Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Lệnh sản xuất (LSX) là tài liệu chính thức để khởi tạo và theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm/dịch vụ tại công ty. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận yêu cầu từ Phòng Kinh Doanh hoặc Khách hàng, phân công nhiệm vụ cho Đơn vị thực hiện, và kiểm soát tiến độ từ lúc bắt đầu cho đến khi bàn giao sản phẩm hoàn chỉnh. Đây là căn cứ để tính toán chi phí nhân công, vật tư và thanh toán sau này. Việc điền đúng và đầy đủ thông tin trên Lệnh sản xuất giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh thất thoát và hỗ trợ quá trình kiểm tra, đối chiếu giữa các phòng ban.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Nhân viên Phòng Kinh Doanh hoặc Người quản lý dự án/hợp đồng chịu trách nhiệm khởi tạo và điền các thông tin phần đầu. Thời điểm điền là ngay sau khi có yêu cầu đặt hàng chính thức từ khách hàng hoặc khi có hợp đồng/dự án được phê duyệt. Sau đó, biểu mẫu được chuyển cho Đơn vị thực hiện (bộ phận sản xuất) để ghi nhận kết quả thực hiện và các kiến nghị. Cuối cùng, Đơn vị nhận sản phẩm sẽ xác nhận việc bàn giao. Như vậy, biểu mẫu có sự tham gia của ít nhất ba bên: người ra lệnh (Kinh Doanh), người thực hiện (Sản xuất) và người nhận sản phẩm.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi theo định dạng "..../năm/LSX/CT-ABC/KD". Số thứ tự được đánh liên tục theo năm, do Phòng Kinh Doanh quản lý và cấp. Ví dụ: 001/2025/LSX/CT-ABC/KD.
2. Ngày: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập lệnh sản xuất. Định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/2025).
3. Đơn vị đặt hàng: Mặc định là CT-ABC. Không thay đổi trừ khi có chỉ định đặc biệt từ cấp trên.
4. Đơn vị thực hiện: Ghi tên bộ phận hoặc nhóm sẽ trực tiếp sản xuất (ví dụ: Xưởng A, Đội sản xuất số 1).
5. Khách hàng đặt: Ghi tên khách hàng hoặc đối tác đặt hàng. Nếu là nội bộ, có thể ghi "Nội bộ".
6. Dự án/Hợp đồng & MS dự án/Số HĐ: Ghi tên dự án hoặc hợp đồng liên quan, kèm mã số để dễ tra cứu. Nếu không có, ghi "Không".
7. Người quản lý dự án/HĐ: Ghi họ tên người phụ trách chính của dự án hoặc hợp đồng đó.
8. Ngày giao nhiệm vụ & Ngày hoàn thành: Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến. Đây là căn cứ để theo dõi tiến độ.
9. Hình thức: Ghi rõ hình thức sản xuất (ví dụ: Gia công, Sản xuất mới, Sửa chữa, Bảo trì).
10. STT, Tên sản phẩm, S/L, Ghi chú: Liệt kê chi tiết từng sản phẩm cần sản xuất. Cột "S/L" là số lượng. Cột "Ghi chú" dùng để ghi các yêu cầu đặc biệt về quy cách, chất lượng.
11. Vật tư: Ghi danh sách vật tư cần thiết cho đơn hàng. Nếu có phiếu xuất kho riêng, có thể ghi "Theo phiếu xuất kho số...".
12. Thanh toán: Phần này do kế toán hoặc người có thẩm quyền điền sau khi sản xuất hoàn tất, ghi rõ số công và số tiền được duyệt.
13. Người viết lệnh & Phòng Kinh Doanh: Ký và ghi rõ họ tên người lập lệnh, xác nhận của trưởng bộ phận Kinh Doanh.
14. Kết quả thực hiện (Phần dưới): Do Đơn vị thực hiện điền. Ghi rõ tình trạng từng sản phẩm: "Hoàn thành bàn giao đến...", "Tiếp tục sản xuất" và các kiến nghị nếu có.
15. Đơn vị thực hiện & Đơn vị nhận SP: Ký xác nhận của bên giao và bên nhận sau khi bàn giao sản phẩm.

Lưu ý quan trọng

• Mọi thông tin phải được ghi bằng bút mực, rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, phải gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh.
• Phần "Số lệnh" phải tuân thủ đúng quy tắc đặt số của công ty, tránh trùng lặp hoặc sai định dạng.
• Ngày giao nhiệm vụ và ngày hoàn thành phải khớp với kế hoạch đã được phê duyệt trong hợp đồng hoặc dự án.
• Không được bỏ trống các mục bắt buộc như: Số, Ngày, Đơn vị thực hiện, Tên sản phẩm, Số lượng. Nếu chưa có thông tin, ghi "Chưa xác định" hoặc "Sẽ bổ sung sau".
• Phần "Kết quả thực hiện" phải được cập nhật ngay sau khi hoàn thành từng công đoạn, không để dồn đến cuối kỳ.
• Chữ ký của các bên là bắt buộc để hợp thức hóa quy trình bàn giao và thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Ngày giao nhiệm vụ" và "Ngày hoàn thành", dẫn đến sai tiến độ và khó khăn trong việc theo dõi.
• Quên ghi mã số dự án/hợp đồng, gây khó khăn khi đối chiếu công nợ và thanh toán sau này.
• Ghi thiếu số lượng sản phẩm hoặc ghi sai đơn vị tính, dẫn đến sản xuất thừa hoặc thiếu hàng.
• Phần "Vật tư" không được liệt kê đầy đủ, gây gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu.
• Không cập nhật "Kết quả thực hiện" kịp thời, khiến lãnh đạo không nắm được tình hình sản xuất thực tế.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (Kinh Doanh, Đơn vị thực hiện, Đơn vị nhận SP), làm mất giá trị pháp lý của lệnh sản xuất.