Hướng dẫn điền phiếu theo dõi quá trình đánh giá nội bộ

Mục đích sử dụng

Phiếu theo dõi quá trình đánh giá (còn gọi là phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá) được thiết kế để ghi nhận một cách có hệ thống các điểm không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ tại công ty. Biểu mẫu này giúp đội ngũ đánh giá và các bộ phận liên quan theo dõi tiến trình khắc phục, đảm bảo mọi vấn đề về chất lượng đều được xử lý kịp thời. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng, giúp cải tiến liên tục quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do chuyên gia đánh giá (đánh giá viên nội bộ) điền trực tiếp trong hoặc ngay sau khi kết thúc buổi đánh giá tại đơn vị được đánh giá. Đại diện bộ phận được đánh giá cũng tham gia xác nhận nội dung và cam kết thực hiện khắc phục. Thời điểm điền là khi phát hiện bất kỳ điểm không phù hợp nào so với tiêu chuẩn quy định trong hệ thống quản lý chất lượng. Phiếu được lập ngay tại chỗ để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc đơn vị đang được đánh giá. Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Nhân sự, Xưởng Sản xuất. Viết đầy đủ, không viết tắt để tránh nhầm lẫn.
2. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự cho từng điểm không phù hợp được phát hiện trong cùng một đợt đánh giá. Bắt đầu từ số 1 và tăng dần, mỗi phiếu có thể có nhiều dòng tương ứng với nhiều điểm không phù hợp khác nhau.
3. Tiêu chuẩn QT liên quan: Ghi mã số hoặc tên điều khoản của tiêu chuẩn quản lý chất lượng (ví dụ: ISO 9001:2015, điều 7.1.3) hoặc quy trình nội bộ bị vi phạm. Cần tra cứu chính xác tài liệu tham chiếu để đảm bảo tính căn cứ.
4. Nội dung điểm không phù hợp: Mô tả chi tiết, khách quan và cụ thể về sự việc, hành vi hoặc tình trạng không đáp ứng yêu cầu. Ví dụ: "Hồ sơ đào tạo nhân viên A chưa được cập nhật chữ ký xác nhận theo quy định tại QT-NS-03." Tránh nhận xét chủ quan hoặc đổ lỗi.
5. Hướng khắc phục: Đề xuất hành động cụ thể để giải quyết điểm không phù hợp, bao gồm việc sửa lỗi trước mắt và biện pháp phòng ngừa tái diễn. Ví dụ: "Bổ sung chữ ký xác nhận vào hồ sơ đào tạo và tổ chức nhắc lại quy trình cho toàn bộ nhân viên phòng."
6. Ngày tháng năm và chữ ký: Ghi ngày lập phiếu, sau đó đại diện bộ phận và chuyên gia đánh giá ký tên xác nhận. Phần chữ ký thể hiện sự đồng thuận và cam kết thực hiện khắc phục từ phía đơn vị được đánh giá.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền bằng bút mực, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, gạch chéo và viết lại bên cạnh, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Mỗi điểm không phù hợp chỉ ghi trên một dòng, không gộp nhiều vấn đề khác nhau vào cùng một ô nội dung.
• Hướng khắc phục phải khả thi, có thể đo lường được và có thời hạn hoàn thành cụ thể (có thể ghi thêm ở cuối dòng hoặc cột riêng nếu cần).
• Đại diện bộ phận và chuyên gia đánh giá phải ký đầy đủ, không được để trống phần chữ ký. Chữ ký phải có họ tên đi kèm.
• Phiếu sau khi hoàn thành phải được lưu trữ theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng, thường là trong hồ sơ đánh giá nội bộ của năm tương ứng.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin đơn vị hoặc ghi tên đơn vị không chính xác, gây khó khăn khi theo dõi và xử lý sau này.
• Mô tả điểm không phù hợp quá chung chung, thiếu bằng chứng cụ thể như số hồ sơ, tên nhân viên, thời gian xảy ra, khiến việc khắc phục không hiệu quả.
• Hướng khắc phục chỉ dừng lại ở việc sửa lỗi tạm thời mà không đề cập đến biện pháp phòng ngừa, dẫn đến lỗi tái diễn.
• Bỏ qua cột "Tiêu chuẩn QT liên quan" hoặc ghi sai mã số, làm mất căn cứ đối chiếu với hệ thống tài liệu chất lượng.
• Không có chữ ký của đại diện bộ phận hoặc chuyên gia đánh giá, khiến phiếu không có giá trị pháp lý trong hệ thống quản lý.
• Ghi ngày tháng không thống nhất hoặc để trống, gây khó khăn khi xác định thời gian thực hiện khắc phục và đánh giá hiệu quả.