Mục đích sử dụng

Biểu mẫu thông báo đánh giá chất lượng nội bộ (CLNB) được thiết kế để Ban ISO chính thức thông báo đến Lãnh đạo Công ty và Lãnh đạo các đơn vị về kế hoạch tổ chức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu chính là xây dựng và duy trì tính hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Biểu mẫu này giúp xác định rõ thời gian, phạm vi, mục đích, nhóm đánh giá và nội dung chi tiết của đợt đánh giá, đảm bảo mọi bộ phận liên quan đều được thông báo đầy đủ và chuẩn bị sẵn sàng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Ban ISO hoặc bộ phận quản lý chất lượng chịu trách nhiệm soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm điền là trước khi tiến hành đợt đánh giá chất lượng nội bộ, thường là ít nhất 7-14 ngày làm việc để các đơn vị có thời gian chuẩn bị. Đối với đánh giá định kỳ, biểu mẫu được lập theo kế hoạch năm. Đối với đánh giá đột xuất, biểu mẫu được lập ngay khi có yêu cầu từ lãnh đạo hoặc khi phát hiện vấn đề cần kiểm tra gấp. Sau khi điền đầy đủ, biểu mẫu cần được Lãnh đạo Công ty phê duyệt trước khi gửi đi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tiến hành đánh giá: Ghi rõ ngày, tháng, năm dự kiến bắt đầu đợt đánh giá. Nếu đánh giá kéo dài nhiều ngày, ghi khoảng thời gian từ ngày... đến ngày... Định dạng ngày tháng theo chuẩn của công ty (ví dụ: 15/05/2025).
2. Phạm vi đánh giá: Xác định rõ các phòng ban, đơn vị, quy trình hoặc bộ phận nào sẽ được đánh giá trong đợt này. Ví dụ: "Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự và toàn bộ quy trình sản xuất". Không ghi chung chung như "toàn công ty" nếu chỉ đánh giá một phần.
3. Mục đích đánh giá: Đánh dấu tích (✓) vào ô tương ứng: "Đánh giá định kỳ" nếu đây là đợt đánh giá theo kế hoạch thường niên; "Đánh giá đột xuất" nếu có lý do đặc biệt, kèm theo ghi rõ lý do ở dòng trống bên cạnh (ví dụ: "thay đổi quy trình", "khiếu nại khách hàng", "sự cố chất lượng").
4. Nhóm đánh giá: Ghi họ tên đầy đủ của Trưởng nhóm đánh giá (thường là chuyên gia ISO hoặc trưởng bộ phận chất lượng). Liệt kê tất cả thành viên trong nhóm đánh giá, mỗi người một dòng. Nếu có nhiều thành viên, có thể ghi thêm vào các dòng trống phía dưới.
5. Nội dung đánh giá - Họp khai mạc: Ghi thời gian cụ thể (giờ:phút, ngày/tháng/năm) cho buổi họp khai mạc. Liệt kê thành phần tham dự, bao gồm Lãnh đạo công ty, trưởng các đơn vị, nhóm đánh giá và các bên liên quan khác. Có thể ghi "Toàn bộ lãnh đạo các đơn vị" nếu tất cả đều tham gia.
6. Nội dung đánh giá - Họp kết thúc: Tương tự mục họp khai mạc, ghi thời gian dự kiến cho buổi họp kết thúc (thường là cuối đợt đánh giá). Thành phần tham dự thường bao gồm các đối tượng tương tự như họp khai mạc, nhưng có thể bổ sung thêm đại diện các bộ phận được đánh giá.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được ký duyệt bởi Lãnh đạo Công ty và Ban ISO trước khi phát hành chính thức. Phần chữ ký ở cuối biểu mẫu là bắt buộc.
• Ngày tháng năm ở cuối biểu mẫu phải khớp với ngày phê duyệt, không được để trống hoặc ghi sau ngày đánh giá.
• Thông tin về nhóm đánh giá cần đảm bảo tất cả thành viên đều được đào tạo về kỹ năng đánh giá nội bộ và có chứng chỉ hợp lệ.
• Nội dung đánh giá phải tham chiếu đến "Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ năm" hiện hành, không được tự ý thay đổi nội dung đánh giá nếu không có phê duyệt bổ sung.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện cần được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu của công ty ít nhất 3 năm theo quy định ISO.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai ngày tháng: Nhiều nhân viên mới thường ghi nhầm ngày đánh giá với ngày phê duyệt biểu mẫu, hoặc để trống ngày tháng ở cuối biểu mẫu.
• Không đánh dấu loại đánh giá: Một số người quên tích vào ô "Đánh giá định kỳ" hoặc "Đánh giá đột xuất", dẫn đến không xác định được tính chất của đợt đánh giá.
• Phạm vi đánh giá quá chung chung: Chỉ ghi "toàn bộ công ty" mà không liệt kê cụ thể các phòng ban, quy trình, gây khó khăn cho việc chuẩn bị tài liệu của từng bộ phận.
• Thành phần tham dự họp thiếu chính xác: Ghi thiếu tên các trưởng đơn vị hoặc không cập nhật khi có sự thay đổi nhân sự, dẫn đến việc triệu tập không đầy đủ.
• Bỏ sót chữ ký: Biểu mẫu được gửi đi nhưng thiếu chữ ký của Lãnh đạo Công ty hoặc Ban ISO, làm mất tính pháp lý của thông báo.