Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM11-QT08 có tên đầy đủ là "Danh mục các vật tư cần chứng nhận", thuộc quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình. Mục đích chính của biểu mẫu này là giúp đội ngũ kỹ thuật và quản lý dự án liệt kê toàn bộ các loại vật tư, thiết bị đầu vào cần được kiểm tra, chứng nhận chất lượng trước khi đưa vào thi công. Biểu mẫu đóng vai trò như một bảng kế hoạch chi tiết, xác định rõ loại chứng nhận cần có, yêu cầu thử nghiệm, tần suất kiểm tra, tiêu chuẩn áp dụng và kết quả đạt được. Nhờ đó, công ty có thể kiểm soát chặt chẽ chất lượng vật tư, đảm bảo tuân thủ các quy định kỹ thuật và hợp đồng, đồng thời tránh việc sử dụng vật tư không đạt chuẩn gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này thường do cán bộ kỹ thuật công trường, kỹ sư giám sát chất lượng hoặc nhân viên phụ trách vật tư của dự án lập. Thời điểm điền biểu mẫu là trong giai đoạn chuẩn bị thi công, ngay sau khi hợp đồng được ký kết và trước khi tiến hành mua sắm, nhập vật tư về công trường. Biểu mẫu cũng được cập nhật định kỳ khi có thay đổi về chủng loại vật tư, yêu cầu kỹ thuật mới từ chủ đầu tư hoặc khi phát sinh các hạng mục thi công bổ sung. Sau khi lập xong, biểu mẫu cần được trình lên cấp quản lý hoặc ban chỉ huy công trường ký duyệt trước khi triển khai thực hiện các yêu cầu chứng nhận, thử nghiệm.
Hướng dẫn điền từng mục
- Ngày lập: Ghi ngày tháng năm lập biểu mẫu, theo định dạng DD/MM/YYYY. Đây là mốc thời gian để theo dõi tiến độ thực hiện các yêu cầu chứng nhận.
- Công trường/Project: Ghi tên công trình hoặc dự án đang thi công, ví dụ: "Dự án nhà máy XYZ – Gói thầu số 2".
- HĐ số/Contract No.: Ghi số hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tư hoặc tổng thầu, giúp đối chiếu khi cần.
- STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư trong danh mục.
- Tên vật tư (cột 1): Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư, ví dụ: "Thép phi 16", "Xi măng PCB40", "Cát xây dựng".
- Chứng nhận (cột 2): Ghi loại chứng nhận chất lượng yêu cầu, ví dụ: "CO/CQ", "Chứng nhận hợp quy".
- Thử nghiệm – Loại (cột 3): Nếu có yêu cầu thử nghiệm, ghi "Có". Nếu không, để trống hoặc ghi "Không".
- Thử nghiệm – Tần suất (cột 4): Ghi tần suất thử nghiệm, ví dụ: "1 lô/100 tấn", "Mỗi đợt nhập hàng".
- Thử nghiệm – Tiêu chuẩn (cột 5): Ghi tiêu chuẩn áp dụng cho thử nghiệm, ví dụ: "TCVN 1651-2:2018", "ASTM A615".
- Duyệt mẫu (cột 6): Ghi "Có" nếu vật tư cần được duyệt mẫu trước khi đưa vào sử dụng, ngược lại ghi "Không".
- Ngày nộp (cột 7): Ghi ngày dự kiến nộp mẫu thử nghiệm hoặc hồ sơ chứng nhận cho bên giám sát.
- Yêu cầu thử nghiệm mẫu (cột 8): Ghi rõ yêu cầu cụ thể về mẫu thử, ví dụ: "3 mẫu/ lô", "Mẫu đại diện".
- Kết quả (cột 9): Để trống khi lập, sau khi có kết quả thử nghiệm sẽ ghi "Đạt" hoặc "Không đạt".
- Ghi chú (cột 10): Ghi thêm thông tin cần lưu ý, ví dụ: "Vật tư nhập khẩu cần bản dịch công chứng".
- Cột (11): Dành cho các ghi chú bổ sung hoặc ký xác nhận của người kiểm tra.
- Ký duyệt & Người lập: Cuối biểu mẫu, người lập ký và ghi rõ họ tên; cấp quản lý hoặc chỉ huy trưởng công trường ký duyệt phía trên.
Lưu ý quan trọng
- Phải ghi đầy đủ thông tin ở phần đầu biểu mẫu (ngày lập, tên công trường, số hợp đồng) để tránh nhầm lẫn giữa các dự án.
- Đối với cột (3), (4) và (5) – Thử nghiệm: nếu có yêu cầu thử nghiệm, bắt buộc ghi "Có" theo đúng hướng dẫn ở cuối biểu mẫu, không được bỏ trống.
- Tiêu chuẩn thử nghiệm (cột 5) phải ghi chính xác mã tiêu chuẩn Việt Nam hoặc quốc tế đang áp dụng cho loại vật tư đó, tránh ghi chung chung.
- Kết quả (cột 9) chỉ được điền sau khi có biên bản thử nghiệm chính thức, không được tự ý ước lượng hoặc ghi trước.
- Biểu mẫu cần được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ chất lượng công trình, có thể được yêu cầu xuất trình khi nghiệm thu hoặc thanh tra.
Lỗi thường gặp
- Quên ghi ngày lập hoặc ghi sai định dạng ngày tháng, gây khó khăn khi theo dõi tiến độ.
- Không ghi đầy đủ tên vật tư, chỉ ghi chung như "thép" hay "xi măng" mà không có quy cách, chủng loại cụ thể.
- Bỏ trống cột "Tiêu chuẩn" khi có yêu cầu thử nghiệm, dẫn đến không xác định được căn cứ đánh giá.
- Ghi "Có" hoặc "Không" không nhất quán giữa các cột thử nghiệm và duyệt mẫu, gây nhầm lẫn cho người kiểm tra.
- Không cập nhật kết quả thử nghiệm sau khi có biên bản, làm biểu mẫu mất tính thời sự và không phản ánh đúng thực tế.
- Thiếu chữ ký duyệt của cấp có thẩm quyền, khiến biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ chất lượng.
