Hướng dẫn điền Sổ giao nhận vật tư BM12/QT07 chi tiết

Mục đích sử dụng

Sổ giao nhận vật tư (BM12/QT07) là biểu mẫu quan trọng trong quy trình quản lý mua hàng và nhà cung cấp theo danh mục QT07. Mục đích chính của sổ này là ghi chép chi tiết toàn bộ quá trình xuất giao vật tư từ kho cho thầu phụ hoặc đơn vị thi công, đồng thời theo dõi số lượng vật tư đã xuất theo từng ngày, đối chiếu với hạn mức được duyệt. Sổ giúp kiểm soát chặt chẽ lượng vật tư xuất ra, tránh thất thoát, sai lệch và tạo cơ sở dữ liệu để đối chiếu công nợ, quyết toán với thầu phụ sau này. Đây là công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ công trình, dự án nào có sử dụng vật tư từ kho của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do thủ kho hoặc nhân viên kho chịu trách nhiệm ghi chép trực tiếp. Thời điểm điền là ngay tại thời điểm xuất vật tư cho thầu phụ, không được ghi sau hay ghi nhớ rồi điền lại. Mỗi lần xuất vật tư, dù số lượng ít hay nhiều, đều phải ghi ngay vào sổ để đảm bảo tính chính xác và liên tục của số liệu. Người nhận vật tư (đại diện thầu phụ) cũng phải ký tên xác nhận vào cột tương ứng sau khi kiểm đếm thực tế. Việc này giúp minh bạch trách nhiệm giữa bên giao và bên nhận, tránh tranh chấp về số lượng sau này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên Thầu phụ: Ghi rõ ràng, đầy đủ tên của nhà thầu phụ hoặc đơn vị thi công được nhận vật tư. Ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng ABC. Không viết tắt hoặc ghi chung chung như "thầu phụ A".
2. Tên vật tư: Ghi chính xác tên của loại vật tư được xuất, đúng với tên trên chứng từ nhập kho hoặc hợp đồng. Ví dụ: Xi măng PCB40, Thép phi 12, Gạch ống 4 lỗ... Không ghi tên thông dụng hoặc tên gọi khác.
3. Đvt (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư, thống nhất với đơn vị tính trong hệ thống quản lý kho. Ví dụ: kg, tấn, bao, cây, viên, m3... Nếu vật tư tính theo bao thì ghi "bao", không ghi "kg".
4. Hạn mức: Ghi tổng số lượng vật tư tối đa được phép xuất cho thầu phụ đó theo hợp đồng hoặc quyết định cấp phát. Đây là căn cứ để kiểm soát không xuất vượt quá định mức cho phép.
5. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực tế xuất vật tư. Định dạng thống nhất: DD/MM/YYYY. Mỗi lần xuất ghi một dòng riêng, không gộp nhiều ngày vào một dòng.
6. Số lượng xuất: Ghi số lượng thực tế đã xuất cho thầu phụ trong ngày hôm đó. Số liệu phải khớp với phiếu xuất kho tương ứng. Kiểm tra kỹ trước khi ghi, tránh nhầm lẫn.
7. Số lượng cộng dồn: Ghi tổng số lượng đã xuất lũy kế từ đầu kỳ đến ngày hiện tại. Công thức: Số lượng cộng dồn hôm nay = Số lượng cộng dồn hôm qua + Số lượng xuất hôm nay. Mục này giúp biết ngay đã xuất được bao nhiêu so với hạn mức.
8. Ký tên: Cột này dành cho chữ ký của người nhận vật tư (đại diện thầu phụ) và thủ kho (người giao). Mỗi lần xuất, cả hai bên đều phải ký xác nhận. Chữ ký phải rõ ràng, có ghi rõ họ tên bên cạnh nếu có thể.
9. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung nếu cần, ví dụ: lý do xuất, số phiếu xuất kho kèm theo, tình trạng vật tư khi giao nhận (còn nguyên vẹn, bị hư hỏng...), hoặc các thỏa thuận đặc biệt khác.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi chép ngay tại thời điểm giao nhận, không được ghi sau hoặc ghi từ trí nhớ. Điều này đảm bảo số liệu chính xác tuyệt đối.
• Không tẩy xóa, sửa chữa trên sổ. Nếu ghi sai, gạch ngang một đường lên phần sai, ghi lại số đúng bên cạnh và ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa. Tuyệt đối không dùng bút xóa hoặc tẩy.
• Mỗi loại vật tư nên ghi riêng một trang hoặc một phần trong sổ để dễ theo dõi và đối chiếu. Không ghi lẫn lộn nhiều loại vật tư trên cùng một trang.
• Định kỳ (cuối tuần, cuối tháng) thủ kho phải đối chiếu số liệu trên sổ với phiếu xuất kho thực tế và với bộ phận kế toán để đảm bảo khớp đúng.
• Sổ giao nhận vật tư là tài liệu kế toán quan trọng, phải được bảo quản cẩn thận, tránh mất mát, hư hỏng. Khi kết thúc dự án hoặc hết sổ, phải nộp lại cho phòng kế toán lưu trữ.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin cột "Hạn mức" dẫn đến không kiểm soát được lượng xuất, dễ xuất vượt quá định mức cho phép.
• Tính sai số lượng cộng dồn do cộng nhầm hoặc bỏ sót ngày xuất, gây sai lệch số liệu tồn kho và đối chiếu với thầu phụ.
• Không yêu cầu thầu phụ ký xác nhận ngay sau khi nhận vật tư, sau đó quên hoặc không thể xin lại chữ ký, dẫn đến tranh chấp về số lượng.
• Ghi tên vật tư, đơn vị tính không thống nhất với hệ thống quản lý kho, gây khó khăn khi tổng hợp số liệu và báo cáo.
• Để nhiều loại vật tư khác nhau trên cùng một trang sổ, gây rối và khó theo dõi riêng từng loại.
• Sử dụng bút chì hoặc bút mực dễ phai để ghi sổ, làm mờ chữ sau một thời gian, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của sổ.