Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản bàn giao vật tư thiết bị hỏng sửa chữa" được sử dụng để ghi nhận việc bàn giao các vật tư, thiết bị, card đã bị hỏng từ đơn vị quản lý sử dụng (bên giao) về Công ty Cổ phần CT-ABC (bên nhận) để tiến hành sửa chữa. Biên bản này là căn cứ pháp lý để xác nhận số lượng, chủng loại vật tư hỏng, đồng thời làm cơ sở cho việc thanh toán kinh phí sửa chữa sau này theo quy định của Tập đoàn. Việc lập biên bản giúp minh bạch hóa quy trình quản lý tài sản, tránh thất thoát và đảm bảo trách nhiệm giữa các bên liên quan trong quá trình ứng cứu thông tin.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao (đơn vị quản lý sử dụng) và đại diện bên nhận (CT-ABC) cùng phối hợp lập. Thông thường, nhóm cán bộ kỹ thuật của CT-ABC sau khi kiểm tra, xác nhận vật tư hỏng trong quá trình ứng cứu thông tin sẽ đề xuất lập biên bản. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao vật tư hỏng, tại hiện trường hoặc tại kho của đơn vị quản lý. Cả hai bên cần có mặt đầy đủ để ký xác nhận, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của việc bàn giao.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề và thông tin chung: Điền tên công ty bên giao vào dòng "CÔNG TY CỔ PHẦN" (ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG A). Ghi số biên bản theo định dạng: Số: .../năm/BBBG/CT-ABC/Ctelecom. Điền địa danh và ngày tháng năm lập biên bản tại dòng "……………, Ngày tháng năm ........." (ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2024).
2. Bên giao và bên nhận: Ghi rõ tên đơn vị bên giao (ví dụ: Trạm Viễn thông A) và bên nhận (Công ty Cổ phần CT-ABC). Liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ của từng người đại diện (tối đa 2 người mỗi bên).
3. Phần bàn giao vật tư (bảng chi tiết): Bảng gồm 6 cột: STT, HẠNG MỤC, SỐ HIỆU, NGƯỜI KIỂM TRA, ĐƠN VỊ QUẢN LÝ SỬ DỤNG, GHI CHÚ. Cột "HẠNG MỤC" ghi rõ tên vật tư, card, thuộc thiết bị gì, trạm, tuyến nào. Cột "SỐ HIỆU" ghi mã số hoặc serial number của vật tư. Cột "NGƯỜI KIỂM TRA" yêu cầu ký và ghi rõ họ tên. Cột "ĐƠN VỊ QUẢN LÝ SỬ DỤNG" ghi tên đơn vị đang quản lý vật tư đó.
4. Phần kết luận và cam kết: Điền tên đơn vị sở hữu các card hỏng vào dòng "Các card hỏng này của ...............................................................". Điền tên đơn vị chịu trách nhiệm thanh toán vào dòng "Sau khi sửa chữa xong,................................................................................".
5. Phần ký xác nhận: Đại diện bên giao và bên nhận ký, ghi rõ họ tên vào các ô tương ứng. Biên bản được làm thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin ở tất cả các trường, không bỏ trống bất kỳ mục nào, đặc biệt là số hiệu vật tư và chữ ký xác nhận.
• Thông tin về vật tư hỏng phải được kiểm tra kỹ lưỡng bởi nhóm cán bộ kỹ thuật trước khi ghi vào biên bản, đảm bảo đúng chủng loại và tình trạng hỏng hóc.
• Biên bản phải được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 03 bản để đối chiếu và làm căn cứ thanh toán sau này.
• Việc thanh toán kinh phí sửa chữa phải tuân thủ theo quy định hiện hành của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, cần ghi rõ điều khoản này trong biên bản.

Lỗi thường gặp

• Thiếu thông tin về số hiệu vật tư hoặc mã số card, dẫn đến khó khăn trong việc xác định và theo dõi quá trình sửa chữa.
• Không ghi rõ tên thiết bị, trạm, tuyến của vật tư hỏng trong cột "HẠNG MỤC", gây nhầm lẫn về nguồn gốc xuất xứ.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên hoặc ký không đúng thẩm quyền, làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Ghi sai định dạng số biên bản hoặc ngày tháng năm, ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tra cứu sau này.
• Không điền đầy đủ thông tin về đơn vị thanh toán kinh phí sửa chữa, dẫn đến tranh chấp về tài chính sau khi hoàn thành sửa chữa.