Mục đích sử dụng
Phiếu theo dõi đào tạo (mã BM04/QT05) là công cụ quản lý nhân sự quan trọng, giúp ghi nhận toàn bộ quá trình đào tạo của từng nhân viên trong công ty. Biểu mẫu này được thiết kế để lưu trữ hai loại thông tin chính: thứ nhất là quá trình đào tạo trong thời gian học việc và thử việc (Phần I), thứ hai là toàn bộ các khóa đào tạo cá nhân mà nhân viên đã tham gia trong suốt quá trình làm việc (Phần II). Nhờ có phiếu này, bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ học tập, đánh giá năng lực phát triển của nhân viên, đồng thời làm căn cứ để xét duyệt thử việc, bổ nhiệm hay đề bạt sau này.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do người quản lý trực tiếp hoặc nhân viên phụ trách đào tạo của phòng Nhân sự chịu trách nhiệm điền. Đối với Phần I (đào tạo trong quá trình học việc và thử việc), phiếu được ghi nhận ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc của nhân viên mới, dựa trên sự theo dõi hàng ngày của người hướng dẫn. Đối với Phần II (hồ sơ đào tạo cá nhân), phiếu được cập nhật mỗi khi nhân viên hoàn thành một khóa đào tạo, dù là đào tạo nội bộ hay bên ngoài. Nhân viên cũng có thể tự cung cấp thông tin về các chứng chỉ, văn bằng mới đạt được để người quản lý cập nhật vào phiếu.
Hướng dẫn điền từng mục
- Thông tin cá nhân (đầu phiếu): Ghi đầy đủ họ và tên nhân viên, chức vụ hiện tại, phòng/bộ phận làm việc và ngày vào công ty. Các thông tin này phải khớp với hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự chính thức.
- Phần I – Công ty đào tạo trong quá trình học việc và thử việc: Mục này chỉ dành cho nhân viên mới. Ở cột "Nội dung đào tạo", ghi rõ từng kỹ năng hoặc quy trình được hướng dẫn. Cột "Người đào tạo" ghi tên người hướng dẫn trực tiếp. Các cột ngày trong tháng (từ 1 đến 31) dùng để đánh dấu (ví dụ: gạch chéo hoặc ghi "x") vào những ngày nhân viên thực hiện nội dung đào tạo tương ứng. Cột "Ghi chú" dùng để ghi nhận xét hoặc kết quả đạt được.
- Phần II – Hồ sơ đào tạo cá nhân: Ghi lại tất cả các khóa đào tạo mà nhân viên đã tham gia. Cột "Nội dung đào tạo" mô tả tên khóa học hoặc chủ đề. Cột "Nơi đào tạo" ghi tên cơ sở đào tạo hoặc phòng ban tổ chức. Cột "Thời gian đào tạo" chia làm hai cột nhỏ: "Từ" và "Đến" để ghi ngày bắt đầu và kết thúc. Cột "Hình thức đào tạo" có hai ô nhỏ: "Lý thuyết" và "Thực hành" – đánh dấu vào ô tương ứng. Cột "Văn bằng, chứng chỉ" và "Số văn bằng chứng chỉ" chỉ điền nếu có, ghi rõ tên và số hiệu. Cột "Ghi chú" dùng để ghi thêm thông tin như kết quả, xếp loại hoặc ghi chú đặc biệt.
- Chữ ký cuối phiếu: Nhân viên ký tên và ghi ngày ở dòng "Họ tên nhân viên". Người quản lý trực tiếp ký tên và ghi ngày ở dòng tương ứng. Đây là bước xác nhận tính chính xác của toàn bộ thông tin trong phiếu.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu phải được điền bằng bút mực, không dùng bút chì, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai phải gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
- Đối với Phần I, chỉ ghi những nội dung đào tạo thuộc chương trình học việc và thử việc chính thức, không ghi các công việc hành ngày thông thường.
- Đối với Phần II, mỗi khóa đào tạo chỉ ghi một dòng. Nếu có nhiều khóa, sử dụng nhiều dòng STT khác nhau. Không gộp chung nhiều khóa vào một dòng.
- Các cột ngày trong tháng ở Phần I phải được đánh dấu chính xác theo ngày thực tế diễn ra hoạt động đào tạo, không đánh dấu trước hoặc sau khi chưa thực hiện.
- Phiếu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ trong hồ sơ nhân viên tại phòng Nhân sự, thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định của công ty.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa Phần I và Phần II: nhiều người ghi nhầm các khóa đào tạo ngắn hạn vào Phần I (dành cho thử việc) hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: Phần I chỉ dành cho giai đoạn học việc và thử việc ban đầu.
- Bỏ sót cột "Người đào tạo" ở Phần I: đây là thông tin quan trọng để xác định trách nhiệm hướng dẫn, thường bị bỏ trống do chủ quan.
- Ghi thiếu hoặc sai số văn bằng chứng chỉ ở Phần II: khi nhân viên có chứng chỉ nhưng không ghi số hiệu, sau này khó đối chiếu khi cần kiểm tra.
- Đánh dấu ngày không chính xác: ở Phần I, nhiều người đánh dấu tất cả các ngày trong tháng mà không phân biệt ngày thực tế có đào tạo hay không, dẫn đến sai lệch số liệu.
- Thiếu chữ ký xác nhận: cuối phiếu thường thiếu chữ ký của nhân viên hoặc người quản lý, làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.
