Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL phòng tài chính kế toán

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phong tai chinh ke toan R được sử dụng để thiết lập và theo dõi các mục tiêu chất lượng hàng năm của Phòng Tài chính Kế toán tại Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội. Biểu mẫu này giúp tập thể phòng xác định rõ các chỉ tiêu cần đạt được, từ đó đề ra các biện pháp thực hiện cụ thể, phân công người phụ trách và thời hạn hoàn thành. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng ISO của Lilama, đảm bảo mọi hoạt động tài chính kế toán đều tuân thủ quy định Nhà nước và nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm lập và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Việc lập biểu mẫu được thực hiện vào đầu năm (tháng 1 hoặc tháng 2) cho năm kế hoạch, ví dụ như biểu mẫu mẫu năm 2012. Sau khi được phê duyệt, biểu mẫu này sẽ được phổ biến đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong phòng để làm căn cứ thực hiện và theo dõi. Trong quá trình thực hiện, các kế toán viên và kế toán trưởng sẽ dựa vào biểu mẫu này để điều phối công việc hàng tháng, hàng quý và cuối năm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng mục tiêu chất lượng. Trong biểu mẫu mẫu có 2 mục tiêu chính, đánh số 1 và 2.
2. Nội dung mục tiêu: Ghi rõ mục tiêu chất lượng cần đạt được. Ví dụ: "100% quy định về quản lý tài chính, chế độ báo cáo đối với Nhà nước được thực hiện tốt" kèm các chỉ tiêu cụ thể như báo cáo thuế hoàn thành trước ngày 20 hàng tháng.
3. Biện pháp thực hiện: Liệt kê chi tiết các bước, hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Tập hợp đầy đủ các hoá đơn, chứng từ (mua vào, bán ra)" hoặc "Lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào và bán ra".
4. Người thực hiện: Ghi rõ chức danh hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện từng biện pháp. Ví dụ: "Kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp", "Kế toán Trưởng", "Hội đồng kiểm kê".
5. Thời hạn hoàn thành: Xác định ngày cụ thể hoặc khoảng thời gian phải hoàn thành biện pháp. Ví dụ: "Ngày 10 hàng tháng", "Ngày 20 tháng sau", "Ngày 28/02 năm sau".
6. Ghi chú: Mục này có thể để trống hoặc ghi thêm thông tin cần lưu ý, ví dụ như các điều kiện hỗ trợ hoặc tài liệu tham khảo kèm theo.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được lập và phê duyệt trước khi bắt đầu năm kế hoạch, đảm bảo mọi thành viên trong phòng đều nắm rõ mục tiêu chung.
• Các mục tiêu cần được diễn đạt rõ ràng, có thể đo lường được (ví dụ: 100% báo cáo hoàn thành đúng hạn) để dễ dàng đánh giá kết quả cuối kỳ.
• Phần "Biện pháp thực hiện" phải cụ thể, khả thi và phù hợp với nguồn lực hiện có của phòng, tránh đưa ra các biện pháp chung chung khó thực hiện.
• Khi phân công người thực hiện, cần đảm bảo nhân sự được giao có đủ năng lực và thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ theo quy định của hệ thống ISO để phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ và đánh giá từ bên ngoài.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục "Nội dung mục tiêu" và "Biện pháp thực hiện": Nhiều người viết mục tiêu quá chung chung hoặc lẫn lộn với các bước thực hiện, dẫn đến khó theo dõi và đánh giá.
• Không ghi đầy đủ thời hạn hoàn thành: Một số biện pháp bị bỏ trống cột "Thời hạn hoàn thành" hoặc ghi không cụ thể, gây khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ.
• Phân công người thực hiện không rõ ràng: Ghi chung chung như "Phòng TCKT" thay vì chỉ định cụ thể cá nhân hoặc chức danh chịu trách nhiệm chính.
• Bỏ sót các chỉ tiêu phụ: Trong mục tiêu số 1, nhiều người chỉ ghi mục tiêu chính mà quên liệt kê các chỉ tiêu phụ như "100% báo cáo thuế hoàn thành trước ngày 20 hàng tháng", làm giảm tính chi tiết của kế hoạch.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi: Khi có quy định mới từ Nhà nước hoặc thay đổi về nhân sự, biểu mẫu cần được điều chỉnh kịp thời nhưng nhiều phòng thường bỏ qua bước này.