Mục đích sử dụng

Biểu mẫu bảng kê quyết toán vật tư được thiết kế nhằm theo dõi và kiểm soát toàn bộ quá trình sử dụng vật tư cho sản xuất tại công ty. Biểu mẫu này giúp ghi nhận chi tiết số lượng vật tư thực lĩnh, số lượng thực tế sử dụng và số lượng còn lại sau khi hoàn thành công việc. Đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu với định mức đã được phê duyệt, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư và làm cơ sở cho việc thanh quyết toán với khách hàng hoặc nội bộ. Ngoài ra, biểu mẫu còn hỗ trợ bộ phận kế toán và quản lý dự án trong việc tổng hợp chi phí, kiểm soát hao hụt và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do phụ trách đơn vị sản xuất hoặc cán bộ kỹ thuật trực tiếp quản lý vật tư tại công trình, dự án thực hiện. Người điền cần có đầy đủ thông tin về lệnh sản xuất, mã số dự án và danh sách vật tư đã được cấp phát. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hoàn thành công việc hoặc kết thúc một giai đoạn sản xuất, trước khi tiến hành thanh quyết toán. Việc điền đúng thời điểm giúp số liệu phản ánh chính xác tình hình thực tế, tránh nhầm lẫn do ghi nhớ sai lệch. Sau khi điền, biểu mẫu cần được ký xác nhận bởi đơn vị thực hiện và phụ trách đơn vị sản xuất trước khi chuyển lên bộ phận liên quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên bộ phận, tổ đội hoặc cá nhân trực tiếp thi công công trình, dự án. Ví dụ: "Tổ thi công số 1 – Xưởng sản xuất A".
2. Quý và Năm: Điền quý và năm tài chính tương ứng với thời điểm thực hiện công việc, ví dụ "Quý II, Năm 2025".
3. Tên công trình, dự án, công việc thực hiện: Ghi đầy đủ tên công trình hoặc dự án đã được phê duyệt, tránh viết tắt. Ví dụ: "Cải tạo hệ thống điện nhà máy sản xuất".
4. Mã số dự án: Nhập mã số dự án do phòng kế hoạch hoặc phòng dự án cung cấp, thường là dãy số hoặc mã code duy nhất.
5. Tên khách hàng: Ghi tên tổ chức hoặc cá nhân đặt hàng sản xuất, có thể là khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài.
6. Lệnh sản xuất số và Ngày: Điền số lệnh sản xuất và ngày ban hành lệnh, đây là căn cứ để đối chiếu với kho vật tư.
7. Ngày hoàn thành: Ghi ngày thực tế hoàn thành công việc, không phải ngày dự kiến.
8. Bảng kê vật tư (các cột từ TT đến GHI CHÚ): Liệt kê lần lượt từng loại vật tư theo thứ tự. Cột "Tên và quy cách vật tư" ghi rõ tên, chủng loại, kích thước. Cột "ĐVT" ghi đơn vị tính như kg, m, cái. Cột "Định mức" ghi số lượng theo kế hoạch. Cột "SL thực lĩnh" ghi số lượng đã nhận từ kho. Cột "SL thực tế sử dụng" ghi số lượng đã dùng thực tế. Cột "SL còn lại" ghi số lượng chưa dùng đến. Cột "Tốt" và "Xấu" phân loại vật tư còn lại theo chất lượng. Cột "Ghi chú" ghi thêm thông tin như lý do hao hụt, hỏng hóc.
9. Các ghi chú khác: Dùng để ghi lại những vấn đề phát sinh ngoài bảng kê, như điều chỉnh định mức, thay đổi vật tư, hoặc ý kiến của phụ trách.
10. Thống kê đơn vị và Phụ trách đơn vị sản xuất: Người lập biểu ký và ghi rõ họ tên ở mục "Thống kê đơn vị". Người phụ trách sản xuất ký xác nhận ở mục "Phụ trách đơn vị sản xuất" sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các trường thông tin, không bỏ trống bất kỳ mục nào, đặc biệt là mã số dự án và lệnh sản xuất.
• Số liệu ở cột "SL thực lĩnh" phải khớp với phiếu xuất kho tương ứng, tránh sai lệch gây mất cân đối tồn kho.
• Khi phân loại vật tư còn lại ở cột "Tốt" và "Xấu", cần kiểm tra kỹ chất lượng thực tế, không tự ý đánh giá chủ quan.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi cả hai bên (thống kê đơn vị và phụ trách sản xuất) trước khi nộp lên phòng kế toán hoặc ban quản lý dự án.
• Lưu giữ biểu mẫu ít nhất 5 năm theo quy định lưu trữ hồ sơ của công ty, phục vụ cho việc kiểm toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "SL thực lĩnh" và "SL thực tế sử dụng", dẫn đến số liệu không khớp với thực tế thi công.
• Bỏ sót cột "Định mức" hoặc ghi sai đơn vị tính, gây khó khăn khi đối chiếu với kế hoạch sản xuất.
• Không ghi ngày hoàn thành hoặc ghi ngày không chính xác, làm mất căn cứ xác định thời gian bảo hành hoặc nghiệm thu.
• Phân loại vật tư "Tốt" và "Xấu" không rõ ràng, dẫn đến tranh chấp khi nhập lại kho hoặc thanh lý.
• Thiếu chữ ký của phụ trách đơn vị sản xuất, khiến biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong quyết toán.
• Ghi chú quá sơ sài hoặc không ghi chú các trường hợp hao hụt bất thường, gây khó khăn cho việc giải trình sau này.