Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM42-QT08 Thông báo mời nghiệm thu/kiểm tra được ban hành trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là để bên thi công hoặc bên quản lý dự án chính thức thông báo và mời các bên liên quan (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phụ) đến hiện trường để tiến hành nghiệm thu hoặc kiểm tra một công việc, hạng mục cụ thể. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và có căn cứ xác nhận thời gian, địa điểm, nội dung công việc cần kiểm tra trước khi tiến hành các bước nghiệm thu chính thức.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc chỉ huy trưởng công trường của bên mời nghiệm thu (thường là nhà thầu thi công) lập và gửi đi. Thời điểm điền biểu mẫu là trước khi tiến hành nghiệm thu/kiểm tra một công việc hoặc hạng mục, thông thường từ 24 đến 48 giờ trước thời điểm dự kiến nghiệm thu, tùy theo yêu cầu của hợp đồng hoặc quy định nội bộ. Biểu mẫu được gửi đến các bên có liên quan như chủ đầu tư, đơn vị tư vấn giám sát, nhà thầu phụ hoặc cơ quan quản lý nhà nước (nếu cần). Sau khi các bên nhận được thông báo, họ sẽ xác nhận và cử người đại diện tham gia buổi nghiệm thu/kiểm tra theo thời gian và địa điểm đã nêu trong biểu mẫu.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số thông báo: Ghi số hiệu văn bản theo quy tắc quản lý văn thư của công ty, ví dụ: TB-NT/2024-001. Trường này giúp tra cứu và quản lý hồ sơ sau này.
- Dự án: Ghi tên đầy đủ của dự án đầu tư xây dựng công trình, ví dụ: "Dự án xây dựng trường THCS A". Không viết tắt trừ khi tên dự án quá dài và đã được thống nhất trong hợp đồng.
- Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình cần nghiệm thu/kiểm tra, ví dụ: "Hạng mục móng cột trục 1-5". Cần ghi chính xác để tránh nhầm lẫn với các hạng mục khác.
- Thời tiết: Ghi tình trạng thời tiết tại thời điểm dự kiến nghiệm thu, ví dụ: "Nắng, nhiệt độ 32°C" hoặc "Mưa nhỏ". Thông tin này quan trọng để đánh giá điều kiện thi công và ảnh hưởng đến chất lượng.
- Ngày gửi: Ghi ngày tháng năm lập và gửi thông báo này. Định dạng ngày/tháng/năm theo quy định của công ty.
- Kính gửi - Tên đơn vị/cơ quan: Ghi tên đơn vị được mời nghiệm thu, ví dụ: "Ban quản lý dự án" hoặc "Công ty Tư vấn giám sát XYZ".
- Ông/Bà - Chức vụ: Ghi họ tên và chức vụ của người đại diện bên được mời, ví dụ: "Ông Nguyễn Văn A - Giám đốc dự án".
- Điện thoại - Fax: Ghi số điện thoại và số fax liên lạc của người được mời để tiện trao đổi khi cần thay đổi lịch.
- Thời gian nghiệm thu/kiểm tra: Ghi ngày tháng năm và giờ cụ thể dự kiến tiến hành nghiệm thu, ví dụ: "ngày 15 tháng 12 năm 2024, lúc 08h30".
- Bảng danh sách công việc (STT, Công việc, Hạng mục, Thời gian bắt đầu): Liệt kê chi tiết từng công việc cần nghiệm thu, mỗi công việc ghi rõ tên, thuộc hạng mục nào và thời gian bắt đầu dự kiến. Mỗi công việc là một dòng riêng.
- Tài liệu/Bản vẽ liên quan: Ghi số hiệu hoặc tên các bản vẽ thiết kế, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật làm căn cứ nghiệm thu, ví dụ: "Bản vẽ KC-01, KC-02".
- Công việc cần nghiệm thu/kiểm tra: Mô tả ngắn gọn nội dung công việc sẽ được kiểm tra, ví dụ: "Kiểm tra cốt thép móng trục A".
- Phương pháp nghiệm thu/kiểm tra: Ghi phương pháp sẽ áp dụng, ví dụ: "Đo đạc kích thước, kiểm tra bằng mắt thường, đối chiếu bản vẽ".
- Dụng cụ nghiệm thu/kiểm tra: Liệt kê các dụng cụ, thiết bị sẽ sử dụng, ví dụ: "Thước thép, máy kinh vĩ, máy thủy bình".
- Bên mời nghiệm thu - Ông/Bà, Chức vụ, Chữ ký, Ngày: Người đại diện bên mời (thường là chỉ huy trưởng) ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, ngày ký.
- Chấp thuận của các bên được mời - Ông/Bà, Chức vụ, Chữ ký, Ngày: Sau khi nhận thông báo, đại diện các bên được mời ký xác nhận đồng ý tham gia hoặc có ý kiến điều chỉnh thời gian.
- Ý kiến của tổ tư vấn/giám sát: Dành cho đơn vị tư vấn giám sát ghi nhận xét, đánh giá sơ bộ hoặc yêu cầu bổ sung trước khi nghiệm thu.
Lưu ý quan trọng
- Biểu mẫu phải được lập và gửi trước thời điểm nghiệm thu ít nhất 24 giờ (hoặc theo quy định cụ thể của hợp đồng) để các bên có thời gian chuẩn bị.
- Tất cả các trường thông tin phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu chưa có thông tin thì ghi "Chưa xác định" hoặc gạch chéo.
- Chữ ký của bên mời và bên được mời phải là chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của từng đơn vị.
- Biểu mẫu sau khi hoàn thiện cần được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng công trình, có thể scan và lưu bản mềm để dễ tra cứu.
- Khi có thay đổi về thời gian hoặc nội dung, phải lập thông báo mới và gửi lại cho các bên, không được tự ý sửa chữa trên biểu mẫu cũ.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai tên dự án hoặc hạng mục, dẫn đến nhầm lẫn khi đối chiếu hồ sơ thiết kế và biên bản nghiệm thu sau này.
- Không ghi đầy đủ thông tin về tài liệu, bản vẽ liên quan, khiến buổi nghiệm thu thiếu căn cứ kỹ thuật để đánh giá.
- Bỏ qua mục "Phương pháp nghiệm thu" và "Dụng cụ nghiệm thu", gây khó khăn cho các bên khi chuẩn bị thiết bị đo đạc kiểm tra.
- Thời gian gửi thông báo quá muộn, không đảm bảo thời hạn theo quy định, dẫn đến buổi nghiệm thu bị hoãn hoặc không có đủ thành phần tham gia.
- Chữ ký không đúng thẩm quyền, ví dụ kỹ thuật viên ký thay chỉ huy trưởng mà không có ủy quyền bằng văn bản.
- Không ghi ngày tháng năm trên biểu mẫu, làm mất tính pháp lý và khó xác định thời điểm gửi thông báo.
