Hướng dẫn điền Mục tiêu chất lượng Phòng Quản trị Tổng hợp

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phòng Quản trị Tổng hợp (Mục tiêu Chất lượng) được thiết lập nhằm cụ thể hóa các cam kết về chất lượng của Phòng Quản trị Tổng hợp Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội trong năm 2012. Biểu mẫu này giúp xác định rõ các mục tiêu cần đạt được, biện pháp thực hiện, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cho từng công việc. Đây là công cụ quan trọng để theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của phòng, đồng thời là căn cứ để thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa khi mục tiêu không được đảm bảo, đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Quản trị Tổng hợp hoặc cán bộ được ủy quyền phụ trách công tác chất lượng của phòng chịu trách nhiệm điền và cập nhật. Thời điểm điền biểu mẫu là vào đầu năm (tháng 1) khi xây dựng kế hoạch mục tiêu chất lượng cho năm tài chính. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được cập nhật định kỳ hoặc đột xuất khi có sự thay đổi về yêu cầu công việc, chỉ đạo từ lãnh đạo công ty, hoặc khi cần bổ sung các mục tiêu mới phát sinh trong quá trình hoạt động.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Cột (1) - TT: Ghi số thứ tự cho từng mục tiêu chất lượng, bắt đầu từ số 1, tăng dần. Mỗi mục tiêu là một dòng riêng biệt.
2. Cột (2) - Mục tiêu chất lượng: Ghi rõ nội dung mục tiêu cần đạt được, ví dụ "100% các cuộc họp được chuẩn bị hiệu quả về tài liệu, tư liệu, công tác tổ chức, xây dựng nghị quyết cụ thể và thông báo kịp thời theo sự chỉ đạo". Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được.
3. Cột (3) - Biện pháp thực hiện: Liệt kê các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu ở cột (2). Ví dụ: "Xây dựng kế hoạch, thông báo họp phù hợp", "Nắm bắt nội dung và chuẩn bị các tài liệu, tư liệu tương ứng". Mỗi biện pháp có thể ghi trên một dòng riêng trong cùng một ô.
4. Cột (4) - Cá nhân / đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên phòng ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính thực hiện biện pháp. Thông thường là "Phòng quản trị tổng hợp".
5. Cột (5) - Thời hạn hoàn thành: Xác định thời điểm hoặc tần suất thực hiện biện pháp. Ví dụ: "Định kỳ hoặc đột xuất", "Thường xuyên", "Khi có văn bản đến", "Ngay sau xem xét".
6. Cột (6) - Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung, lưu ý đặc biệt hoặc kết quả thực hiện. Có thể để trống nếu không có nội dung cần ghi chú.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này thuộc hệ thống tài liệu ISO của Lilama, do đó cần tuân thủ đúng quy định về trình bày, đánh số và lưu trữ theo yêu cầu của phòng ban quản lý chất lượng.
• Mỗi mục tiêu chất lượng phải đi kèm với ít nhất một biện pháp thực hiện cụ thể, khả thi và có thời hạn hoàn thành rõ ràng.
• Các biện pháp thực hiện phải được phân công cho đúng cá nhân hoặc đơn vị có thẩm quyền và năng lực để thực hiện.
• Sau khi điền xong, biểu mẫu cần được Trưởng phòng ký duyệt và lưu giữ làm căn cứ cho việc đánh giá, kiểm tra định kỳ.
• Khi có sự thay đổi về mục tiêu hoặc biện pháp, cần cập nhật ngay vào biểu mẫu và thông báo cho các bên liên quan.

Lỗi thường gặp

• Ghi mục tiêu chung chung, không cụ thể, ví dụ "Nâng cao chất lượng họp" thay vì "100% các cuộc họp được chuẩn bị hiệu quả về tài liệu".
• Bỏ sót cột (5) - Thời hạn hoàn thành, dẫn đến không xác định được tiến độ thực hiện và khó kiểm tra, đánh giá.
• Ghi biện pháp thực hiện quá sơ sài, không đủ chi tiết để triển khai, ví dụ chỉ ghi "Làm tốt" thay vì liệt kê các bước cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa "Mục tiêu chất lượng" và "Biện pháp thực hiện", dẫn đến ghi không đúng cột, làm sai lệch nội dung biểu mẫu.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về quy trình hoặc chỉ đạo mới, dẫn đến tài liệu lạc hậu, không phản ánh đúng thực tế hoạt động.