Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT07 là đơn đặt hàng chính thức được sử dụng trong quy trình quản lý mua hàng và quản lý nhà cung cấp. Mục đích của biểu mẫu này là để doanh nghiệp gửi yêu cầu cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đến nhà cung cấp một cách rõ ràng, chi tiết và có tính pháp lý. Đơn đặt hàng giúp hai bên thống nhất về các điều khoản như số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm nhận hàng và phương thức thanh toán. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn này đảm bảo tính chuyên nghiệp và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng mua hàng hoặc bộ phận có thẩm quyền lập khi có nhu cầu mua sắm vật tư, thiết bị, nguyên liệu hoặc dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh. Đơn đặt hàng được lập sau khi đã có phê duyệt đề xuất mua hàng và thương lượng xong các điều khoản với nhà cung cấp. Người lập phiếu phải là người được phân công nhiệm vụ mua hàng và có đầy đủ thông tin về hàng hóa cần mua. Sau khi lập xong, đơn phải được trình lên Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của đơn đặt hàng theo quy tắc đánh số của công ty, thường là số tự động tăng dần hoặc theo mã hóa riêng để dễ dàng tra cứu và quản lý.
2. Kính gửi - Công ty: Ghi đầy đủ tên chính xác của nhà cung cấp, bao gồm cả loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Cổ phần...).
3. Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Mã số thuế: Điền thông tin liên hệ và mã số thuế của nhà cung cấp một cách chính xác, đối chiếu với giấy phép kinh doanh hoặc hóa đơn trước đó để tránh sai sót.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng mặt hàng trong đơn hàng.
5. Tên hàng/Qui cách: Ghi rõ ràng tên hàng hóa, quy cách, chủng loại, kích thước, màu sắc hoặc các thông số kỹ thuật cần thiết để nhà cung cấp hiểu đúng yêu cầu.
6. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của hàng hóa như cái, chiếc, kg, mét, thùng, bộ... phù hợp với từng loại sản phẩm.
7. Số lượng: Ghi số lượng hàng cần đặt, sử dụng số tự nhiên hoặc số thập phân tùy theo đơn vị tính.
8. Đơn giá: Ghi đơn giá đã thỏa thuận cho một đơn vị hàng hóa, lưu ý ghi rõ loại tiền tệ (VNĐ, USD...) và đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT.
9. Thành tiền: Tính bằng cách nhân Số lượng với Đơn giá, ghi kết quả vào cột này.
10. Ngày giao hàng: Ghi thời gian cụ thể hoặc khoảng thời gian dự kiến giao hàng, ví dụ "15/12/2024" hoặc "Trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký đơn".
11. Địa chỉ giao hàng: Ghi rõ địa chỉ cụ thể nơi nhà cung cấp sẽ giao hàng, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
12. Yêu cầu về chất lượng: Mô tả các tiêu chuẩn chất lượng, chứng từ kèm theo (CO, CQ), hạn sử dụng hoặc các yêu cầu đặc biệt khác.
13. Phương thức thanh toán: Ghi rõ hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), thời hạn thanh toán (30 ngày, 60 ngày...) và các điều kiện thanh toán khác.
14. Người liên hệ, Bộ phận, Điện thoại: Ghi thông tin của người đầu mối liên hệ bên phía công ty để nhà cung cấp dễ dàng trao đổi khi cần.
15. Người lập phiếu và Giám đốc: Người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm lập. Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt và ghi ngày tháng năm duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp trước khi điền, đặc biệt là mã số thuế để đảm bảo hợp lệ khi xuất hóa đơn.
• Đơn giá và thành tiền phải được tính toán chính xác, nên kiểm tra lại bằng máy tính hoặc phần mềm để tránh sai sót.
• Không để trống các trường bắt buộc như tên hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng và phương thức thanh toán.
• Đơn đặt hàng chỉ có hiệu lực sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và giám đốc hoặc người được ủy quyền.
• Lưu giữ bản gốc hoặc bản scan của đơn đặt hàng đã ký để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa đơn giá chưa thuế và đã bao gồm thuế, dẫn đến sai lệch về tổng giá trị đơn hàng và hóa đơn sau này.
• Ghi thiếu hoặc sai quy cách hàng hóa, khiến nhà cung cấp giao nhầm chủng loại, kích thước hoặc màu sắc không đúng yêu cầu.
• Không ghi rõ thời hạn giao hàng hoặc ghi chung chung, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và xử lý khi giao hàng trễ.
• Bỏ sót thông tin người liên hệ hoặc số điện thoại, làm chậm quá trình xác nhận đơn hàng giữa hai bên.
• Điền sai mã số thuế của nhà cung cấp, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ và gặp rắc rối khi kê khai thuế.