Mục đích sử dụng

Thẻ kho BM08-QT07 là biểu mẫu quan trọng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Mục đích chính của thẻ kho là theo dõi chi tiết số lượng nhập, xuất và tồn kho của từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu theo thời gian thực. Thẻ kho giúp kế toán và thủ kho nắm bắt chính xác tình hình biến động hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định mua hàng, sản xuất kịp thời. Đồng thời, đây là căn cứ để đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài sản.

Ai điền và khi nào

Thẻ kho do thủ kho hoặc nhân viên quản lý kho trực tiếp điền và cập nhật. Thời điểm điền thẻ là ngay sau khi có nghiệp vụ nhập kho hoặc xuất kho phát sinh, không được để quá cuối ngày làm việc. Đối với mỗi loại hàng hóa riêng biệt, cần mở một thẻ kho riêng để tiện theo dõi. Thẻ kho được lưu tại kho và phải được kế toán kho kiểm tra, ký xác nhận định kỳ theo quy định của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của thẻ kho theo quy tắc đánh số của công ty, thường là số liên tiếp theo năm hoặc theo mã hàng. Ví dụ: TK-001/2025.
2. Năm 20……..: Điền năm hiện tại mà thẻ kho được sử dụng, ví dụ 2025. Đây là năm tài chính để theo dõi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh.
3. Tên hàng: Ghi đầy đủ tên của hàng hóa, nguyên vật liệu cần quản lý. Tên hàng phải khớp với tên trên hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để tránh nhầm lẫn.
4. Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của hàng hóa như kg, cái, thùng, mét, lít… Đơn vị tính phải thống nhất xuyên suốt trong toàn bộ quá trình nhập xuất.
5. Qui cách, phẩm chất: Mô tả ngắn gọn quy cách, kích thước, màu sắc, chất liệu hoặc phẩm chất của hàng hóa. Ví dụ: thép phi 10, gạch ốp lát 40x40 loại 1.
6. STT: Đánh số thứ tự cho từng dòng ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất.
7. Chứng từ - Số: Ghi số của chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng. Ví dụ: PN01/2025, XK05/2025.
8. Chứng từ - Ngày: Ghi ngày tháng năm trên chứng từ gốc, theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 15/03/2025.
9. Diễn giải: Mô tả ngắn gọn nội dung nghiệp vụ, ví dụ: "Nhập kho mua từ NCC A", "Xuất kho cho sản xuất đơn hàng 123".
10. Nhập: Ghi số lượng hàng hóa nhập kho trong nghiệp vụ đó, chỉ ghi số, không ghi đơn vị.
11. Xuất: Ghi số lượng hàng hóa xuất kho trong nghiệp vụ đó, chỉ ghi số, không ghi đơn vị.
12. Tồn: Tính và ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc xuất. Công thức: Tồn cuối = Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất. Số tồn phải luôn dương hoặc bằng 0.
13. Vị trí kho: Ghi mã hoặc tên vị trí lưu trữ hàng hóa trong kho, ví dụ: Kệ A1, Lô 2, Khu vực nguyên liệu. Giúp dễ dàng tìm kiếm và kiểm kê.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi loại hàng hóa phải có một thẻ kho riêng, không gộp chung nhiều loại hàng vào một thẻ.
• Không được tẩy xóa số liệu trên thẻ kho. Nếu ghi sai, gạch ngang dòng sai và ghi lại dòng mới, có chữ ký xác nhận của thủ kho bên cạnh.
• Phải cập nhật thẻ kho ngay sau khi nhập hoặc xuất hàng, không để dồn cuối tháng hoặc cuối quý.
• Số tồn trên thẻ kho phải khớp với số lượng hàng thực tế tại kho. Định kỳ phải kiểm kê đối chiếu.
• Thẻ kho sau khi hoàn thành phải được kế toán kho hoặc kế toán trưởng ký duyệt theo quy định của công ty.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên hàng hoặc đơn vị tính không thống nhất giữa các lần nhập xuất, dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho.
• Không ghi số chứng từ hoặc ghi thiếu ngày tháng, gây khó khăn khi đối chiếu với hóa đơn, phiếu nhập xuất.
• Tính sai số tồn do cộng nhầm hoặc bỏ sót một nghiệp vụ nhập hoặc xuất.
• Bỏ trống mục vị trí kho, khiến việc tìm kiếm hàng hóa mất thời gian và dễ thất lạc.
• Dùng bút chì hoặc bút mực dễ phai để ghi thẻ, làm mờ số liệu sau một thời gian lưu trữ.
• Không ký xác nhận sau mỗi lần điều chỉnh số liệu, dẫn đến tranh chấp trách nhiệm khi có sai sót.