Hướng dẫn điền Phiếu theo dõi đào tạo nhân sự BM04/QT05

Mục đích sử dụng

Phiếu theo dõi đào tạo BM04/QT05 là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, giúp ghi nhận toàn bộ quá trình đào tạo của từng nhân viên trong công ty. Biểu mẫu này được thiết kế để lưu trữ hai loại thông tin chính: thứ nhất là quá trình đào tạo trong thời gian học việc và thử việc (Phần I), thứ hai là toàn bộ hồ sơ đào tạo cá nhân sau khi nhân viên đã chính thức làm việc (Phần II). Nhờ có phiếu này, bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ đào tạo, đánh giá năng lực phát triển của nhân viên, đồng thời làm căn cứ để xét duyệt thử việc, bổ nhiệm hay đề bạt sau này.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người quản lý trực tiếp hoặc nhân viên phụ trách đào tạo của bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Đối với Phần I (đào tạo trong quá trình học việc và thử việc), phiếu được ghi nhận ngay sau khi kết thúc quá trình thử việc của nhân viên mới, dựa trên bảng theo dõi hàng ngày. Đối với Phần II (hồ sơ đào tạo cá nhân), phiếu được cập nhật mỗi khi nhân viên hoàn thành một khóa đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài do công ty cử đi. Nhân viên cần ký xác nhận vào cuối mỗi phần để đảm bảo tính chính xác của thông tin.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thông tin cá nhân (đầu phiếu): Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên, chức vụ hiện tại, phòng/bộ phận làm việc và ngày vào công ty. Các thông tin này phải khớp với hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng.
2. Phần I – Công ty đào tạo trong quá trình học việc và thử việc: Ở cột STT, đánh số thứ tự từ 1 đến hết các nội dung đào tạo. Cột NỘI DUNG ĐÀO TẠO mô tả ngắn gọn công việc hoặc kỹ năng được hướng dẫn (ví dụ: quy trình nhập liệu, sử dụng phần mềm). Cột NGƯỜI ĐÀO TẠO ghi rõ họ tên người hướng dẫn. Các cột NGÀY TRONG THÁNG (từ 1 đến 31) dùng để đánh dấu (✓) vào những ngày nhân viên thực hiện nội dung đào tạo đó. Cột GHI CHÚ dùng để ghi nhận xét hoặc kết quả đánh giá.
3. Phần II – Hồ sơ đào tạo cá nhân: Cột STT đánh số theo từng khóa đào tạo. Cột NỘI DUNG ĐÀO TẠO ghi tên khóa học hoặc chương trình đào tạo. Cột NƠI ĐÀO TẠO ghi tên trung tâm, trường lớp hoặc bộ phận tổ chức. Cột THỜI GIAN ĐÀO TẠO chia làm hai cột nhỏ: Từ và Đến, ghi ngày bắt đầu và kết thúc khóa học. Cột HÌNH THỨC ĐÀO TẠO có hai ô nhỏ: Lý thuyết và Thực hành, đánh dấu vào ô tương ứng. Cột VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ (Nếu có) ghi tên loại văn bằng. Cột SỐ VĂN BẰNG CHỨNG CHỈ (Nếu có) ghi số hiệu của chứng chỉ. Cột GHI CHÚ dùng để ghi thêm thông tin như kết quả đạt được hoặc ghi chú đặc biệt.
4. Ký xác nhận cuối phiếu: Dòng "Họ tên nhân viên" yêu cầu nhân viên ký và ghi rõ ngày tháng năm. Dòng "Người quản lý trực tiếp" yêu cầu quản lý ký xác nhận và ghi ngày tháng năm tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền bằng mực xanh hoặc đen, không được tẩy xóa. Nếu sai, phải gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Phần I chỉ được ghi sau khi kết thúc quá trình thử việc, không ghi trong lúc đang thử việc.
• Đối với các khóa đào tạo bên ngoài, nhân viên phải nộp bản sao chứng chỉ kèm theo phiếu để lưu hồ sơ.
• Người quản lý trực tiếp phải kiểm tra tính chính xác của từng mục trước khi ký xác nhận.
• Phiếu này được lưu trong hồ sơ nhân sự của từng nhân viên và phải được cập nhật định kỳ hàng năm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa Phần I và Phần II: nhiều người điền thông tin đào tạo sau thử việc vào Phần I hoặc ngược lại, gây sai lệch hồ sơ.
• Bỏ sót cột ngày trong tháng ở Phần I: không đánh dấu đầy đủ các ngày thực tế đào tạo, dẫn đến thiếu căn cứ đánh giá.
• Ghi thiếu số văn bằng chứng chỉ: nhiều nhân viên chỉ ghi tên chứng chỉ mà quên ghi số hiệu, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Không ghi rõ hình thức đào tạo (lý thuyết/thực hành): dẫn đến không phân biệt được loại hình đào tạo, ảnh hưởng đến việc đánh giá kỹ năng.
• Quên ký xác nhận ở cuối phiếu: làm cho phiếu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nhân sự.