Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự BM01/QT05

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu tuyển dụng (BM01/QT05) là biểu mẫu chính thức trong hệ thống quản lý nhân sự, được sử dụng để đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới hoặc thay thế tại các phòng ban. Biểu mẫu này giúp chuẩn hóa thông tin yêu cầu, đảm bảo Phòng Nhân sự và Ban Giám đốc có đầy đủ cơ sở để xem xét, phê duyệt. Việc điền đúng và đầy đủ phiếu sẽ giúp quy trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian cho tất cả các bên liên quan.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng bộ phận hoặc người có thẩm quyền tại phòng/ban có nhu cầu tuyển dụng chịu trách nhiệm điền và ký đề nghị. Thời điểm điền phiếu là khi phòng/ban phát sinh nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới do mở rộng quy mô, thay thế nhân viên nghỉ việc, hoặc cần bổ sung nhân lực cho các dự án đặc thù. Sau khi điền, phiếu sẽ được chuyển đến Phòng Nhân sự để thẩm định, sau đó trình lên Ban Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành các bước tuyển dụng tiếp theo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Để trống, do Phòng Nhân sự hoặc bộ phận văn thư đánh số theo quy định quản lý văn bản của công ty.
2. Phòng/Bộ phận yêu cầu: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận đang có nhu cầu tuyển dụng, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Bộ phận Sản xuất.
3. Lý do tuyển dụng: Mô tả ngắn gọn lý do tại sao cần tuyển người, ví dụ: bổ sung nhân sự cho dự án mới, thay thế nhân viên nghỉ việc, mở rộng quy mô hoạt động.
4. Chức danh cần tuyển: Ghi chính xác tên vị trí công việc cần tuyển, ví dụ: Nhân viên Kế toán, Chuyên viên Marketing, Kỹ sư Cầu đường.
5. Số hiệu MTCV: Nhập mã số mô tả công việc (MTCV) tương ứng với chức danh, theo danh mục mã số do Phòng Nhân sự ban hành.
6. Số lượng: Ghi rõ số lượng nhân sự cần tuyển cho từng chức danh, bằng số cụ thể (ví dụ: 01, 02).
7. Yêu cầu (Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, trình độ nghề, tuổi, giới tính, sức khỏe): Điền đầy đủ các tiêu chí bắt buộc đối với ứng viên. Ví dụ: Trình độ văn hóa: 12/12; Trình độ chuyên môn: Đại học Kế toán; Ngoại ngữ: Tiếng Anh B1; Tin học: Word, Excel cơ bản; Tuổi: 25-35; Giới tính: Không yêu cầu; Sức khỏe: Tốt.
8. Ghi chú: Dùng để ghi thêm các yêu cầu đặc biệt khác nếu có, ví dụ: ưu tiên có kinh nghiệm ngành xây dựng, yêu cầu có chứng chỉ hành nghề.
9. Ngày tháng năm và Người đề nghị: Ghi ngày lập phiếu và ký tên người đề nghị (Trưởng bộ phận).
10. Ý kiến của Phòng Nhân sự: Để trống, do Phòng Nhân sự điền sau khi thẩm định, bao gồm các lựa chọn: Không tuyển dụng (kèm lý do), Tuyển dụng, hoặc Điều chuyển nội bộ (ghi rõ tên và mã số nhân viên được điều chuyển).
11. Ban Giám đốc duyệt: Để trống, dành cho Ban Giám đốc ký phê duyệt cuối cùng sau khi xem xét toàn bộ nội dung phiếu.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu điền trên máy tính, cần in ra để ký tay.
• Mọi thông tin về yêu cầu tuyển dụng phải trung thực, phù hợp với nhu cầu thực tế của bộ phận và khả năng chi trả của công ty.
• Phần "Lý do tuyển dụng" cần được giải trình cụ thể, tránh chung chung như "cần người" mà không nêu bối cảnh.
• Trước khi gửi phiếu, người đề nghị phải kiểm tra kỹ các yêu cầu về trình độ, kỹ năng để đảm bảo khả thi trên thị trường lao động.
• Phiếu phải được chuyển đến Phòng Nhân sự ít nhất 2 tuần trước thời điểm cần nhân sự đi làm để có đủ thời gian tuyển dụng.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống hoặc điền thiếu thông tin ở mục "Lý do tuyển dụng", khiến Phòng Nhân sự khó đánh giá tính cấp thiết của yêu cầu.
• Ghi yêu cầu quá cao hoặc quá thấp so với thực tế công việc, ví dụ yêu cầu thạc sĩ cho vị trí nhân viên tập sự, hoặc không yêu cầu ngoại ngữ khi công việc cần giao dịch với đối tác nước ngoài.
• Nhầm lẫn giữa "Số hiệu MTCV" và "Chức danh cần tuyển", dẫn đến sai mã số trong hệ thống quản lý nhân sự.
• Không ghi rõ số lượng tuyển dụng, hoặc ghi số lượng không khớp với kế hoạch nhân sự đã được phê duyệt.
• Quên ký tên hoặc ghi ngày tháng tại mục "Người đề nghị", làm phiếu không hợp lệ và bị trả lại.