Hướng dẫn đặt hàng và điều phối hàng cho nhân viên bán hàng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu này được thiết kế để hướng dẫn nhân viên bán hàng (Sales) và quản lý cửa hàng quy trình đặt hàng, điều phối hàng hóa và sử dụng bảng kê đặt hàng một cách chuẩn xác. Mục tiêu là đảm bảo hàng tồn kho luôn được kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc thiếu hụt mặt hàng đang bán chạy. Biểu mẫu giúp nhân viên nắm rõ trách nhiệm của từng vị trí trong quy trình, từ việc ghi nhận nhu cầu đặt hàng ngay khi bán hết đến việc điều phối hàng giữa các cửa hàng khi cần gấp. Đây là công cụ quan trọng để vận hành bán hàng liên tục, không bị gián đoạn do thiếu hàng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này dành cho hai đối tượng chính: nhân viên bán hàng (Sales) và quản lý cửa hàng. Nhân viên Sales có trách nhiệm điền bảng kê đặt hàng ngay khi phát hiện mặt hàng nào đó đã bán hết trong shop, không được chờ đến cuối giờ. Quản lý cửa hàng sẽ thực hiện công việc điều phối hàng, tức là liên lạc với các địa điểm khác để lấy hàng về khi kho đã hết hoặc ngoài giờ hành chính. Thời điểm điền bảng kê là liên tục trong ngày, ngay sau khi bán xong một mặt hàng vừa hết, và cuối buổi sẽ tổng kết lại một lần nữa để bổ sung các mã thiếu. Bảng kê sau đó được nộp lại vào ngày hôm sau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ghi tên shop vào ô tương ứng: Trên bảng kê đặt hàng, bạn cần ghi rõ tên cửa hàng của mình vào ô dành riêng cho thông tin shop. Điều này giúp phân biệt đơn hàng giữa các cửa hàng khác nhau khi tổng hợp.
2. Ghi mã hàng và tên hàng cần đặt thêm: Ở các ô tương ứng, bạn ghi mã số sản phẩm và tên đầy đủ của mặt hàng đã hết hoặc sắp hết. Ví dụ: mã áo thun A123, tên "Áo thun cotton trắng".
3. Dự trù số lượng và ghi vào ô số lượng: Bạn cần ước tính số lượng cần đặt thêm dựa trên tốc độ bán và nhu cầu khách hàng. Ghi con số cụ thể vào ô số lượng, ví dụ "10" nếu bạn cần nhập thêm 10 cái.
4. Ghi màu sắc, kích cỡ vào ô ghi chú: Trong ô ghi chú, bạn ghi chi tiết về màu sắc và size của mặt hàng cần đặt. Ví dụ: "màu đen, size M" hoặc "màu xanh, size L". Điều này giúp kho đặt đúng chủng loại.
5. Đánh dấu vào sổ bán lẻ khi nhận hàng từ địa điểm khác: Nếu quản lý điều phối hàng từ cửa hàng khác về, bạn cần đánh dấu vào sổ bán lẻ để ghi nhận việc nhập hàng, sau đó sẽ nhận phiếu nhập sau. Không được bỏ qua bước này.
6. Ký tên cuối buổi sau khi tổng kết: Cuối ngày, bạn tổng kết lại bảng kê, bổ sung các mã thiếu nếu có, sau đó ký tên xác nhận. Bảng kê này sẽ được nộp lại vào ngày hôm sau cho bộ phận liên quan.

Lưu ý quan trọng

• Nhân viên Sales phải nhớ tất cả hàng tồn trong shop về số lượng, màu sắc, kích cỡ để chủ động đặt hàng kịp thời.
• Khi bán hết mặt hàng nào, phải ghi đặt hàng ngay, không được chần chừ hoặc đợi đến cuối giờ.
• Trong trường hợp gấp, nếu mặt hàng hết vào buổi sáng nhưng có khả năng bán nhiều trong ngày, phải gọi điện thoại đặt hàng ngay để kịp bán tiếp.
• Bảng kê đặt hàng luôn được đính kèm sau sổ bán lẻ, vì vậy hãy kiểm tra thường xuyên để không bỏ sót mặt hàng cần đặt.
• Nếu phát hiện mặt hàng thiếu trong shop mà không có trong bảng kê, sẽ bị xem là vi phạm nội quy công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên thường quên ghi mặt hàng đã hết vào bảng kê ngay sau khi bán, dẫn đến việc đặt hàng chậm trễ và mất cơ hội bán thêm trong ngày.
• Không ghi đầy đủ thông tin về màu sắc và kích cỡ trong ô ghi chú, khiến kho đặt sai chủng loại, gây lãng phí thời gian và chi phí vận chuyển.
• Khi nhận hàng từ địa điểm khác, nhân viên thường quên đánh dấu vào sổ bán lẻ, dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho và khó khăn trong việc đối soát cuối ngày.
• Một số nhân viên chỉ tổng kết bảng kê vào cuối buổi mà không ghi nhận ngay trong ngày, dẫn đến thiếu sót nhiều mặt hàng và vi phạm nội quy.
• Quản lý đôi khi không liên lạc kịp thời với các địa điểm khác khi kho hết hàng, khiến khách hàng phải chờ lâu hoặc chuyển sang cửa hàng khác, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm.