Hướng dẫn điền biểu mẫu mục tiêu chất lượng phòng quản lý máy

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phong quan ly mayR được thiết kế để ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Quản lý máy, cơ giới, an toàn thuộc Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội. Tài liệu này giúp xác định rõ ba mục tiêu chính trong năm: đánh giá và bảo dưỡng thiết bị sản xuất, đề xuất mua sắm trang thiết bị phù hợp, và đảm bảo không xảy ra tai nạn lao động. Đây là công cụ quan trọng để phòng ban lập kế hoạch hành động cụ thể, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ thực hiện trong suốt năm 2012. Biểu mẫu này thuộc hệ thống ISO của Lilama, giúp chuẩn hóa quy trình quản lý chất lượng tại công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Quản lý máy, cơ giới, an toàn hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm điền và ký duyệt. Thời điểm điền biểu mẫu là vào đầu năm kế hoạch (năm 2012) để thiết lập các mục tiêu và biện pháp thực hiện cho cả năm. Sau đó, biểu mẫu được cập nhật định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc theo từng giai đoạn để ghi nhận kết quả thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Nhân viên phòng QLM, CG, AT có trách nhiệm cung cấp số liệu và báo cáo để Trưởng phòng tổng hợp điền vào biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục tiêu chất lượng (3 mục đầu): Ghi rõ nội dung từng mục tiêu đã được phê duyệt. Mục 1: 100% thiết bị được đánh giá tình trạng và lập kế hoạch bảo dưỡng. Mục 2: Nghiên cứu đề xuất mua sắm thiết bị phù hợp nhu cầu. Mục 3: Không có tai nạn lao động tại nhà máy và công trường. Cuối phần này, Trưởng phòng ký tên xác nhận.
2. Cột "TT" (Số thứ tự): Điền số thứ tự từ 01 đến 03 tương ứng với ba mục tiêu chất lượng đã nêu ở phần trên.
3. Cột "ND mục tiêu": Sao chép lại nội dung mục tiêu tương ứng từ phần Mục tiêu chất lượng. Viết đầy đủ, rõ ràng, không viết tắt.
4. Cột "Biện pháp thực hiện": Liệt kê các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu. Ví dụ: kiểm kê thiết bị, lập kế hoạch bảo dưỡng, tổ chức nghiệm thu, đánh giá nhu cầu sản xuất, xây dựng phương án đầu tư, kiểm tra an toàn lao động, tập huấn...
5. Cột "Trách nhiệm": Ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện từng biện pháp. Thông thường là Phòng QLM, CG, AT hoặc Ban lãnh đạo Công ty.
6. Cột "Thời hạn hoàn thành": Xác định thời gian cụ thể để hoàn thành từng biện pháp. Ví dụ: Hàng tháng, Hàng tháng/quý/năm, Quý I/2012, Sau sửa chữa, Hai lần/1 năm, Một lần/1năm.
7. Cột "Ghi chú": Điền các thông tin bổ sung nếu cần, ví dụ: ghi chú về kết quả thực hiện, văn bản phê duyệt, hoặc các lưu ý đặc biệt khác.
8. Phần "Biện pháp theo dõi": Ghi lại hai biện pháp giám sát việc thực hiện mục tiêu: thường xuyên đánh giá kết quả và định kỳ lập báo cáo lên lãnh đạo Công ty.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này chỉ áp dụng cho Phòng Quản lý máy, cơ giới, an toàn của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội, không dùng cho các phòng ban khác.
• Nội dung mục tiêu phải được Trưởng phòng phê duyệt trước khi đưa vào biểu mẫu và triển khai thực hiện.
• Các biện pháp thực hiện cần được mô tả chi tiết, khả thi và phù hợp với nguồn lực hiện có của phòng ban.
• Thời hạn hoàn thành phải được xác định rõ ràng, tránh chung chung như "sớm nhất có thể" hoặc "khi có điều kiện".
• Kết quả thực hiện cần được cập nhật thường xuyên vào cột Ghi chú để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá cuối năm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục tiêu chất lượng và biện pháp thực hiện: nhiều người viết biện pháp vào cột mục tiêu hoặc ngược lại, dẫn đến sai cấu trúc biểu mẫu.
• Bỏ sót chữ ký của Trưởng phòng ở cuối phần Mục tiêu chất lượng, làm biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong hệ thống ISO.
• Ghi thời hạn hoàn thành không cụ thể, ví dụ chỉ ghi "trong năm" thay vì "Quý I/2012" hoặc "Hàng tháng", gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ.
• Không cập nhật kết quả thực hiện vào cột Ghi chú, dẫn đến thiếu thông tin khi báo cáo lãnh đạo hoặc khi kiểm tra ISO.
• Viết tắt tên phòng ban không đúng quy định, ví dụ viết "P.QLM" thay vì "Phòng QLM, CG, AT" như trong biểu mẫu mẫu.