Mục đích sử dụng
Biểu mẫu Báo cáo sự không phù hợp (KPH) được thiết kế để ghi nhận và xử lý mọi sai lệch so với yêu cầu đã định trong quy trình sản xuất, cung ứng dịch vụ hoặc quản lý chất lượng tại công ty. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các lỗi, sự cố hoặc sản phẩm không đạt chuẩn, từ đó phân tích nguyên nhân gốc rễ và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản trị chất lượng nội bộ, hỗ trợ cải tiến liên tục và ngăn ngừa tái diễn sự cố. Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT danh gia chat luong noi bo" và được áp dụng cho tất cả các đơn vị, phòng ban trong công ty.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do người phát hiện ra sự không phù hợp (có thể là nhân viên sản xuất, nhân viên QC, quản đốc, hoặc bất kỳ ai trong công ty) khởi tạo và điền phần đầu tiên. Sau đó, người có trách nhiệm tại đơn vị liên quan (như trưởng bộ phận, quản lý chất lượng) sẽ tiếp nhận để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý. Biểu mẫu được điền ngay khi phát hiện sự không phù hợp, không để quá 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện. Trường hợp sự cố nghiêm trọng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến khách hàng, cần báo cáo ngay lập tức và điền biểu mẫu trong vòng 2 giờ làm việc.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số: Ghi mã số phiếu theo quy tắc: Số thứ tự/năm/KPH/TÊNĐƠNVỊ. Ví dụ: 001/2025/KPH/PXSX. Mỗi đơn vị tự đánh số liên tục từ đầu năm.
- Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc xưởng sản xuất nơi xảy ra sự không phù hợp. Không viết tắt, phải ghi rõ ràng như "Phân xưởng sản xuất A" hoặc "Phòng Kỹ thuật".
- Sản phẩm: Ghi tên sản phẩm, mã sản phẩm hoặc tên dịch vụ bị phát hiện không phù hợp. Nếu là lỗi quy trình, ghi rõ tên quy trình hoặc công đoạn.
- Miêu tả sự không phù hợp: Mô tả chi tiết, cụ thể sự việc đã xảy ra: lỗi gì, ở đâu, trên sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu. Ví dụ: "Sản phẩm A mã SP001 bị nứt thân sau khi ép nhựa, phát hiện 5 sản phẩm lỗi trong lô 100 sản phẩm."
- Ngày phát hiện: Ghi ngày tháng năm phát hiện ra sự không phù hợp theo định dạng ngày/tháng/năm. Đây là ngày thực tế, không phải ngày lập phiếu.
- Người phát hiện: Ghi họ tên đầy đủ của người đầu tiên phát hiện ra sự cố. Ký tên hoặc ghi rõ chữ ký nếu có yêu cầu.
- Xác định nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự không phù hợp. Có thể sử dụng phương pháp 5 Whys hoặc biểu đồ xương cá. Ghi rõ nguyên nhân chính, không ghi chung chung như "do lỗi kỹ thuật".
- Biện pháp xử lý: Mô tả hành động cụ thể sẽ thực hiện để xử lý sự không phù hợp hiện tại. Ví dụ: "Sửa lại khuôn ép, kiểm tra 100% lô hàng tồn, loại bỏ sản phẩm lỗi."
- Ngày hoàn thành: Ghi ngày dự kiến hoàn thành biện pháp xử lý. Phải là ngày khả thi, có căn cứ vào nguồn lực hiện có.
- Cần có hành động khắc phục và phòng ngừa: Đánh dấu "Có" hoặc "Không". Nếu "Có", ghi số phiếu khắc phục và phòng ngừa tương ứng ở dòng bên dưới.
- Phiếu khắc phục và phòng ngừa số: Ghi mã số phiếu CAPA (Corrective and Preventive Action) nếu có yêu cầu lập phiếu riêng.
- Ngày đề xuất: Ghi ngày lập phiếu đề xuất biện pháp khắc phục.
- Người đề xuất: Họ tên người đề xuất biện pháp khắc phục.
- Người phê duyệt: Họ tên người có thẩm quyền phê duyệt biện pháp (thường là trưởng bộ phận hoặc quản lý chất lượng).
- Kiểm tra - Đạt/Không đạt: Sau khi thực hiện biện pháp, người kiểm tra đánh dấu vào ô tương ứng. "Đạt" nếu sự cố đã được xử lý triệt để, "Không đạt" nếu cần tiếp tục hành động.
- Số phiếu yêu cầu hành động khắc phục mới: Ghi số phiếu mới nếu kết quả kiểm tra là "Không đạt" và cần lập yêu cầu hành động khắc phục bổ sung.
- Người kiểm tra: Họ tên người thực hiện kiểm tra xác nhận.
- Ngày kiểm tra: Ngày thực hiện kiểm tra xác nhận.
Lưu ý quan trọng
- Không được bỏ sót bất kỳ trường nào trên biểu mẫu, nếu không có thông tin thì ghi "Không" hoặc gạch chéo ô trống.
- Mô tả sự không phù hợp phải khách quan, dựa trên sự kiện thực tế, không suy diễn hoặc đổ lỗi cho cá nhân.
- Nguyên nhân phải được xác định đến gốc rễ, không dừng lại ở nguyên nhân bề mặt. Ví dụ: không chỉ ghi "do công nhân làm sai" mà phải tìm hiểu tại sao công nhân làm sai (thiếu đào tạo, quy trình không rõ, thiếu công cụ...).
- Biện pháp xử lý phải khả thi, có người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cụ thể.
- Lưu trữ biểu mẫu đã điền đầy đủ chữ ký tại bộ phận chất lượng tối thiểu 3 năm để phục vụ đánh giá nội bộ và khách hàng.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin ở mục "Số phiếu" hoặc "Đơn vị", dẫn đến khó tra cứu khi cần tổng hợp báo cáo cuối tháng.
- Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, ví dụ chỉ ghi "sản phẩm lỗi" mà không nêu rõ lỗi gì, số lượng bao nhiêu, khiến người xử lý không biết bắt đầu từ đâu.
- Xác định nguyên nhân sai hoặc chỉ nêu nguyên nhân giả định, không dựa trên dữ liệu thực tế, dẫn đến biện pháp xử lý không hiệu quả.
- Không ghi ngày hoàn thành hoặc ghi ngày không thực tế (quá ngắn hoặc quá dài), gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ.
- Bỏ qua mục "Kiểm tra" sau khi thực hiện biện pháp, dẫn đến không biết sự cố đã được giải quyết triệt để hay chưa.
- Nhầm lẫn giữa "Biện pháp xử lý" (xử lý sự cố hiện tại) và "Hành động khắc phục phòng ngừa" (ngăn ngừa tái diễn), dẫn đến điền sai nội dung vào các trường.
