Hướng dẫn điền kế hoạch đào tạo nhân sự BM05-QT05

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM05-QT05 Kế hoạch đào tạo được thiết kế để giúp các phòng, ban, bộ phận trong công ty lập kế hoạch đào tạo nhân sự một cách bài bản và có hệ thống. Mẫu này giúp xác định rõ nhu cầu đào tạo của từng nhân viên, từ đó đề xuất hình thức đào tạo phù hợp như đào tạo nội bộ do công ty tổ chức hoặc tự đào tạo. Đây là công cụ quan trọng để quản lý và phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo mỗi nhân viên đều được trang bị đầy đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết cho công việc hiện tại cũng như định hướng phát triển trong tương lai.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm lập và điền. Thời điểm lập kế hoạch thường diễn ra vào đầu năm tài chính hoặc đầu quý, khi các phòng ban tiến hành rà soát nhu cầu đào tạo của nhân viên. Ngoài ra, biểu mẫu cũng có thể được lập khi có sự thay đổi về nhân sự, yêu cầu công việc mới hoặc khi công ty triển khai các dự án đặc thù cần đào tạo bổ sung. Sau khi hoàn thành, kế hoạch sẽ được trình lên Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự và Ban Giám đốc để phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự của kế hoạch đào tạo theo quy định đánh số của phòng ban hoặc công ty. Nếu chưa có quy định cụ thể, có thể để trống và sẽ được cấp số sau khi phê duyệt.
2. Phòng/Bộ phận: Ghi rõ tên phòng, ban hoặc bộ phận lập kế hoạch đào tạo. Ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận Sản xuất.
3. STT (1): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên có trong danh sách đào tạo. Số thứ tự này giúp dễ dàng theo dõi và quản lý.
4. Họ và tên (2): Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên cần đào tạo. Viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường theo đúng giấy tờ nhân sự để đảm bảo tính chính xác.
5. Mã số (3): Điền mã số nhân viên được cấp khi vào làm việc tại công ty. Mã số này thường được lưu trong hệ thống nhân sự và trên thẻ nhân viên.
6. Chức danh công tác hiện nay (4): Ghi rõ chức danh, vị trí công việc hiện tại của nhân viên. Ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Kỹ sư thiết kế, Trưởng nhóm sản xuất.
7. Nghiệp vụ yêu cầu đào tạo (5): Mô tả cụ thể nghiệp vụ, kỹ năng hoặc kiến thức mà nhân viên cần được đào tạo. Ví dụ: Kỹ năng đàm phán hợp đồng, Sử dụng phần mềm SAP, Kỹ thuật hàn TIG.
8. Hình thức đào tạo: Đánh dấu chọn một trong hai hình thức: Công ty đào tạo (6.1) nếu khóa học do công ty tổ chức và chi trả chi phí, hoặc Tự đào tạo (6.2) nếu nhân viên tự học, tự nghiên cứu hoặc tham gia khóa học bên ngoài do cá nhân chi trả.
9. Ghi chú (7): Ghi thêm các thông tin cần lưu ý như thời gian dự kiến đào tạo, địa điểm, chi phí ước tính, hoặc lý do đặc biệt của việc đào tạo.
10. Ngày tháng và chữ ký: Phần cuối biểu mẫu dành cho chữ ký và ngày tháng của ba bên: Trưởng phòng/Bộ phận (người lập), Trưởng phòng HC-NS (người kiểm tra) và Ban Giám đốc (người phê duyệt). Mỗi bên ký và ghi ngày tháng tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu có sai sót, cần làm lại biểu mẫu mới để đảm bảo tính chuyên nghiệp và chính xác.
• Thông tin về nhân viên và nghiệp vụ đào tạo phải được xác nhận với nhân viên trước khi đưa vào kế hoạch để tránh hiểu lầm hoặc đào tạo không đúng nhu cầu.
• Hình thức đào tạo cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên ngân sách của công ty và mức độ ưu tiên của từng nghiệp vụ. Đào tạo do công ty tổ chức thường áp dụng cho các kỹ năng cốt lõi, trong khi tự đào tạo phù hợp với các kỹ năng bổ trợ.
• Kế hoạch đào tạo sau khi được phê duyệt cần được lưu trữ và theo dõi tiến độ thực hiện. Các thay đổi về kế hoạch phải được cập nhật và phê duyệt lại theo quy trình.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa hai cột "Công ty đào tạo" và "Tự đào tạo": Nhiều người điền đánh dấu vào cả hai cột hoặc không đánh dấu cột nào, gây khó khăn cho việc xác định hình thức đào tạo. Chỉ được chọn một trong hai.
• Bỏ sót thông tin ở cột "Nghiệp vụ yêu cầu đào tạo": Một số trường hợp chỉ ghi chung chung như "đào tạo kỹ năng mềm" mà không nêu rõ nghiệp vụ cụ thể, dẫn đến khó xây dựng chương trình đào tạo phù hợp.
• Không ghi mã số nhân viên hoặc ghi sai mã số: Điều này gây nhầm lẫn khi đối chiếu với dữ liệu nhân sự, đặc biệt khi công ty có nhiều nhân viên trùng tên.
• Thiếu chữ ký hoặc ngày tháng ở phần phê duyệt: Biểu mẫu chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của ba bên theo đúng quy trình. Nhiều trường hợp chỉ có chữ ký của trưởng phòng mà thiếu chữ ký của phòng HC-NS và Ban Giám đốc.