Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (KPPN) là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Biểu mẫu này được sử dụng để ghi nhận, phân tích và xử lý các sự không phù hợp đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra trong quá trình vận hành. Mục tiêu cuối cùng là loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, ngăn chặn tái diễn và thúc đẩy cải tiến liên tục. Việc điền đầy đủ và chính xác phiếu này giúp doanh nghiệp duy trì chứng chỉ ISO và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do bất kỳ nhân viên nào phát hiện ra sự không phù hợp, sự không phù hợp tiềm năng hoặc cơ hội cải tiến trong công việc khởi tạo. Người yêu cầu có thể là nhân viên sản xuất, nhân viên QC, quản đốc, trưởng bộ phận hoặc bất kỳ ai trong công ty. Thời điểm điền phiếu là ngay khi phát hiện vấn đề, trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Đối với các sự không phù hợp phát sinh từ đợt đánh giá nội bộ hoặc khách hàng phản ánh, phiếu này cũng được sử dụng để triển khai hành động khắc phục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/KPPN/TÊNĐƠNVỊ. Ví dụ: 001/2025/KPPN/PXSX. Mỗi phiếu có một số duy nhất, không trùng lặp.
2. Miêu tả sự không phù hợp/sự không phù hợp tiềm năng/vấn đề có thể cải tiến: Ghi rõ ràng, cụ thể vấn đề đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra. Ví dụ: "Máy ép nhựa số 2 dừng hoạt động 3 lần trong ca sáng do cảm biến nhiệt báo sai." Không viết chung chung như "máy hỏng".
3. Người yêu cầu: Ghi họ và tên đầy đủ của người phát hiện và lập phiếu.
4. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập phiếu, theo định dạng ngày/tháng/năm.
5. Nguyên nhân của sự không phù hợp: Phân tích nguyên nhân gốc rễ, có thể sử dụng phương pháp 5 Why hoặc biểu đồ xương cá. Ví dụ: "Cảm biến nhiệt bị bám bụi do không được vệ sinh định kỳ theo lịch bảo trì."
6. Hành động khắc phục/phòng ngừa: Đề xuất hành động cụ thể để loại bỏ nguyên nhân. Ví dụ: "Lập lịch vệ sinh cảm biến nhiệt hàng tuần và kiểm tra độ chính xác trước mỗi ca sản xuất."
7. Ngày dự kiến hoàn thành: Ghi ngày dự kiến hoàn tất hành động đã đề xuất.
8. Ngày đề xuất: Ghi ngày lập phiếu (giống mục Ngày phía trên).
9. Người thực hiện: Ghi tên người được giao thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa.
10. Người phê duyệt: Ghi tên người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch hành động (thường là trưởng bộ phận hoặc QMR).
11. Kiểm tra: Đánh dấu vào ô "Đạt" hoặc "Không đạt" sau khi kiểm tra kết quả thực hiện.
12. Số phiếu Khắc phục phòng ngừa mới: Nếu hành động chưa hiệu quả, ghi số phiếu KPPN mới được tạo để tiếp tục theo dõi.
13. Ý kiến: Ghi nhận xét của người kiểm tra về hiệu quả của hành động đã thực hiện.
14. Người kiểm tra: Ghi tên người thực hiện kiểm tra xác nhận.
15. Ngày kiểm tra: Ghi ngày thực hiện kiểm tra.
16. QMR: Đại diện lãnh đạo về chất lượng ký xác nhận và ghi ngày ký sau khi xem xét toàn bộ hồ sơ.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi phiếu chỉ xử lý một vấn đề duy nhất, không gộp nhiều sự không phù hợp khác nhau vào cùng một phiếu.
• Phần "Nguyên nhân" phải đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ, không dừng lại ở nguyên nhân bề mặt. Ví dụ: không chỉ ghi "công nhân sai" mà phải tìm ra "tại sao công nhân sai" (thiếu đào tạo, quy trình không rõ, v.v.).
• Hành động đề xuất phải khả thi, có thể đo lường được và có thời hạn hoàn thành cụ thể.
• Phiếu phải được luân chuyển đúng quy trình: người yêu cầu → người phê duyệt → người thực hiện → người kiểm tra → QMR. Không bỏ qua bước nào.
• Lưu trữ phiếu đã hoàn thành tối thiểu 3 năm hoặc theo quy định của công ty để phục vụ đánh giá nội bộ và đánh giá chứng chỉ.

Lỗi thường gặp

• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, thiếu chi tiết cụ thể về thời gian, địa điểm, thiết bị, số lần xảy ra. Ví dụ: "máy chạy không ổn định" là chưa đủ.
• Nhầm lẫn giữa hành động khắc phục (xử lý vấn đề đã xảy ra) và hành động phòng ngừa (ngăn vấn đề tiềm ẩn). Cần xác định rõ loại hành động ngay từ đầu.
• Bỏ trống phần "Nguyên nhân" hoặc chỉ ghi nguyên nhân chủ quan như "do bất cẩn" mà không phân tích sâu hơn.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi sai định dạng ngày tháng, gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ.
• Người kiểm tra và QMR ký xác nhận mà chưa thực sự kiểm tra thực tế kết quả hành động đã được triển khai.
• Không cập nhật số phiếu KPPN mới khi hành động cũ không hiệu quả, dẫn đến mất dấu vết vấn đề.