Mục đích sử dụng
Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng để ghi nhận việc xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa ra khỏi kho. Phiếu này làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa và xác định giá vốn hàng bán. Đồng thời, phiếu xuất kho cũng là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra tình hình sử dụng vật tư tại các bộ phận trong doanh nghiệp.
Ai điền và khi nào
Phiếu xuất kho do phụ trách cung tiêu hoặc nhân viên kế toán vật tư lập, dựa trên yêu cầu xuất kho từ bộ phận sử dụng. Phiếu được lập khi có nhu cầu xuất vật tư, hàng hóa phục vụ sản xuất, kinh doanh hoặc các mục đích khác như xuất bán, xuất trả lại nhà cung cấp. Sau khi lập, phiếu phải được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó chuyển xuống thủ kho để thực hiện xuất hàng. Người nhận hàng và thủ kho sẽ ký xác nhận sau khi hoàn tất việc giao nhận.
Hướng dẫn điền từng mục
- Nợ / Có: Ghi số hiệu tài khoản kế toán tương ứng. Bên Nợ ghi tài khoản chi phí (ví dụ 621, 627, 641, 642), bên Có ghi tài khoản hàng tồn kho (ví dụ 152, 153, 155, 156). Phần này do kế toán ghi.
- Số: Ghi số thứ tự của phiếu xuất kho theo đúng quy tắc đánh số của công ty (thường là số liên tiếp theo năm hoặc tháng).
- Họ, tên người nhận hàng: Ghi đầy đủ họ và tên của người trực tiếp đến kho nhận hàng. Người này phải có tên trong danh sách được ủy quyền.
- Địa chỉ (bộ phận): Ghi tên bộ phận, phòng ban hoặc xưởng sản xuất nơi người nhận hàng công tác. Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phân xưởng Sản xuất số 1.
- Lý do xuất kho: Ghi rõ mục đích xuất kho, ví dụ: "Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đơn hàng A", "Xuất công cụ dụng cụ cho bộ phận bảo trì", "Xuất hàng bán cho khách hàng XYZ".
- Xuất tại kho: Ghi tên kho hàng nơi thực hiện việc xuất. Ví dụ: Kho Nguyên vật liệu chính, Kho Thành phẩm số 2.
- Bảng kê chi tiết vật tư: Điền lần lượt từng dòng cho mỗi loại vật tư, hàng hóa. Các cột bao gồm: STT (số thứ tự), Tên nhãn hiệu quy cách (ghi rõ tên, kích thước, chủng loại), Mã số (mã vật tư theo danh mục), Đơn vị tính (cái, kg, mét, lít...), Số lượng theo chứng từ (số lượng yêu cầu), Số lượng thực xuất (số lượng thực tế xuất khỏi kho), Đơn giá (giá xuất kho), Thành tiền (số lượng thực xuất x đơn giá). Các cột A, B, C, D, 1, 2, 3, 4 là các cột phụ, thường để ghi chú hoặc đánh dấu kiểm tra, có thể bỏ trống nếu không quy định.
- Cộng: Dòng tổng cộng, ghi tổng số lượng và tổng thành tiền của tất cả các mặt hàng trong phiếu.
- Cộng thành tiền (bằng chữ): Ghi tổng số tiền bằng chữ, viết hoa chữ cái đầu, rõ ràng, không viết tắt. Ví dụ: "Một trăm hai mươi triệu đồng chẵn".
- Xuất, ngày... tháng... năm...: Ghi ngày tháng năm thực tế xuất hàng. Ngày này phải trùng với ngày thủ kho và người nhận ký xác nhận.
- Chữ ký: Phiếu phải có đầy đủ chữ ký của các bên: Thủ trưởng đơn vị (người duyệt), Phụ trách bộ phận sử dụng (người đề xuất), Phụ trách cung tiêu (người lập phiếu), Người nhận hàng, Thủ kho. Mỗi người ký đúng chức danh, ghi rõ họ tên.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu xuất kho phải được lập thành ít nhất 02 liên: 01 liên lưu tại kho, 01 liên giao cho người nhận hàng, 01 liên gửi kế toán (nếu có).
- Không được tẩy xóa, sửa chữa trên phiếu. Nếu viết sai, gạch chéo và lập phiếu mới.
- Số lượng thực xuất không được lớn hơn số lượng tồn kho thực tế tại thời điểm xuất.
- Đơn giá xuất kho phải áp dụng nhất quán theo phương pháp tính giá xuất kho mà công ty đã đăng ký (bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, hay thực tế đích danh).
- Chữ ký trên phiếu phải là chữ ký tươi, không được đóng dấu chữ ký khô hoặc ký thay nếu không có giấy ủy quyền hợp lệ.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu hoặc sai số hiệu tài khoản Nợ/Có, dẫn đến hạch toán sai chi phí hoặc hàng tồn kho.
- Không ghi rõ lý do xuất kho, gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Nhầm lẫn giữa cột "Số lượng theo chứng từ" và "Số lượng thực xuất", đặc biệt khi xuất không hết số lượng yêu cầu.
- Bỏ sót chữ ký của một trong các bên, làm phiếu không có giá trị pháp lý.
- Ghi tổng thành tiền bằng chữ không khớp với tổng thành tiền bằng số, hoặc viết sai chính tả số tiền.
- Xuất hàng nhưng không cập nhật ngay vào thẻ kho, dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho.
