Hướng dẫn điền biểu mẫu danh sách lớp học BM09-QT05

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM09-QT05 Danh sách lớp học được thiết kế nhằm quản lý và theo dõi việc tham gia đào tạo, tập huấn của nhân viên trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về buổi học bao gồm nội dung, thời gian, địa điểm, giảng viên và danh sách học viên. Đồng thời, biểu mẫu còn là căn cứ để xác nhận việc nhận tài liệu và tham gia học tập của từng nhân sự, phục vụ cho công tác quản lý nhân sự và đánh giá hiệu quả đào tạo sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người phụ trách đào tạo hoặc người theo dõi lớp học (thường là nhân sự phòng Nhân sự hoặc bộ phận Đào tạo) chịu trách nhiệm lập và hoàn thiện. Thời điểm điền biểu mẫu là trước, trong và sau mỗi buổi đào tạo: phần thông tin chung về lớp học được điền trước khi buổi học diễn ra, phần danh sách học viên và ký nhận được hoàn thiện trong suốt quá trình diễn ra buổi học. Sau khi buổi học kết thúc, người theo dõi sẽ ký xác nhận và lưu trữ biểu mẫu vào hồ sơ đào tạo của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của biểu mẫu theo quy tắc đánh số của phòng ban, ví dụ: 001, 002. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống và sẽ được cấp sau.
2. Nội dung: Ghi rõ tên khóa học, chủ đề buổi đào tạo hoặc nội dung chính sẽ được giảng dạy. Ví dụ: "Đào tạo kỹ năng giao tiếp nội bộ" hoặc "Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM".
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm diễn ra buổi học theo định dạng DD/MM/YYYY. Nếu buổi học kéo dài nhiều ngày, ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ví dụ: 15/04/2025 - 17/04/2025.
4. Địa điểm: Ghi rõ phòng học, hội trường hoặc địa chỉ cụ thể nơi tổ chức lớp học. Ví dụ: "Phòng họp A, tầng 3, trụ sở chính" hoặc "Phòng đào tạo 101".
5. Người giảng dạy: Ghi họ tên đầy đủ của giảng viên hoặc người phụ trách đào tạo. Nếu có nhiều giảng viên, ghi tên tất cả và phân cách bằng dấu phẩy.
6. Thuộc đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc chi nhánh tổ chức buổi đào tạo. Ví dụ: "Phòng Nhân sự" hoặc "Chi nhánh Hà Nội".
7. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng học viên trong danh sách.
8. Họ và tên: Ghi họ tên đầy đủ của từng học viên tham gia lớp học, viết chữ in hoa có dấu để đảm bảo rõ ràng.
9. Phòng/Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận công tác của học viên tương ứng.
10. Ký nhận tài liệu: Học viên ký tên vào ô này sau khi đã nhận đủ tài liệu học tập được phát trong buổi đào tạo.
11. Ký nhận tham gia: Học viên ký tên xác nhận đã tham gia buổi học. Mỗi buổi học có thể yêu cầu ký riêng nếu lớp học kéo dài nhiều ngày.
12. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: học viên đến muộn, về sớm, lý do vắng mặt, hoặc các nhận xét khác trong quá trình học.
13. Người theo dõi: Người phụ trách lớp học ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn tất buổi đào tạo, xác nhận danh sách và thông tin trên biểu mẫu là chính xác.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền bằng bút mực, không sử dụng bút chì để đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ lâu dài.
• Không được tẩy xóa khi điền sai; nếu sai, gạch ngang một đường lên phần sai và ký xác nhận bên cạnh, sau đó ghi lại thông tin đúng.
• Mỗi học viên bắt buộc phải ký đầy đủ vào cả hai ô "Ký nhận tài liệu" và "Ký nhận tham gia" để hoàn tất thủ tục đào tạo.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện cần được lưu trữ tại phòng Nhân sự ít nhất 3 năm theo quy định về quản lý hồ sơ đào tạo.
• Đối với các lớp học trực tuyến, người theo dõi cần ghi rõ hình thức học (online) vào phần ghi chú và có thể thay thế chữ ký bằng xác nhận qua email nếu được phòng Nhân sự chấp thuận.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Ký nhận tài liệu" và "Ký nhận tham gia": nhiều học viên chỉ ký một ô hoặc ký nhầm vị trí, dẫn đến thiếu căn cứ xác nhận việc phát tài liệu.
• Không điền đầy đủ thông tin phần đầu biểu mẫu như nội dung, ngày, địa điểm, khiến biểu mẫu không xác định được buổi học cụ thể.
• Ghi sai tên học viên hoặc tên phòng ban, đặc biệt là các tên có dấu hoặc tên viết tắt không thống nhất, gây khó khăn cho việc tra cứu sau này.
• Bỏ sót mục "Người theo dõi" ở cuối biểu mẫu, làm mất tính xác thực của toàn bộ danh sách lớp học.
• Sử dụng bút chì hoặc bút mực dễ phai màu để điền, dẫn đến thông tin bị mờ hoặc mất sau thời gian lưu trữ.