Mục đích sử dụng

Biểu mẫu nhật ký công trình được thiết kế để ghi lại toàn bộ diễn biến thi công hàng ngày của một dự án công nghệ thông tin. Mục đích chính là tạo ra một hồ sơ minh bạch, có thể truy xuất về tiến độ, nhân sự và khối lượng công việc thực tế. Nhật ký này giúp trưởng dự án và trưởng nhóm thi công theo dõi sát sao từng mốc thời gian, đồng thời là căn cứ để nghiệm thu, thanh toán và giải quyết tranh chấp nếu có. Đây là tài liệu bắt buộc trong quy trình quản lý chất lượng và kiểm soát dự án.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do trưởng nhóm thi công hoặc trưởng dự án trực tiếp điền và cập nhật. Người điền phải là người có mặt tại công trường hoặc hiện trường thi công trong suốt thời gian làm việc. Nhật ký cần được ghi chép vào cuối mỗi ngày làm việc, ngay sau khi kết thúc ca thi công, không được để dồn nhiều ngày mới viết một lần. Trong trường hợp có nhiều nhóm thi công khác nhau, mỗi nhóm phải có một nhật ký riêng hoặc ghi rõ tên nhóm trong phần ghi chú. Nhân viên trong nhóm có trách nhiệm xác nhận thông tin trước khi trưởng nhóm ký xác nhận.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên dự án: Ghi đầy đủ tên dự án theo quyết định phê duyệt hoặc hợp đồng đã ký. Không viết tắt, không ghi tên không chính thức. Ví dụ: "Dự án xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho Công ty ABC".
2. Mã dự án: Nhập mã số dự án do phòng quản lý dự án hoặc ban điều hành cấp. Mã này thường có dạng chữ và số, ví dụ: "DA-2024-IT-015". Nếu chưa có mã, hãy để trống và báo cáo cấp trên để được cấp.
3. Lệnh SX: Ghi số lệnh sản xuất hoặc lệnh thi công được ban hành cho ngày hôm đó. Lệnh này thường do trưởng dự án phát hành trước khi bắt đầu ca làm việc. Nếu không có lệnh riêng, ghi "Theo kế hoạch tuần".
4. Trưởng dự án: Ghi họ và tên đầy đủ của người chịu trách nhiệm chính về dự án. Đây là người phê duyệt toàn bộ tiến độ và chất lượng công việc.
5. Trưởng nhóm thi công: Ghi họ tên người trực tiếp chỉ huy nhóm thi công tại hiện trường. Người này sẽ ký xác nhận vào cuối ngày.
6. Danh sách thành viên trong nhóm (STT, Tên, Ghi chú): Liệt kê tất cả thành viên có mặt trong ngày theo đúng số thứ tự. Cột "Ghi chú" dùng để ghi lại thời gian làm việc thực tế (ví dụ: 8h-17h) hoặc công việc phụ trách cụ thể của từng người.
7. Danh sách trạm thi công (STT, Tên trạm, Ngày thi công, Nội dung công việc trong ngày): Ghi rõ từng trạm hoặc vị trí thi công trong ngày. Cột "Ngày thi công" ghi ngày tháng năm thực tế. Cột "Nội dung công việc trong ngày" mô tả chi tiết các đầu việc đã hoàn thành, ví dụ: "Lắp đặt 5 switch mạng tại tầng 3, đấu nối cáp quang từ phòng server đến phòng họp".

Lưu ý quan trọng

• Không được tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin sau khi đã ghi. Nếu cần sửa, hãy gạch ngang một đường và ký xác nhận bên cạnh.
• Mỗi trang nhật ký phải được đánh số trang và lưu trữ theo đúng trình tự thời gian. Cuối tháng phải đóng dấu giáp lai nếu in giấy.
• Thông tin về thành viên và nội dung công việc phải khớp với bảng chấm công và biên bản nghiệm thu từng phần.
• Trong trường hợp có sự cố hoặc gián đoạn thi công, phải ghi rõ nguyên nhân và thời gian xử lý vào cột "Nội dung công việc trong ngày".
• Biểu mẫu này phải được lưu giữ ít nhất 5 năm sau khi dự án kết thúc theo quy định của công ty.

Lỗi thường gặp

• Ghi tên dự án và mã dự án không khớp với hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót cột "Ghi chú" trong danh sách thành viên, dẫn đến không biết ai làm việc gì và trong bao lâu.
• Viết nội dung công việc quá chung chung như "thi công hệ thống mạng" thay vì mô tả chi tiết từng đầu việc cụ thể.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi sai ngày so với thực tế, làm mất tính chính xác của nhật ký.
• Để trống mục "Lệnh SX" mà không có lý do, gây khó khăn khi đối chiếu với kế hoạch sản xuất.
• Nhân viên không ký xác nhận hoặc trưởng nhóm không kiểm tra kỹ trước khi ký, dẫn đến sai sót không được phát hiện kịp thời.