Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách lớp học BM09-QT05

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM09-QT05 Danh sách lớp học được ban hành nhằm mục đích quản lý và theo dõi danh sách học viên tham gia các khóa đào tạo, tập huấn nội bộ trong công ty. Đây là tài liệu quan trọng giúp bộ phận nhân sự và người phụ trách đào tạo nắm rõ thông tin về người tham gia, thời gian, địa điểm và nội dung đào tạo. Đồng thời, biểu mẫu này còn là căn cứ để xác nhận việc học viên đã nhận tài liệu và tham gia đầy đủ buổi học, phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ đào tạo và đánh giá hiệu quả sau khóa học.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người phụ trách đào tạo hoặc người theo dõi lớp học (thường là nhân viên phòng Nhân sự hoặc người được phân công) thực hiện điền. Thời điểm điền là trước hoặc trong buổi học đầu tiên của khóa đào tạo, khi đã có danh sách học viên chính thức. Người điền cần hoàn thiện các thông tin chung về lớp học trước khi phát biểu mẫu cho học viên ký nhận. Sau buổi học, biểu mẫu sẽ được thu lại, kiểm tra đầy đủ chữ ký và lưu trữ tại bộ phận nhân sự theo quy định.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biểu mẫu theo quy tắc đánh số của phòng ban, ví dụ: 01/2024. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống và bổ sung sau khi lưu trữ.
2. Nội dung: Ghi rõ tên khóa học hoặc chủ đề đào tạo, ví dụ: "Đào tạo kỹ năng giao tiếp nội bộ" hoặc "Tập huấn quy trình bán hàng mới".
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm diễn ra buổi học theo định dạng DD/MM/YYYY, ví dụ: 15/04/2024.
4. Địa điểm: Ghi rõ phòng học hoặc hội trường tổ chức lớp học, ví dụ: "Phòng họp tầng 3 - Trụ sở chính" hoặc "Phòng đào tạo A101".
5. Người giảng dạy: Ghi họ tên đầy đủ của giảng viên hoặc người hướng dẫn chính cho khóa học.
6. Thuộc đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức lớp học, ví dụ: "Phòng Nhân sự" hoặc "Trung tâm Đào tạo".
7. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng học viên trong danh sách.
8. HỌ VÀ TÊN: Ghi họ và tên đầy đủ của từng học viên, viết chữ in hoa có dấu để dễ đọc và tránh nhầm lẫn.
9. PHÒNG/BỘ PHẬN: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận công tác của học viên, ví dụ: "Phòng Kinh doanh" hoặc "Bộ phận Kỹ thuật".
10. KÝ NHẬN TÀI LIỆU: Học viên ký tên vào ô này sau khi đã nhận đủ tài liệu học tập được phát trong buổi học.
11. KÝ NHẬN THAM GIA: Học viên ký tên vào ô này để xác nhận đã có mặt và tham gia buổi học.
12. GHI CHÚ: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: học viên đến muộn, về sớm, hoặc lý do vắng mặt nếu có.
13. Người theo dõi: Người phụ trách lớp học ký và ghi rõ họ tên ở cuối biểu mẫu để xác nhận tính chính xác của danh sách.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền bằng bút mực xanh hoặc đen, không sử dụng bút chì để đảm bảo tính pháp lý khi lưu trữ.
• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin trên biểu mẫu. Nếu có sai sót, cần làm lại biểu mẫu mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Mỗi học viên phải ký đầy đủ vào cả hai ô "Ký nhận tài liệu" và "Ký nhận tham gia" để đảm bảo việc theo dõi được chính xác.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được người theo dõi ký duyệt và nộp về bộ phận nhân sự trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc lớp học.
• Lưu ý kiểm tra kỹ thông tin "Ngày" và "Địa điểm" vì đây là các thông tin quan trọng để đối chiếu với kế hoạch đào tạo tổng thể của công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ô "Ký nhận tài liệu" và "Ký nhận tham gia": nhiều học viên chỉ ký một ô hoặc ký nhầm vị trí, dẫn đến thiếu căn cứ xác nhận. Cần hướng dẫn rõ ràng ngay khi phát biểu mẫu.
• Bỏ sót thông tin ở phần đầu biểu mẫu như "Nội dung", "Ngày" hoặc "Địa điểm": người điền thường chỉ tập trung vào danh sách học viên mà quên điền các thông tin chung, làm mất tính hoàn chỉnh của biểu mẫu.
• Ghi thiếu hoặc sai tên phòng ban của học viên: một số học viên thuộc bộ phận chức năng nhưng được ghi nhầm sang phòng ban khác, gây khó khăn khi thống kê và báo cáo đào tạo.
• Không thu lại biểu mẫu sau buổi học: người theo dõi quên thu biểu mẫu từ học viên hoặc để học viên mang về, dẫn đến thất lạc và phải làm lại từ đầu.
• Chữ ký không rõ ràng hoặc không đọc được họ tên: một số học viên ký quá nhanh hoặc ký bằng ký hiệu riêng, gây khó khăn khi đối chiếu sau này. Nên yêu cầu học viên ký kèm họ tên in hoa bên cạnh nếu cần.