Mục đích sử dụng
Phiếu công tác chuyên môn BM06-QT05 là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, được thiết kế để ghi nhận và đánh giá chi tiết từng công việc được giao cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Mục đích chính của phiếu là tạo ra một hệ thống theo dõi minh bạch, giúp nhà quản lý và nhân viên cùng nắm rõ tiến độ, kết quả thực hiện công việc. Đồng thời, phiếu còn là cơ sở để đánh giá năng lực chuyên môn, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, từ đó đưa ra các quyết định về lương thưởng, đào tạo hay thăng tiến. Việc sử dụng phiếu này thường xuyên sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người quản lý trực tiếp hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Nhân viên được giao việc cũng có thể tham gia vào quá trình tự đánh giá ở cột tương ứng. Phiếu cần được bắt đầu điền ngay khi có công việc mới được giao cho nhân viên, ghi rõ nội dung công việc và thời hạn. Sau đó, phiếu phải được cập nhật thường xuyên, đặc biệt là ngay sau khi nhân viên hoàn tất từng đầu việc, để ghi nhận kết quả và điểm đánh giá một cách kịp thời và chính xác. Việc cập nhật liên tục giúp tránh tình trạng quên sót thông tin và đảm bảo tính khách quan cho bản đánh giá cuối kỳ.
Hướng dẫn điền từng mục
- Phần thông tin chung (đầu phiếu): Ghi rõ "Số" phiếu (nếu có), "Tháng" và "năm" của kỳ đánh giá. Điền đầy đủ "Họ và tên nhân viên", "Mã số NV", "Phòng/ bộ phận" và "Chức danh" của nhân viên được giao việc.
- Cột (1) STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng công việc được giao trong kỳ.
- Cột (2) CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO: Mô tả chi tiết, cụ thể từng đầu việc mà nhân viên phải thực hiện. Tránh ghi chung chung, cần nêu rõ yêu cầu và mục tiêu của công việc.
- Cột (3) NGÀY BẮT ĐẦU và Cột (4) NGÀY KẾT THÚC: Ghi ngày tháng năm bắt đầu và dự kiến kết thúc cho mỗi công việc. Đây là cơ sở để theo dõi tiến độ.
- Cột (5) KẾT QUẢ LÀM VIỆC: Sau khi công việc hoàn thành, người quản lý ghi nhận kết quả thực tế đạt được, có thể kèm theo các minh chứng, số liệu cụ thể.
- Cột (6) Tự đánh giá và Cột (7) Đánh giá 1: Nhân viên tự chấm điểm cho công việc của mình ở cột "Tự đánh giá". Người quản lý sẽ chấm điểm ở cột "Đánh giá 1". Việc cho điểm cần dựa vào "Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên, Phần II, Mục: Hoàn thành nhiệm vụ".
- Các ô phía cuối: Sau khi hoàn thành tất cả các công việc, tính "Tổng cộng điểm đạt được" và "Điểm bình quân đạt được = tổng điểm đạt được/số hạng mục". Cuối cùng, người thực hiện đánh giá ký tên và ghi "Ngày tổng kết đánh giá".
Lưu ý quan trọng
- Phiếu này phải được cập nhật thường xuyên, không chỉ điền một lần vào cuối kỳ. Việc ghi nhận ngay sau khi hoàn tất từng công việc giúp đảm bảo tính chính xác và khách quan.
- Việc cho điểm ở cột "Tự đánh giá" và "Đánh giá 1" phải tuân thủ nghiêm ngặt theo "Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên" của công ty, cụ thể là Phần II, Mục: Hoàn thành nhiệm vụ.
- Thông tin tại các cột (1) đến (7) phải được điền đầy đủ, rõ ràng, tránh tẩy xóa. Nếu có sai sót, cần gạch bỏ và viết lại, có xác nhận của người phụ trách.
- Phiếu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ nhân sự của từng nhân viên để phục vụ cho các đợt đánh giá định kỳ hoặc đột xuất.
Lỗi thường gặp
- Không ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho từng công việc, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành đúng hạn.
- Mô tả công việc quá chung chung, thiếu chi tiết, khiến cho việc đánh giá kết quả trở nên mơ hồ và không có cơ sở.
- Chỉ điền phiếu một lần vào cuối kỳ thay vì cập nhật thường xuyên, dẫn đến việc bỏ sót nhiều công việc hoặc ghi nhận kết quả không chính xác.
- Nhân viên và người quản lý không thống nhất được điểm đánh giá do thiếu trao đổi, hoặc việc cho điểm không dựa trên tiêu chuẩn đã được quy định.
- Quên ký tên và ghi ngày tổng kết đánh giá ở cuối phiếu, làm cho phiếu không có giá trị pháp lý trong quản lý nhân sự.
