Hướng dẫn điền Sổ theo dõi nhà cung cấp BM04-QT07 chi tiết

Mục đích sử dụng

Sổ theo dõi nhà cung cấp (BM04-QT07) là công cụ quản lý quan trọng trong quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp theo tiêu chuẩn QT07. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi và đánh giá toàn diện hiệu quả làm việc của từng nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí về số lượng, chất lượng hàng hóa và khả năng khắc phục sự cố. Nhờ có sổ theo dõi này, bộ phận mua hàng có thể dễ dàng so sánh, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đồng thời có cơ sở để đưa ra quyết định gia hạn hợp đồng hay tìm kiếm đối tác mới.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách mua hàng hoặc người được phân công theo dõi nhà cung cấp trực tiếp điền. Thời điểm điền là ngay sau khi mỗi đơn hàng hoặc hợp đồng được hoàn thành, hoặc định kỳ theo yêu cầu của quản lý. Người phụ trách cần cập nhật thông tin kịp thời để đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng thực tế giao dịch, giúp việc đánh giá nhà cung cấp được chính xác và khách quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của lần theo dõi, thường được đánh số liên tục theo thời gian hoặc theo mã nhà cung cấp.
2. Tên nhà cung cấp: Ghi đầy đủ tên công ty, tổ chức cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Viết chính xác theo tên trên hợp đồng hoặc hóa đơn.
3. Người phụ trách theo dõi: Ghi họ tên của nhân viên được giao nhiệm vụ theo dõi và đánh giá nhà cung cấp này.
4. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực hiện giao dịch hoặc ngày lập biên bản theo dõi, theo định dạng ngày/tháng/năm.
5. Tên hàng hóa cung cấp: Mô tả cụ thể tên sản phẩm, hàng hóa mà nhà cung cấp đã giao trong đợt này.
6. Đơn đặt hàng số/Hợp đồng số: Ghi mã số của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng tương ứng với lô hàng được theo dõi.
7. Thời hạn cung cấp: Ghi ngày giao hàng dự kiến hoặc thời gian cam kết trong hợp đồng.
8. Số lượng: Đánh dấu vào ô "Đạt" nếu số lượng hàng giao đúng như đơn hàng, hoặc "Không đạt" nếu thiếu hoặc thừa so với yêu cầu.
9. Chất lượng: Đánh dấu vào ô "Đạt" nếu hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận, hoặc "Không đạt" nếu có lỗi, hư hỏng hoặc không đúng quy cách.
10. Khắc phục: Đánh dấu vào ô "Đạt" nếu nhà cung cấp đã khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh (giao thiếu, hàng lỗi...), hoặc "Không đạt" nếu chậm trễ hoặc không khắc phục.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi lần giao dịch hoặc mỗi đơn hàng cần được ghi riêng một dòng để dễ dàng đối chiếu và đánh giá.
• Chỉ đánh dấu vào một trong hai ô "Đạt" hoặc "Không đạt" cho mỗi tiêu chí, không được bỏ trống hoặc đánh dấu cả hai.
• Thông tin về tên nhà cung cấp và người phụ trách phải được ghi rõ ràng, không viết tắt tùy tiện.
• Sổ này cần được lưu trữ cẩn thận, có thể dùng làm căn cứ để xếp loại nhà cung cấp cuối kỳ.
• Khi phát hiện nhà cung cấp liên tục bị đánh giá "Không đạt" ở nhiều tiêu chí, cần báo cáo cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu số đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Đánh dấu cả hai ô "Đạt" và "Không đạt" cho cùng một tiêu chí, gây nhầm lẫn dữ liệu.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày không chính xác, làm mất tính thời gian của dữ liệu theo dõi.
• Bỏ sót dòng dữ liệu khi có nhiều đơn hàng từ cùng một nhà cung cấp trong tháng.
• Viết tên nhà cung cấp không thống nhất giữa các lần theo dõi, gây khó khăn khi tổng hợp.