Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sơ yêu cầu vật tư" được thiết kế để các đơn vị sản xuất trong công ty ghi nhận và đề xuất nhu cầu về vật tư, nguyên liệu phục vụ cho một công trình hoặc dự án cụ thể. Mục tiêu chính là đảm bảo việc cung ứng vật tư diễn ra kịp thời, đúng chủng loại và số lượng, đồng thời tạo cơ sở cho các bộ phận liên quan (Kinh doanh, Vật tư, Kho) phối hợp kiểm tra, phê duyệt và xuất kho. Biểu mẫu này thuộc danh mục "QT cung cấp dịch vụ tin học", cho thấy quy trình được áp dụng trong môi trường quản lý có hệ thống, yêu cầu tính chính xác và minh bạch cao.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Phụ trách đơn vị sản xuất hoặc cán bộ kỹ thuật trực tiếp phụ trách công trình/dự án điền. Thời điểm điền là trước khi bắt đầu thi công hoặc khi có lệnh sản xuất mới từ cấp trên, nhằm xác định rõ nhu cầu vật tư cần thiết. Sau khi điền, biểu mẫu sẽ được chuyển đến Phòng Kinh doanh (P.KD) hoặc Phòng Vật tư (P.VTTH) để thống kê và kiểm tra, sau đó trình lên Phụ trách đơn vị sản xuất và cuối cùng là người Duyệt cấp để phê duyệt xuất kho.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên phòng ban, đội nhóm hoặc bộ phận trực tiếp thực hiện công trình/dự án. Ví dụ: "Đội thi công số 1" hoặc "Phòng Kỹ thuật".
2. Ngày tháng năm: Điền ngày hiện tại khi lập phiếu yêu cầu, theo định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/2025).
3. Tên công trình dự án thực hiện: Ghi đầy đủ tên công trình hoặc dự án đang triển khai, ví dụ: "Lắp đặt hệ thống mạng cho tòa nhà A".
4. Mã số dự án: Nhập mã số dự án do công ty cấp, thường là dãy số hoặc mã code quản lý nội bộ (ví dụ: DA-2025-012).
5. Căn cứ lệnh sản xuất số và Ngày: Ghi số hiệu của lệnh sản xuất đã được phê duyệt và ngày ban hành lệnh đó. Đây là căn cứ pháp lý để yêu cầu vật tư.
6. Đơn vị đặt hàng: Tên khách hàng hoặc đơn vị yêu cầu thực hiện công trình (nếu có).
7. Xuất tại kho: Tên kho chứa vật tư dự kiến sẽ xuất hàng, ví dụ: "Kho trung tâm" hoặc "Kho dự án".
8. Bảng chi tiết vật tư (các cột từ TT đến GHI CHÚ): Đây là phần quan trọng nhất. Lần lượt điền:
   - TT: Số thứ tự từ 1 đến hết.
   - TÊN VÀ QUY CÁCH VẬT TƯ: Ghi tên vật tư và quy cách kỹ thuật (ví dụ: "Cáp mạng CAT6, dây điện CV 2.5mm").
   - ĐVT: Đơn vị tính (cái, mét, kg, bộ...).
   - ĐỊNH MỨC: Số lượng vật tư cần cho một đơn vị sản phẩm hoặc một công đoạn (nếu có định mức kỹ thuật).
   - TỔNG NHU CẦU: Tổng số lượng vật tư cần cho toàn bộ công trình (tính theo định mức nhân với khối lượng công việc).
   - VẬT TƯ DUYỆT: Để trống, phần này do người duyệt điền sau khi kiểm tra.
   - GHI CHÚ: Ghi thêm yêu cầu đặc biệt (ví dụ: "hàng mới 100%", "cần giao trước ngày 20/03").
9. THỐNG KÊ (P.KD/P.VTTH): Để trống, dành cho nhân viên phòng Kinh doanh hoặc Vật tư ký xác nhận đã thống kê.
10. PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ SX: Người phụ trách đơn vị sản xuất ký tên và ghi rõ họ tên.
11. DUYỆT CẤP: Cấp quản lý có thẩm quyền ký duyệt cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin phần tiêu đề (tên dự án, mã số, lệnh sản xuất) trước khi liệt kê vật tư, vì đây là căn cứ để đối chiếu sau này.
• Đơn vị tính (ĐVT) phải thống nhất trong toàn bộ bảng, tránh nhầm lẫn giữa "cái" và "bộ" hoặc "kg" và "tấn".
• Cột "TỔNG NHU CẦU" phải được tính toán chính xác dựa trên định mức kỹ thuật hoặc kinh nghiệm thực tế, không ước lượng quá cao hoặc quá thấp.
• Chỉ điền vào các ô dành cho người yêu cầu; các ô "VẬT TƯ DUYỆT", "THỐNG KÊ", "PHỤ TRÁCH", "DUYỆT CẤP" phải để trống để các bộ phận liên quan xử lý.
• Chữ ký và họ tên ở cuối biểu mẫu phải đúng người có thẩm quyền, không được ký thay hoặc nhờ người khác ký.

Lỗi thường gặp

• Quên điền mã số dự án hoặc lệnh sản xuất, dẫn đến biểu mẫu bị trả lại vì không có căn cứ phê duyệt.
• Ghi sai đơn vị tính (ví dụ: ghi "mét" cho vật tư tính theo "cái"), gây khó khăn cho kho khi xuất hàng.
• Nhầm lẫn giữa "ĐỊNH MỨC" và "TỔNG NHU CẦU": nhiều người điền tổng nhu cầu vào cột định mức, hoặc ngược lại.
• Không ghi chú rõ ràng ở cột "GHI CHÚ" khi vật tư có yêu cầu đặc biệt (ví dụ: hàng nhập khẩu, cần kiểm định), dẫn đến nhập sai chủng loại.
• Điền thiếu thông tin ở phần "Đơn vị thực hiện" hoặc "Xuất tại kho", khiến quy trình xuất kho bị chậm trễ do phải xác minh lại.