Mục đích sử dụng

BM41-QT08 là biểu mẫu dùng để tổng hợp và xác nhận giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành trong một giai đoạn hoặc toàn bộ công trình. Biểu mẫu này là cơ sở pháp lý để bên giao thầu và bên nhận thầu đối chiếu, thống nhất số tiền cần thanh toán dựa trên khối lượng thực tế đã thi công và được nghiệm thu. Việc sử dụng đúng mẫu giúp quá trình thanh toán diễn ra minh bạch, tránh tranh chấp về số liệu sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận kỹ thuật hoặc khối lượng của đơn vị nhận thầu (nhà thầu thi công) lập dựa trên khối lượng thực tế đã hoàn thành. Sau đó, biểu mẫu được trình lên giám sát công trình và đại diện bên giao thầu (chủ đầu tư hoặc tổng thầu) để kiểm tra, xác nhận. Thời điểm điền là sau khi có biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành và trước khi thực hiện thủ tục thanh toán theo hợp đồng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án: Ghi tên dự án đầu tư xây dựng công trình đầy đủ, chính xác theo quyết định phê duyệt hoặc hợp đồng đã ký.
2. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình cụ thể đang được thanh toán, ví dụ: "Phần thô tầng 1", "Hệ thống điện chiếu sáng",... Nếu thanh toán toàn bộ công trình thì ghi "Toàn bộ công trình".
3. Căn cứ hợp đồng số: Ghi số hiệu hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kèm theo ngày tháng năm ký hợp đồng. Điền đầy đủ thông tin bên giao thầu, bên nhận thầu, nội dung công việc và địa điểm thi công.
4. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu: Ghi ngày tháng năm của biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành tương ứng với đợt thanh toán này.
5. Bảng giá trị thanh toán (STT, CÔNG VIỆC, ĐƠN VỊ, KHỐI LƯỢNG, ĐƠN GIÁ, THÀNH TIỀN): Liệt kê chi tiết từng đầu việc theo đúng danh mục trong hợp đồng. Cột "Đơn vị" ghi m³, m², tấn, cái,... Cột "Khối lượng" ghi số lượng thực tế đã nghiệm thu. Cột "Đơn giá" lấy theo đơn giá hợp đồng hoặc đơn giá điều chỉnh (nếu có). Cột "Thành tiền" = Khối lượng x Đơn giá.
6. Tổng cộng: Ghi tổng giá trị thanh toán trước thuế (nếu có) hoặc tổng giá trị sau thuế tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng. Dòng "Làm tròn" ghi số tiền sau khi làm tròn đến hàng đơn vị. Dòng "Bằng chữ" viết số tiền bằng chữ in hoa, rõ ràng, không viết tắt.
7. TP. Nha Trang, ngày... tháng... năm...: Ghi địa danh và ngày tháng năm lập bảng thanh toán này.
8. Đại diện giao thầu, Giám sát, Đơn vị nhận thầu: Các bên ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) vào đúng vị trí. Đại diện giao thầu và giám sát ký sau khi kiểm tra, xác nhận khối lượng và đơn giá.

Lưu ý quan trọng

• Phải đối chiếu chặt chẽ khối lượng trong bảng này với biên bản nghiệm thu khối lượng đã ký trước đó, tránh sai lệch số liệu.
• Đơn giá áp dụng phải đúng với đơn giá đã ký trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng điều chỉnh giá (nếu có).
• Không được tự ý thêm bớt các cột hoặc thay đổi cấu trúc mẫu khi chưa có sự đồng ý của các bên liên quan.
• Phần "Bằng chữ" phải viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ số, ví dụ: "Một tỷ hai trăm ba mươi tư triệu năm trăm sáu mươi bảy nghìn tám trăm chín mươi đồng".
• Biểu mẫu cần được lập thành ít nhất 02 bản (mỗi bên giữ 01 bản) và có chữ ký đầy đủ của cả ba bên: giao thầu, giám sát, nhận thầu.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa khối lượng hợp đồng và khối lượng thực tế nghiệm thu, dẫn đến ghi sai số liệu ở cột "Khối lượng".
• Quên cập nhật đơn giá điều chỉnh theo biến động thị trường hoặc theo thỏa thuận trong phụ lục hợp đồng.
• Không làm tròn số tiền hoặc làm tròn sai quy tắc, gây khó khăn khi hạch toán kế toán.
• Viết "Bằng chữ" không thống nhất với số tiền ở dòng "Tổng cộng", dễ dẫn đến tranh chấp khi thanh toán.
• Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền của một trong ba bên, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.