Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra vật tư BM07-QT07 là tài liệu chính thức được sử dụng trong quy trình quản lý mua hàng và nhà cung cấp. Mục đích của biên bản này là ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách của lô vật tư, hàng hóa khi được giao đến kho của công ty. Biên bản này làm căn cứ để quyết định việc cho nhập kho, yêu cầu xử lý hoặc từ chối lô hàng không đạt yêu cầu. Đồng thời, đây là cơ sở pháp lý để đối chiếu với nhà cung cấp khi có sai lệch hoặc khiếu nại về chất lượng hàng hóa.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do Nhân viên vật tư chủ trì lập, phối hợp với Nhân viên kỹ thuật và Thủ kho. Thời điểm lập biên bản là ngay khi lô hàng được giao đến kho, trước khi tiến hành nhập kho chính thức. Nhân viên vật tư có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chủng loại và đối chiếu chứng từ. Nhân viên kỹ thuật thực hiện kiểm tra chất lượng, đo lường các chỉ tiêu kỹ thuật. Thủ kho xác nhận tình trạng thực tế của hàng hóa và quyết định phương án xử lý. Cả ba bên cùng ký tên và ghi rõ ngày tháng năm để hoàn tất biên bản.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của phòng Vật tư hoặc phòng Hành chính. Ví dụ: BBKT/2024/001. Để trống nếu chưa có quy định cụ thể.
2. Nhà cung cấp: Ghi đầy đủ tên công ty, địa chỉ của nhà cung cấp. Đánh dấu vào ô thích hợp: "Nội địa" nếu nhà cung cấp trong nước, "Nhập khẩu" nếu là hàng nhập từ nước ngoài.
3. Chứng từ đính kèm: Ghi số và tên các chứng từ đi kèm lô hàng như: hóa đơn (1), phiếu đóng gói (2), chứng nhận chất lượng (3), vận đơn (4), giấy chứng nhận xuất xứ (5)... Mỗi chứng từ cách nhau bằng dấu phẩy hoặc xuống dòng.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng mặt hàng trong lô hàng.
5. Tên hàng và quy cách: Ghi chính xác tên sản phẩm, quy cách kỹ thuật, kích thước, chủng loại theo đúng hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán.
6. Mã hàng: Ghi mã số sản phẩm do công ty hoặc nhà cung cấp quy định. Nếu không có mã, ghi "N/A".
7. ĐVT: Ghi đơn vị tính như: cái, chiếc, kg, mét, lít, hộp, thùng...
8. Số lượng: Ghi số lượng thực tế kiểm đếm được, không phải số lượng trên chứng từ.
9. Kết quả kiểm tra chất lượng: Gồm các cột: Chỉ tiêu kiểm tra (ví dụ: độ dày, màu sắc, độ bền...), Tiêu chuẩn (ghi thông số yêu cầu), Số liệu thực tế (ghi kết quả đo được), Kết luận (Đạt/Không đạt). Mỗi mặt hàng có thể có nhiều chỉ tiêu.
10. Kiến nghị cho lô hàng: Đánh dấu vào ô "Cho nhập kho chờ xử lý" nếu hàng đạt yêu cầu hoặc có sai sót nhỏ có thể khắc phục. Đánh dấu vào ô "Không đạt các yêu cầu nhập kho" và ghi rõ các điểm không phù hợp vào dòng trống bên dưới.
11. Chữ ký: Nhân viên vật tư, Nhân viên kỹ thuật và Thủ kho ký tên và ghi rõ ngày tháng năm thực hiện kiểm tra.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại phòng Vật tư, 01 bản giao cho Thủ kho để làm căn cứ nhập kho.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên biên bản. Nếu có sai sót, phải lập biên bản mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Mọi thông tin về số lượng, chất lượng phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi vào biên bản. Nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra chất lượng.
• Đối với hàng nhập khẩu, cần kiểm tra thêm các chứng từ hải quan, chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ liên quan đến thuế.
• Thời gian lưu trữ biên bản tối thiểu là 5 năm theo quy định của công ty về quản lý chứng từ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số lượng thực tế và số lượng trên chứng từ: Nhiều nhân viên chỉ ghi lại số lượng trên hóa đơn mà không kiểm đếm thực tế, dẫn đến sai lệch tồn kho.
• Bỏ sót các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng: Chỉ kiểm tra một vài chỉ tiêu cơ bản mà bỏ qua các yêu cầu kỹ thuật quan trọng khác theo hợp đồng.
• Không ghi rõ ngày tháng năm hoặc ghi ngày không khớp với thời điểm kiểm tra thực tế, gây khó khăn cho việc truy xuất sau này.
• Đánh dấu kiến nghị xử lý không phù hợp: Ví dụ đánh dấu "Cho nhập kho" nhưng trong kết luận lại ghi "Không đạt", gây mâu thuẫn thông tin.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên (Nhân viên vật tư, Nhân viên kỹ thuật, Thủ kho) làm biên bản không có giá trị pháp lý.