Hướng dẫn điền Biên bản kiểm tra thiết bị dịch vụ CNTT

Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra thiết bị (Test) này được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra, đánh giá tình trạng hoạt động của các thiết bị, dịch vụ tin học trước khi bàn giao chính thức giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu (Công ty Cổ phần ABC). Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận thiết bị đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đã thỏa thuận trong hợp đồng. Biên bản giúp hai bên thống nhất về chất lượng, phát hiện lỗi (nếu có) và làm cơ sở cho các bước nghiệm thu, thanh toán tiếp theo.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện của hai bên tham gia kiểm tra cùng điền và ký xác nhận. Bên Chủ đầu tư cử đại diện (thường là cán bộ kỹ thuật hoặc quản lý dự án) và bên Nhà thầu (Công ty Cổ phần ABC) cử đại diện (thường là kỹ sư hiện trường hoặc trưởng nhóm dự án). Thời điểm điền biên bản là ngay sau khi hoàn thành việc kiểm tra thực tế thiết bị tại hiện trường (kho, phòng máy, hoặc địa điểm lắp đặt). Biên bản phải được lập và ký ngay trong buổi kiểm tra, không để qua ngày hôm sau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBKT/CT-ABC/Cis. Ví dụ: 01/2025/BBKT/CT-ABC/Cis. Mỗi biên bản có một số duy nhất, không trùng lặp.
2. Thông tin hợp đồng: Ghi chính xác số hợp đồng và ngày ký hợp đồng đã được hai bên thỏa thuận. Đây là thông tin để đối chiếu, truy xuất nguồn gốc thiết bị.
3. Thời gian và địa điểm: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm và địa điểm cụ thể diễn ra việc kiểm tra (ví dụ: Kho thiết bị số 2, tầng 3, tòa nhà ABC, số 123 đường XYZ).
4. Đại diện Chủ đầu tư: Điền đầy đủ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax (nếu có). Ở mục "Đại diện", ghi họ tên và chức vụ của người tham gia kiểm tra bên phía Chủ đầu tư.
5. Đại diện Nhà thầu (Công ty Cổ phần ABC): Điền thông tin công ty ABC (địa chỉ, điện thoại, fax). Ở mục "Đại diện", ghi họ tên và chức vụ của người tham gia kiểm tra bên phía ABC.
6. Bảng kiểm tra thiết bị: Điền tên thiết bị cần kiểm tra vào dòng đầu tiên (ví dụ: Máy chủ Dell R740). Sau đó, với mỗi bài kiểm tra (từ 1 đến 5), ghi nội dung quy trình kiểm tra vào cột "Quy trình kiểm tra" (ví dụ: a. Kiểm tra nguồn, b. Kiểm tra kết nối mạng...). Ghi kết quả yêu cầu tương ứng vào cột "Kết quả yêu cầu" (ví dụ: a. Đèn nguồn sáng xanh, b. Ping thành công...). Đánh dấu "Tốt" hoặc "Lỗi" vào cột tương ứng. Nếu có ghi chú, điền vào cột "Ghi chú".
7. Xác nhận của các bên: Sau khi hoàn tất kiểm tra, đại diện CT-ABC và đại diện Đối tác (Chủ đầu tư) ký tên, ghi rõ họ tên và ngày ký vào phần xác nhận cuối biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất hai bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản gốc.
• Tất cả các thông tin phải được điền bằng bút mực, không sử dụng bút chì. Không tẩy xóa, nếu sai thì gạch ngang và ký xác nhận bên cạnh.
• Phần bảng kiểm tra phải được điền đầy đủ cho từng bài kiểm tra. Nếu thiết bị không có bài kiểm tra nào, ghi "Không áp dụng" thay vì để trống.
• Chữ ký của hai bên phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nên đóng dấu của công ty (nếu có) vào phần chữ ký.
• Giữ biên bản cẩn thận, scan và lưu trữ file mềm để tiện tra cứu sau này.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc điền số trùng với biên bản khác, gây khó khăn cho việc quản lý và lưu trữ.
• Điền sai thông tin hợp đồng (số hợp đồng, ngày ký) dẫn đến không đối chiếu được với hồ sơ gốc.
• Bỏ sót các mục trong bảng kiểm tra, đặc biệt là cột "Kết quả yêu cầu" và "Tốt/Lỗi", làm mất tính khách quan của biên bản.
• Không ghi rõ họ tên và chức vụ của người đại diện, chỉ ký tên không, gây khó khăn khi cần xác minh.
• Để trống phần ghi chú khi phát hiện lỗi, dẫn đến tranh chấp sau này về trách nhiệm sửa chữa.