Hướng dẫn điền Kế hoạch Đào tạo nhân sự BM05-QT05

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM05-QT05 Kế hoạch đào tạo (phiên bản REV01) được thiết kế để các phòng/ban lập danh sách nhân viên cần đào tạo trong một kỳ nhất định. Mục đích chính là xác định rõ nhu cầu đào tạo nghiệp vụ cho từng cá nhân, từ đó phân bổ nguồn lực giữa đào tạo do công ty tổ chức và tự đào tạo. Biểu mẫu này là cơ sở để Trưởng bộ phận, Phòng Hành chính - Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt ngân sách cũng như kế hoạch triển khai. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hoạt động nâng cao năng lực nhân viên, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong đầu tư đào tạo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận trực tiếp lập và điền thông tin. Thời điểm lập kế hoạch thường diễn ra vào đầu năm tài chính, đầu quý hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ Ban Giám đốc về việc nâng cao năng lực đội ngũ. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi một bộ phận nhận thấy nhân viên cần bổ sung kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc mới hoặc cải thiện hiệu suất. Sau khi điền đầy đủ, biểu mẫu sẽ được chuyển lên Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự để tổng hợp và trình Ban Giám đốc phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự văn bản theo quy tắc quản lý văn thư của công ty (ví dụ: 01/KHĐT-PNS). Nếu chưa có quy định, để trống để phòng HC-NS cấp số sau.
2. Phòng/Bộ phận: Ghi rõ tên phòng ban lập kế hoạch, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận Kho vận.
3. STT (cột 1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên trong bộ phận cần đào tạo.
4. Họ và tên (cột 2): Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường theo đúng giấy tờ tùy thân.
5. Mã số (cột 3): Điền mã số nhân viên do công ty cấp, thường là mã số trên hợp đồng lao động hoặc bảng lương.
6. Chức danh công tác hiện nay (cột 4): Ghi chức danh chính thức hiện tại của nhân viên, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Kỹ sư cầu đường, Trưởng nhóm sản xuất.
7. Nghiệp vụ yêu cầu đào tạo (cột 5): Mô tả cụ thể kỹ năng hoặc kiến thức cần đào tạo, ví dụ: Kỹ năng đàm phán hợp đồng, Sử dụng phần mềm SAP, An toàn lao động nhóm 2.
8. Hình thức đào tạo (cột 6.1 và 6.2): Đánh dấu X vào ô "Công ty đào tạo" nếu công ty tổ chức lớp hoặc cử đi học. Đánh dấu X vào ô "Tự đào tạo" nếu nhân viên tự học qua tài liệu, khóa học online hoặc kèm cặp nội bộ.
9. Ghi chú (cột 7): Ghi thêm thông tin cần lưu ý như thời gian dự kiến, kinh phí ước tính, hoặc tên khóa học cụ thể nếu đã biết.
10. Ngày tháng và chữ ký: Phần cuối biểu mẫu gồm ba dòng chữ ký: Trưởng phòng/bộ phận (người lập), Trưởng phòng HC-NS (người kiểm tra), Ban Giám đốc (người phê duyệt). Mỗi bên ghi rõ ngày tháng năm ký và ký tên đầy đủ.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền thông tin của những nhân viên thực sự có nhu cầu đào tạo trong kỳ, không liệt kê toàn bộ nhân sự để tránh làm loãng kế hoạch.
• Mô tả nghiệp vụ yêu cầu đào tạo phải cụ thể, đo lường được, tránh ghi chung chung như "đào tạo kỹ năng mềm" mà không nêu rõ kỹ năng nào.
• Hình thức đào tạo chỉ được chọn một trong hai ô (Công ty đào tạo hoặc Tự đào tạo), không đánh dấu cả hai trừ khi có sự kết hợp được phê duyệt riêng.
• Biểu mẫu phải được ký đủ ba chữ ký theo đúng thứ tự: Trưởng bộ phận → Trưởng phòng HC-NS → Ban Giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, kế hoạch sẽ không có hiệu lực.
• Lưu giữ biểu mẫu đã phê duyệt vào hồ sơ đào tạo của công ty để phục vụ kiểm toán nội bộ hoặc đánh giá chất lượng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Công ty đào tạo" và "Tự đào tạo": Nhiều người đánh dấu cả hai ô hoặc để trống, gây khó khăn cho việc xác định trách nhiệm chi phí và tổ chức.
• Ghi thiếu mã số nhân viên hoặc ghi sai mã số: Điều này dẫn đến việc không thể đối chiếu với dữ liệu nhân sự, làm chậm quá trình phê duyệt.
• Không ghi rõ ngày tháng ký: Một số biểu mẫu chỉ có chữ ký mà không có ngày, khiến không xác định được thời điểm lập kế hoạch và thứ tự phê duyệt.
• Mô tả nghiệp vụ đào tạo quá chung chung: Ví dụ ghi "đào tạo nghiệp vụ" mà không nói rõ là nghiệp vụ gì, dẫn đến khó khăn khi tìm kiếm đơn vị đào tạo phù hợp.
• Bỏ sót cột Ghi chú: Nhiều người bỏ trống cột này dù có thông tin quan trọng như thời gian dự kiến hoặc kinh phí, làm mất dữ liệu cần thiết cho việc lập ngân sách.