài để sửa chữa card hỏng. Thời điểm điền là ngay sau khi hoàn tất việc mua vật tư và có đầy đủ chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu thu, biên lai). Giấy đề nghị cần được lập trước khi trình lên Lãnh đạo Công ty và Phòng Tài chính để xin thanh toán. Không nên để quá lâu sau khi mua hàng vì có thể ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán và quyết toán công nợ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số văn bản theo quy tắc: Số thứ tự/năm/ĐNTT/Ctelecom/SC. Ví dụ: 01/2025/ĐNTT/Ctelecom/SC. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm.
2. Tên tôi là: Ghi rõ họ và tên người đề nghị thanh toán, là người đã mua vật tư.
3. Làm việc tại: Ghi "Tổ sửa chữa - Trung tâm [tên Trung tâm] thuộc Công ty Cổ phần ABC". Ví dụ: Tổ sửa chữa - Trung tâm Công nghệ VT thuộc Công ty Cổ phần ABC.
4. Đề nghị thanh toán tiền mua vật tư ngoài sửa chữa card hỏng của các Bưu Điện tỉnh cho: Ghi tên Bưu điện tỉnh hoặc đơn vị thụ hưởng dịch vụ sửa chữa. Ví dụ: Bưu điện tỉnh Hà Nam.
5. Kèm ... chứng từ ngày ...: Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo (hóa đơn, phiếu thu) và ngày tháng năm trên chứng từ. Ví dụ: kèm 02 chứng từ ngày 15/01/2025.
6. Bảng kê chi tiết (các dòng 1-5 và Tổng): Mỗi dòng ghi thông tin của một Bưu điện tỉnh hoặc CTĐBĐT tỉnh (Công ty Điện báo Điện thoại tỉnh). Các cột gồm: Tên đơn vị, Loại card, Số lượng (SL), Số tiền. Dòng cuối là Tổng cộng số tiền của tất cả các dòng. Ghi bằng số và bằng chữ ở phần "Bằng chữ".
7. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên của người lập giấy đề nghị.
8. Lãnh đạo Công ty, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh: Các vị trí này để dành cho người có thẩm quyền ký duyệt, người đề nghị không được tự ý ký thay.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được điền biểu mẫu khi đã có đầy đủ chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn VAT, phiếu thu, biên lai) từ người bán vật tư.
• Số tiền ghi trong bảng kê phải khớp chính xác với tổng số tiền trên các chứng từ gốc. Không được tự ý làm tròn hoặc thay đổi số liệu.
• Phần "Bằng chữ" phải viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ chỉ số tiền, ví dụ: "Một triệu hai trăm nghìn đồng chẵn".
• Mỗi dòng trong bảng kê chỉ ghi thông tin của một Bưu điện tỉnh hoặc một CTĐBĐT tỉnh. Không gộp chung nhiều đơn vị vào một dòng.
• Chữ ký của người đề nghị phải là chữ ký tươi, không được photocopy hoặc ký thay.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi số văn bản hoặc ghi sai định dạng số, dẫn đến khó tra cứu và quản lý hồ sơ.
• Ghi thiếu thông tin ở mục "Kèm ... chứng từ ngày ...", làm cho Phòng Tài chính không biết cần đối chiếu với chứng từ nào.
• Nhầm lẫn giữa tên Bưu điện tỉnh và CTĐBĐT tỉnh, dẫn đến sai đơn vị thụ hưởng dịch vụ sửa chữa.
• Không ghi đơn vị tiền tệ (VNĐ) hoặc ghi sai cột Tiền, gây khó khăn khi tổng hợp số liệu.
• Phần "Bằng chữ" viết sai chính tả hoặc không khớp với tổng số tiền bằng số, làm mất tính hợp lệ của chứng từ.
• Người đề nghị ký nhưng chưa có đủ chữ ký duyệt của Lãnh đạo Công ty, Phòng Tài chính và Phòng Kinh doanh, khiến hồ sơ không được xử lý.