Hướng dẫn điền phiếu xem xét sửa đổi phát sinh BM25-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM25-QT08 Phiếu xem xét các sửa đổi, phát sinh được thiết kế để ghi nhận và đánh giá mọi yêu cầu thay đổi phát sinh trong quá trình thi công công trình. Mục đích chính của phiếu là đảm bảo mọi sửa đổi đều được xem xét kỹ lưỡng về mặt kỹ thuật, hợp đồng và nguồn lực trước khi phê duyệt. Biểu mẫu này giúp kiểm soát rủi ro, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến và đảm bảo tiến độ thi công. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người đề nghị thay đổi (thường là kỹ sư hiện trường, giám sát hoặc quản lý dự án) lập và điền các thông tin ban đầu. Sau đó, phiếu được chuyển lên các cấp có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt. Thời điểm điền phiếu là khi có bất kỳ yêu cầu thay đổi nào phát sinh so với thiết kế ban đầu, hợp đồng đã ký hoặc kế hoạch thi công đã được duyệt. Việc điền phiếu phải được thực hiện ngay khi phát hiện nhu cầu thay đổi, trước khi tiến hành bất kỳ công việc sửa đổi nào.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trình: Ghi tên đầy đủ của công trình đang thi công, đúng như tên trong hợp đồng và hồ sơ thiết kế. Ví dụ: "Nhà máy xử lý nước thải Khu công nghiệp XYZ".
2. Hợp đồng số: Nhập số hiệu hợp đồng chính đã ký kết giữa các bên liên quan đến công trình này. Số hợp đồng thường có định dạng như HĐ-2024-XXX hoặc theo quy định riêng của công ty.
3. Yêu cầu thay đổi số: Ghi số thứ tự của yêu cầu thay đổi này trong hệ thống quản lý thay đổi của dự án. Nếu là yêu cầu đầu tiên, ghi số 01, tiếp theo là 02, 03... theo thứ tự phát sinh.
4. Ngày yêu cầu: Ghi ngày tháng năm lập phiếu yêu cầu thay đổi này. Định dạng ngày thống nhất theo quy định của công ty, thường là DD/MM/YYYY.
5. Mô tả việc thay đổi: Trình bày chi tiết, rõ ràng nội dung thay đổi đề xuất. Cần mô tả cụ thể: thay đổi cái gì, từ trạng thái nào sang trạng thái nào, lý do thay đổi, phạm vi ảnh hưởng. Nếu cần, có thể kèm theo bản vẽ hoặc tài liệu tham khảo.
6. Tài liệu/Bản vẽ có liên quan: Liệt kê các tài liệu, bản vẽ kỹ thuật có liên quan đến yêu cầu thay đổi. Ghi rõ số hiệu bản vẽ, tên tài liệu và ngày ban hành để thuận tiện cho việc tra cứu và đối chiếu.
7. Bảng kiểm tra (mục 1, 2, 3): Đánh dấu "Có", "Không" hoặc "N/A" vào từng ô tương ứng với các câu hỏi kiểm tra. Mỗi câu hỏi cần được xem xét kỹ lưỡng dựa trên tình hình thực tế của yêu cầu thay đổi. Nếu không áp dụng, đánh dấu N/A.
8. Kết luận của người đề nghị: Tích vào ô phù hợp: "Công ty có đủ năng lực" hoặc "Các vấn đề sau cần xem xét thêm". Nếu chọn ô thứ hai, cần ghi rõ các vấn đề cần xem xét thêm vào phần để trống bên dưới.
9. Người đề nghị - Ký tên - Ngày: Người lập phiếu ghi rõ họ tên, ký tên và ghi ngày ký. Chữ ký phải là chữ ký tươi, không được photocopy hoặc ký sẵn.
10. Ý kiến phê duyệt - GĐ phê duyệt - Ký tên - Ngày: Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt ghi ý kiến, ký tên và ghi ngày phê duyệt. Phần này chỉ được điền sau khi đã xem xét toàn bộ nội dung phiếu.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa. Nếu sai phải viết lại phiếu mới.
• Mọi thông tin trong phiếu phải trung thực, chính xác và có căn cứ. Không được tự ý thay đổi nội dung sau khi đã có chữ ký phê duyệt.
• Phiếu này phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý chất lượng công trình theo đúng quy định của công ty và có thể được kiểm tra bất cứ lúc nào.
• Trước khi chuyển lên cấp phê duyệt, cần kiểm tra lại toàn bộ các mục đã điền, đặc biệt là bảng kiểm tra và kết luận, đảm bảo không bỏ sót thông tin.
• Thời gian xem xét và phê duyệt phiếu cần được tuân thủ theo quy định nội bộ để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công chung của dự án.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin công trình và hợp đồng, dẫn đến khó khăn trong việc xác định dự án liên quan. Nhiều nhân viên mới thường bỏ qua hoặc ghi thiếu các trường này.
• Mô tả thay đổi quá sơ sài, không nêu rõ lý do và phạm vi ảnh hưởng, khiến người xem xét không đủ cơ sở để đánh giá. Cần mô tả chi tiết ít nhất 3-5 dòng.
• Đánh dấu N/A (không áp dụng) một cách tùy tiện mà không xem xét kỹ câu hỏi. Chỉ đánh dấu N/A khi thực sự nội dung đó không liên quan đến yêu cầu thay đổi.
• Người đề nghị quên ký tên hoặc ghi ngày tháng, làm cho phiếu không hợp lệ về mặt thủ tục hành chính. Luôn kiểm tra chữ ký và ngày tháng trước khi nộp.
• Phần kết luận bị bỏ trống hoặc tích cả hai ô, gây khó hiểu cho người phê duyệt. Chỉ được tích vào một ô duy nhất và nếu cần xem xét thêm thì phải ghi rõ nội dung.