Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo đánh giá nội bộ chất lượng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu báo cáo đánh giá nội bộ được thiết kế để ghi nhận toàn bộ kết quả của một cuộc đánh giá chất lượng nội bộ tại Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này giúp chuyên gia đánh giá hệ thống hóa các thông tin về hoạt động, phòng ban được kiểm tra, các điểm cần lưu ý cũng như số hiệu phiếu kiểm tra phát hiện (KPPN) liên quan. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một tài liệu chính thức, minh bạch để làm cơ sở cho việc cải tiến và nâng cao chất lượng quy trình nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chuyên gia đánh giá nội bộ (còn gọi là kiểm toán viên nội bộ) trực tiếp điền sau khi hoàn thành quá trình đánh giá tại hiện trường. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc buổi đánh giá hoặc trong vòng một ngày làm việc, khi các thông tin về hoạt động, phát hiện và bằng chứng vẫn còn mới. Người tổng hợp (thường là trưởng nhóm đánh giá hoặc cán bộ phụ trách chất lượng) sẽ nhận các báo cáo này để tổng hợp thành báo cáo chung cho toàn bộ cuộc đánh giá.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Báo cáo số: Ghi số thứ tự của báo cáo theo quy định của phòng quản lý chất lượng, ví dụ: BCĐG-2024-001. Mục này giúp quản lý và tra cứu sau này.
2. Ngày đánh giá: Ghi ngày tháng năm thực tế diễn ra cuộc đánh giá, theo định dạng DD/MM/YYYY.
3. Chuyên gia đánh giá: Ghi rõ họ tên và chức danh của (các) chuyên gia thực hiện đánh giá. Nếu có nhiều người, ghi lần lượt từng người một.
4. Hoạt động được đánh giá: Mô tả ngắn gọn quy trình, công đoạn hoặc hoạt động cụ thể đang được kiểm tra, ví dụ: "Quy trình mua hàng", "Quy trình sản xuất lô A".
5. Phòng, đơn vị được đánh giá: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho hoạt động được đánh giá, ví dụ: "Phòng Kỹ thuật", "Phân xưởng 1".
6. Những điểm cần lưu ý: Ghi lại các phát hiện, quan sát, điểm mạnh hoặc điểm yếu trong quá trình đánh giá. Đây là phần quan trọng để ghi nhận các vấn đề cần cải tiến hoặc các thực hành tốt.
7. Số hiệu phiếu KPPN: Ghi mã số của phiếu kiểm tra phát hiện (KPPN) tương ứng với từng phát hiện đã được ghi nhận. Mỗi phát hiện không phù hợp hoặc cơ hội cải tiến thường có một phiếu KPPN riêng.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này có hai phần dành cho "Phòng, đơn vị được đánh giá" và "Những điểm cần lưu ý" kèm "Số hiệu phiếu KPPN". Nếu bạn đánh giá nhiều hơn hai phòng ban hoặc hai hoạt động, hãy sử dụng thêm biểu mẫu phụ hoặc in thêm trang.
• Thông tin phải được ghi rõ ràng, dễ đọc, tốt nhất bằng bút mực xanh hoặc đen. Không sử dụng bút chì.
• Mỗi phát hiện (điểm cần lưu ý) phải được ghi kèm số hiệu phiếu KPPN tương ứng để đảm bảo tính liên kết và truy xuất.
• Người tổng hợp sẽ kiểm tra tính đầy đủ của biểu mẫu trước khi đưa vào báo cáo tổng thể. Do đó, hãy chắc chắn rằng không có mục nào bị bỏ trống.

Lỗi thường gặp

• Bỏ trống mục "Báo cáo số" hoặc "Ngày đánh giá", gây khó khăn cho việc quản lý và lưu trữ hồ sơ.
• Ghi chung chung ở mục "Hoạt động được đánh giá" như "kiểm tra chung" thay vì mô tả cụ thể quy trình hoặc công đoạn.
• Không ghi số hiệu phiếu KPPN cho từng điểm cần lưu ý, dẫn đến mất kết nối giữa phát hiện và bằng chứng kiểm tra.
• Viết tay quá cẩu thả, khó đọc, gây nhầm lẫn khi người tổng hợp nhập liệu hoặc báo cáo lại.
• Nhầm lẫn giữa "Phòng, đơn vị được đánh giá" và "Hoạt động được đánh giá", dẫn đến sai lệch thông tin về trách nhiệm.