Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự BM01/QT05

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM01/QT05) là văn bản chính thức do Trưởng bộ phận/phòng ban lập để đề xuất nhu cầu bổ sung nhân sự lên Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự. Mục đích của phiếu là xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng, yêu cầu cụ thể về năng lực ứng viên, cũng như lý do tuyển dụng. Đây là cơ sở để Phòng Nhân sự triển khai các bước tìm kiếm, sàng lọc và tổ chức phỏng vấn. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp quy trình tuyển dụng diễn ra minh bạch, đúng quy định và tránh sai sót về thông tin.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng phòng hoặc người phụ trách bộ phận có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp điền. Thời điểm điền là khi phát sinh nhu cầu nhân sự mới do mở rộng quy mô, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc cần bổ sung nhân lực cho dự án đặc thù. Sau khi điền đầy đủ thông tin, người đề nghị ký tên và chuyển phiếu lên Phòng Nhân sự để xem xét. Phòng Nhân sự sẽ ghi ý kiến, sau đó trình Ban Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành tuyển dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Để trống, do Phòng Nhân sự hoặc văn thư đánh số theo hệ thống quản lý văn bản của công ty.
2. Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban của người đề nghị, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính – Nhân sự.
3. Lý do tuyển dụng: Mô tả ngắn gọn nguyên nhân cần tuyển, ví dụ: bổ sung nhân sự cho dự án mới, thay thế nhân viên nghỉ việc, mở rộng đội ngũ bán hàng.
4. Chức danh cần tuyển: Ghi tên vị trí công việc cần tuyển, ví dụ: Nhân viên Kế toán, Chuyên viên Marketing, Kỹ sư Cầu đường.
5. Số hiệu MTCV: Nhập mã số mô tả công việc tương ứng với chức danh (nếu có). Mã này thường do Phòng Nhân sự cung cấp.
6. Số lượng: Ghi số lượng nhân sự cần tuyển cho từng chức danh.
7. Yêu cầu (Trình độ văn hoá, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, trình độ nghề, tuổi, giới tính, sức khỏe): Điền chi tiết các tiêu chí tối thiểu đối với ứng viên. Ví dụ: Trình độ văn hoá: 12/12; Trình độ chuyên môn: Đại học Kế toán; Ngoại ngữ: Tiếng Anh B1; Tin học: Word, Excel cơ bản; Tuổi: 25-35; Giới tính: Không yêu cầu; Sức khỏe: Tốt.
8. Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin đặc thù như yêu cầu kinh nghiệm, chứng chỉ hành nghề, hoặc thời gian cần có nhân sự.
9. Ngày tháng năm và Người đề nghị: Ghi ngày lập phiếu, sau đó người đề nghị ký và ghi rõ họ tên.
10. Ý kiến của Phòng Nhân sự: Phòng Nhân sự sẽ đánh dấu vào ô phù hợp (Không tuyển dụng / Tuyển dụng / Điều chuyển nội bộ) và ghi rõ lý do hoặc tên nhân viên điều chuyển.
11. Ban Giám đốc duyệt: Ban Giám đốc ký duyệt và ghi ý kiến phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền vào các ô trống, không tự ý sửa đổi cấu trúc biểu mẫu hoặc thêm bớt cột.
• Thông tin yêu cầu tuyển dụng phải trung thực, phù hợp với nhu cầu thực tế của bộ phận.
• Phiếu phải được ký đầy đủ bởi người đề nghị, Phòng Nhân sự và Ban Giám đốc trước khi thực hiện tuyển dụng.
• Lưu giữ phiếu bản cứng hoặc bản mềm theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ của công ty.
• Nếu có nhiều vị trí cần tuyển, phải kê khai lần lượt từng dòng trong bảng, không gộp chung.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống mục "Lý do tuyển dụng" hoặc ghi chung chung, không rõ ràng, khiến Phòng Nhân sự khó đánh giá tính cấp thiết.
• Không ghi đầy đủ yêu cầu về trình độ, ngoại ngữ, tin học dẫn đến hồ sơ ứng viên không đáp ứng được công việc.
• Nhầm lẫn giữa "Số hiệu MTCV" và "Chức danh cần tuyển", ghi sai mã số hoặc để trống.
• Quên ký tên hoặc ghi ngày tháng ở phần "Người đề nghị", làm phiếu không hợp lệ.
• Điền thông tin bằng bút chì hoặc viết tắt khó đọc, gây khó khăn cho quá trình xử lý và lưu trữ.