Hướng dẫn điền biểu mẫu chương trình đánh giá chất lượng nội bộ

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu chương trình đánh giá chất lượng nội bộ được thiết kế để ghi nhận kết quả kiểm tra, đối chiếu việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại từng đơn vị trong công ty. Biểu mẫu này giúp ban lãnh đạo và ban ISO có cái nhìn tổng quan về mức độ tuân thủ quy trình, từ đó đưa ra các hành động khắc phục và phòng ngừa kịp thời. Đây là công cụ quan trọng để duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng nội bộ một cách liên tục.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các thành viên của ban ISO hoặc nhóm đánh giá nội bộ được chỉ định điền trong quá trình thực hiện đánh giá định kỳ hoặc đột xuất tại các phòng ban. Thông thường, chương trình đánh giá chất lượng nội bộ được triển khai ít nhất mỗi năm một lần, hoặc theo kế hoạch được phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất. Người điền cần có hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và nắm rõ quy trình hoạt động của từng đơn vị được đánh giá.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Năm: Ghi rõ năm thực hiện chương trình đánh giá, ví dụ "2025". Đây là thông tin để xác định thời gian và theo dõi kết quả theo từng kỳ.
  2. Đơn vị được đánh giá: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận cụ thể đang được kiểm tra, ví dụ "Phòng Tài chính", "Phòng Kinh doanh", "Xưởng lắp ráp CKĐT".
  3. Nội dung đánh giá: Đánh dấu hoặc ghi chú vào các điều khoản ISO 9001:2000 tương ứng với từng đơn vị. Ví dụ, với Phòng HCQT cần kiểm tra các mục 6.2 Nguồn nhân lực, 6.3 Cơ sở hạ tầng, 6.4 Môi trường làm việc.
  4. Ghi chú: Ghi lại các nhận xét, phát hiện trong quá trình đánh giá như điểm phù hợp, điểm không phù hợp hoặc các vấn đề cần cải tiến. Cột này rất quan trọng để làm căn cứ cho hành động khắc phục sau này.
  5. Lãnh đạo - Ban ISO: Kiểm tra các yêu cầu chung về hệ thống tài liệu, trách nhiệm lãnh đạo, chính sách chất lượng, hoạch định và xem xét của lãnh đạo. Đây là phần đánh giá tổng thể ở cấp quản lý cao nhất.
  6. Các phòng ban cụ thể: Mỗi phòng có danh sách các điều khoản riêng. Người đánh giá cần đối chiếu từng điều khoản với thực tế hoạt động của phòng đó, ghi nhận mức độ tuân thủ và các bằng chứng kèm theo.

Lưu ý quan trọng

  • Chỉ điền các mục có thật trong biểu mẫu, không tự ý thêm hoặc bỏ sót điều khoản ISO nào đã được liệt kê cho từng đơn vị.
  • Ghi chú phải cụ thể, rõ ràng, có dẫn chứng hoặc tài liệu minh họa để hỗ trợ cho kết luận đánh giá.
  • Kết quả đánh giá cần được trình bày trung thực, khách quan, không thiên vị bất kỳ phòng ban nào.
  • Biểu mẫu sau khi hoàn thành phải được ký xác nhận bởi người đánh giá và đại diện phòng ban được đánh giá.
  • Lưu trữ biểu mẫu đã điền vào hồ sơ chất lượng của công ty để phục vụ cho các đợt đánh giá ngoài hoặc tái chứng nhận ISO.

Lỗi thường gặp

  • Bỏ sót các điều khoản ISO cần kiểm tra: Nhiều người chỉ đánh giá một vài mục mà bỏ qua các mục quan trọng khác, dẫn đến đánh giá không toàn diện.
  • Ghi chú quá chung chung: Ví dụ chỉ ghi "đạt" hoặc "không đạt" mà không mô tả chi tiết vấn đề, gây khó khăn cho việc theo dõi và khắc phục sau này.
  • Nhầm lẫn giữa các điều khoản giữa các phòng ban: Mỗi phòng có danh sách điều khoản riêng, việc áp nhầm sẽ làm sai lệch kết quả đánh giá.
  • Không cập nhật năm đánh giá: Đây là lỗi cơ bản nhưng thường xảy ra, khiến biểu mẫu mất giá trị về mặt thời gian.
  • Thiếu chữ ký xác nhận: Biểu mẫu không có chữ ký của các bên liên quan sẽ không được công nhận trong hệ thống quản lý chất lượng.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

------------------

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------

CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ NĂM:..............

Đơn vị được đánh giá

Nội dung đánh giá (Dựa theo quyển: Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu ISO9001:2000)

Ghi chú

Lãnh đạo - Ban ISO

4.1. Yêu cầu chung

4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu

4.2.1 Khái quát 4.2.2 Sổ tay chất lượng 4.2.3 Kiểm soát tài liệu

5. Trách nhiệm của lãnh đạo

5.1 Cam kết của lãnh đạo 5.2 Hướng vào khách hàng 5.3 Chính sách chất lượng

5.4 Hoạch định 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin 5.6 Xem xét của lãnh đạo

6.1. Cung cấp nguồn lực

8.1 Khái quát

8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng Tài chính

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin mua hàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

8.2 Theo dõi và đo lường

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng Kinh doanh

7.2 Các quá trình liên quan tới khách hàng

7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin muahàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng VTTH

TT NGN

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Phòng HCQT

6.2 Nguồn nhân lực

6.2.1 Khái quát 6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo

6.3 Cơ sở hạ tầng

6.4 Môi trường làm việc

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Trung tâm Cmobile và TT Ctelecom

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

7.4 Mua hàng

7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin mua hàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ 8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.4 Phân tích dữ liệu

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Trung tâm TH

(Cis – Csoft)

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.3 Thiết kế và phát triển

7.3.1 Hoạch định thiết kế phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển

7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển

7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển.

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Xưởng lắp ráp CKĐT

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm.

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

8.5.1 Cải tiến thường xuyên 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa

Chi nhánh MN

4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

6.3 Cơ sở hạ tầng

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm:

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

7.4 Mua hàng

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

7.6 Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

8.2 Theo dõi và đo lường

8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

8.5 Cải tiến

Ngày…………..tháng…………năm…………………

LÃNH ĐẠO CÔNG TY

BAN ISO