Hướng dẫn điền biểu mẫu bìa tư vấn thiết kế BM05-QT06-MAU

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM05-QT06-MAU (Bìa tư vấn thiết kế) được sử dụng để làm trang bìa chính thức cho hợp đồng tư vấn thiết kế giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Biểu mẫu này giúp xác định rõ các thông tin cơ bản của hợp đồng như tên các bên tham gia, tên công trình, địa chỉ xây dựng và số hiệu hợp đồng. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ hợp đồng một cách chuyên nghiệp, dễ dàng tra cứu và lưu trữ. Đây là tài liệu bắt buộc trong quy trình quản lý khách hàng theo danh mục QT06.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên hành chính dự án chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là ngay sau khi hai bên đã thống nhất các điều khoản cơ bản của hợp đồng tư vấn thiết kế, trước khi trình lãnh đạo ký duyệt. Nhân viên phụ trách cần thu thập đầy đủ thông tin từ khách hàng và đội ngũ kỹ thuật để đảm bảo tính chính xác. Biểu mẫu này thường được điền cùng lúc với việc soạn thảo nội dung chi tiết của hợp đồng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. BÊN GIAO THẦU: Ghi rõ họ tên cá nhân hoặc tên tổ chức là bên thuê tư vấn thiết kế. Trong biểu mẫu mẫu, mục này đã được điền sẵn "Ông CHU CÔNG ĐỊNH". Bạn cần thay thế bằng thông tin thực tế của khách hàng, ghi đầy đủ họ tên và chức danh nếu có.
2. BÊN NHẬN THẦU: Ghi tên đầy đủ của công ty tư vấn nhận thầu. Mẫu đã điền "CTY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ XÂY DỰNG KC24". Nếu công ty bạn có tên khác, hãy điền chính xác tên pháp nhân theo giấy phép kinh doanh.
3. CÔNG TRÌNH: Ghi tên cụ thể của công trình cần tư vấn thiết kế. Ví dụ mẫu là "BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ DL A 8/20". Cần ghi rõ loại công trình và các thông tin nhận dạng như số lô, số thửa đất nếu có.
4. ĐỊA CHỈ: Ghi địa chỉ chi tiết nơi công trình tọa lạc. Mẫu ghi "KHU ĐÔ THỊ BIỂN AN VIÊN – NHA TRANG". Cần ghi đầy đủ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
5. Số hợp đồng: Ghi số hiệu hợp đồng theo quy tắc đánh số của công ty. Mẫu ghi "Số: /2010/HĐTV-KC24". Bạn cần điền số thứ tự hợp đồng vào chỗ trống, theo đúng định dạng năm và mã công ty.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin bên giao thầu và bên nhận thầu, đảm bảo tên được viết đúng chính tả và khớp với giấy tờ pháp lý.
• Địa chỉ công trình phải được ghi chi tiết, tránh viết tắt hoặc thiếu thông tin gây khó khăn cho việc xác định vị trí.
• Số hợp đồng phải tuân thủ quy tắc đánh số của công ty, không được tự ý thay đổi định dạng.
• Biểu mẫu này chỉ là trang bìa, cần được đính kèm với nội dung hợp đồng chi tiết để tạo thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
• Lưu ý rằng biểu mẫu thuộc danh mục QT06 (quy trình liên quan đến khách hàng), do đó cần được lưu trữ và quản lý theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa bên giao thầu và bên nhận thầu, dẫn đến ghi sai vai trò của các bên trong hợp đồng.
• Ghi thiếu thông tin địa chỉ công trình, chỉ ghi tên khu vực mà không ghi số lô, số thửa hoặc tên đường cụ thể.
• Không cập nhật số hợp đồng mới, dẫn đến trùng số hoặc sai định dạng số hiệu hợp đồng.
• Viết tắt tên công ty hoặc tên cá nhân không đúng quy định, gây khó khăn khi đối chiếu với các tài liệu pháp lý khác.
• Bỏ sót mục "Số hợp đồng" hoặc để trống, làm mất tính chuyên nghiệp của bộ hồ sơ.