Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL Phòng Vật tư Lilama

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL - Phong vat tu R là tài liệu quản lý chất lượng thuộc hệ thống ISO của Lilama, được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Vật tư trong năm 2012. Biểu mẫu này giúp xác định rõ ba mục tiêu chính: cung cấp đầy đủ vật tư, bảo quản hàng hóa khoa học, và đảm bảo an toàn lao động. Đồng thời, nó cũng liệt kê các biện pháp thực hiện, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cho từng mục tiêu. Đây là công cụ quan trọng để Phòng Vật tư kiểm soát tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Vật tư hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Việc điền biểu mẫu được thực hiện định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, tùy theo từng mục tiêu và biện pháp cụ thể. Ngoài ra, biểu mẫu cũng cần được cập nhật khi có thay đổi về kế hoạch, nhà cung cấp hoặc khi phát sinh các vấn đề mới trong quá trình quản lý vật tư. Nhân viên Phòng Vật tư và bộ phận kho có trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào để hoàn thiện biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Cột TT (Số thứ tự): Ghi số thứ tự từ 01 đến 03 tương ứng với ba mục tiêu chất lượng. Đây là cột cố định, không cần thay đổi.
2. Cột ND mục tiêu (Nội dung mục tiêu): Sao chép nguyên văn nội dung mục tiêu chất lượng đã được phê duyệt. Ví dụ: "Cung cấp 100% đầy đủ tất cả các chủng loại vật tư..." cho mục tiêu 01.
3. Cột Biện pháp thực hiện: Liệt kê chi tiết các biện pháp cụ thể để đạt được mục tiêu. Mỗi biện pháp được ghi trên một dòng riêng, bắt đầu bằng dấu gạch ngang. Ví dụ: "- Tiếp nhận, chủ động lập kế hoạch..." cho mục tiêu 01.
4. Cột Trách nhiệm: Ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện từng biện pháp. Thông thường là "Phòng Vật tư" hoặc "Phòng Vật tư, Bộ phận kho".
5. Cột Thời hạn hoàn thành: Xác định thời gian cụ thể để hoàn thành biện pháp, có thể là "Định kỳ hàng tháng/Quý", "Thường xuyên", hoặc "Quý I/2012".
6. Cột Ghi chú: Ghi lại các thông tin bổ sung nếu cần, như kết quả đánh giá, khó khăn gặp phải hoặc các điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Cột này có thể để trống nếu không có nội dung.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ và chính xác, không bỏ sót bất kỳ cột nào. Mỗi mục tiêu cần có đầy đủ biện pháp, trách nhiệm và thời hạn tương ứng.
• Nội dung các biện pháp thực hiện phải cụ thể, khả thi và phù hợp với tình hình thực tế của Phòng Vật tư. Tránh ghi chung chung hoặc sao chép không phù hợp.
• Thời hạn hoàn thành cần được xác định rõ ràng, có thể là ngày cụ thể hoặc định kỳ. Đối với các biện pháp "Thường xuyên", cần có kế hoạch theo dõi và báo cáo định kỳ.
• Biểu mẫu sau khi điền xong cần được Trưởng phòng Vật tư ký duyệt và lưu trữ theo quy định của hệ thống ISO Lilama.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các mục tiêu và biện pháp: Một số người điền có thể ghi nhầm biện pháp của mục tiêu này sang mục tiêu khác. Cần đọc kỹ nội dung từng mục tiêu trước khi điền.
• Bỏ sót cột Trách nhiệm hoặc Thời hạn: Đây là lỗi phổ biến khi người điền chỉ tập trung vào nội dung mục tiêu và biện pháp mà quên ghi rõ ai làm và khi nào hoàn thành.
• Ghi thời hạn không cụ thể: Ví dụ chỉ ghi "Định kỳ" mà không nói rõ là hàng tháng hay hàng quý. Cần ghi rõ ràng để dễ dàng theo dõi và đánh giá.
• Không cập nhật khi có thay đổi: Biểu mẫu cần được cập nhật thường xuyên khi có biến động về giá cả, nhà cung cấp hoặc thay đổi quy trình. Nếu để biểu mẫu cũ, sẽ không phản ánh đúng tình hình thực tế.