Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM35-QT08 được thiết kế để ghi nhận toàn bộ nội dung cuộc họp giữa đơn vị thi công (bên B) và chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư (bên A). Đây là tài liệu pháp lý quan trọng trong quá trình quản lý chất lượng công trình, giúp hai bên thống nhất các vấn đề kỹ thuật, tiến độ, biện pháp thi công và các thay đổi phát sinh. Biên bản này là căn cứ để theo dõi tiến độ thực hiện công việc và giải quyết tranh chấp nếu có. Việc lưu trữ biên bản họp đầy đủ cũng là yêu cầu bắt buộc trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thư ký cuộc họp hoặc cán bộ kỹ thuật được phân công ghi chép và hoàn thiện. Người điền cần có mặt trong suốt buổi họp để ghi nhận chính xác các ý kiến phát biểu và kết luận. Biên bản được lập ngay sau khi kết thúc cuộc họp, trong vòng 24 giờ để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác. Các cuộc họp cần lập biên bản bao gồm: họp giao ban tiến độ hàng tuần, họp kỹ thuật trước khi thi công hạng mục mới, họp giải quyết vướng mắc phát sinh, họp nghiệm thu công việc. Sau khi hoàn thiện, biên bản phải được gửi cho các bên tham dự để xác nhận và ký duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày/Date: Ghi ngày tháng năm diễn ra cuộc họp theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/03/2025. Đây là thông tin quan trọng để tra cứu sau này.
2. Công trình/Project: Ghi tên đầy đủ của dự án hoặc công trình đang thi công. Ví dụ: Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ - Gói thầu số 2. Không viết tắt tên công trình.
3. Thành phần tham dự/Attendee: Liệt kê tất cả những người tham dự cuộc họp. Cột STT đánh số thứ tự từ 1 đến hết. Cột Họ tên ghi đầy đủ họ và tên không viết tắt. Cột Chức vụ ghi chức danh hiện tại như Giám đốc dự án, Kỹ sư trưởng, Giám sát trưởng. Cột Công ty ghi tên đơn vị chủ quản của người tham dự. Cột Ghi chú dùng để ghi thêm thông tin như "Đại diện bên A" hoặc "Vắng mặt không lý do".
4. Nội dung họp/Description: Đây là phần quan trọng nhất. Cột STT đánh số thứ tự từng nội dung thảo luận. Cột Nội dung mô tả chi tiết vấn đề được bàn bạc, ví dụ: "Tiến độ đổ bê tông móng M1 chậm 2 ngày do mưa". Cột Ngày yêu cầu ghi thời hạn hoàn thành công việc được giao. Cột Bên thực hiện ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện công việc đó.
5. Chủ trì/Chairperson: Ghi họ tên và chức vụ của người chủ trì cuộc họp, thường là đại diện bên A hoặc Giám đốc dự án. Người này có trách nhiệm điều hành và đưa ra kết luận cuối cùng.
6. Thư ký/Recorded by: Ghi họ tên người ghi biên bản. Người này chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung được ghi lại và sẽ ký xác nhận vào biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai nếu có từ 2 trang trở lên để tránh thay thế nội dung.
• Mỗi cuộc họp chỉ lập một biên bản duy nhất, không lập nhiều biên bản cho cùng một nội dung họp.
• Nội dung biên bản phải phản ánh trung thực diễn biến cuộc họp, không thêm bớt ý kiến của người phát biểu.
• Các quyết định, kết luận và nhiệm vụ được giao phải được ghi rõ ràng, cụ thể, có thời hạn hoàn thành.
• Biên bản sau khi hoàn thiện phải được gửi cho tất cả thành viên tham dự trong vòng 1 ngày làm việc để kiểm tra và góp ý.
• Lưu giữ biên bản gốc có chữ ký của chủ trì và thư ký trong hồ sơ chất lượng công trình ít nhất 5 năm.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin ngày tháng hoặc ghi sai định dạng ngày tháng, gây khó khăn khi tra cứu và sắp xếp hồ sơ.
• Không ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của người tham dự, chỉ ghi tên hoặc viết tắt, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Phần nội dung họp ghi quá sơ sài, thiếu chi tiết, không nêu rõ ai phát biểu ý kiến gì và kết luận ra sao.
• Bỏ sót cột Ngày yêu cầu hoặc Bên thực hiện, dẫn đến không xác định được ai làm gì và khi nào hoàn thành.
• Không ghi tên người chủ trì và thư ký, hoặc ghi không đúng chức danh, ảnh hưởng đến tính xác thực của biên bản.
• Để biên bản dưới dạng nháp quá lâu mà không gửi cho các bên ký duyệt, làm chậm tiến độ triển khai công việc.